Job Description

Le Cegep de Sainte-Foy, une experience d'emploi enrichissante !
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Travailler au Cegep de Sainte-Foy signifie bien plus qu'un emploi. C'est une experience de travail stimulante et enrichissante, rendue possible grace a l'esprit de communaute qui nous habite. Dans cette communaute, nous nous soucions les uns des autres, nous sommes ouverts et nous travaillons en collaboration, dans une ambiance chaleureuse, professionnelle et toujours agreable.


Cette experience, il faut la vivre pour pleinement l'apprecier!




Voici a quoi ressemblerait votre quotidien dans notre equipe...


Le role principal et habituel de l'agent de soutien administratif classe I a la Direction de la formation continue et services aux entreprises (DFCSAE) consiste a assister une ou plusieurs personnes dans l'execution de taches de secretariat reliees au deroulement des activites courantes et a l'application de directives administratives. Il consiste egalement a assurer un service a la clientele constant aupres des etudiants, des candidats et des participants.


Plus specifiquement, l'agent(e) de soutien administratif, classe I :


• Assure un soutien administratif aux differents intervenants des services aux entreprises (gestionnaires, conseillers, formateurs et specialistes);
• Confirme le demarrage des formations et assure les communications requises aupres des participants (etudiants), formateurs, clients et intervenants internes;
• Planifie la logistique (reservation et amenagement de salle interne et externe, repas, pauses, equipement informatique, reprographie), prepare les formations et accueille les participants (etudiants). Pour les formations en ligne : cree l'activite, envoie les invitations aux participants (etudiants) et aux formateurs, s'assure que tous les participants (etudiants) sont fonctionnels lors de leur premiere connexion a l'activite et les assiste, au besoin.
• Informe la clientele (telephone, courriel ou sur place) sur des questions precises et/ou techniques en lien avec les services aux entreprises et propose des rencontres ou rendez-vous avec un conseiller;
• Redige des courriels types a acheminer aux participants (etudiants) et aux clients;
• Effectue des suivis de satisfaction aupres des participants (etudiants) et des clients;
• Effectue la mise en page, la correction et la revision de differents contrats, procedures, rapports, guides et autres, destines aux participants (etudiants), clients, et partenaires externes;
• Collabore a la preparation des differents echeanciers en lien avec les formations, le coaching et les activites de representation;
• Prepare les contrats et en assure le suivi jusqu'a la signature, incluant la coordination avec l'agente des finances;
• Se refere au conseiller pedagogique lorsqu'il est confronte a des situations particulieres;
• Applique les differentes procedures relatives aux services aux entreprises;
• Effectue toutes autres taches connexes.


Vous vous reconnaissez dans cette description ?


### Scolarite et experience :


• Detenir un diplome d'etudes secondaires (DES) ou un diplome d'etudes professionnelles (DEP) avec option appropriee ou un diplome ou une attestation d'etudes dont l'equivalence est reconnue;


ET


• Avoir au moins une (1) annee d'experience pertinente.

### Profil recherche :


• Un excellent service a la clientele et la facilite a transmettre de l'information claire et precise Une excellente connaissance du francais ecrit et oral;
• Les aptitudes a agir en respectant minutieusement les normes et les procedures etablies et a assurer la precision des donnees et des informations;
• D'excellentes aptitudes pour le travail de bureau ainsi que des habilites a gerer son temps et a s'organiser afin de respecter les delais et les echeanciers serres;
• La capacite a resoudre des problemes, a recueillir l'information manquante et a prendre des decisions avec discernement;
• Des aptitudes pour gerer une quantite importante d'information de differentes sources et natures;
• Un bon sens de l'organisation, de l'autonomie, du travail d'equipe et l'esprit d'initiative;
• Un bon esprit d'analyse, de la rigueur et une rapidite d'execution dans le travail;
• Un niveau approprie d'habilete et d'experience dans l'utilisation d'un poste de travail informatique, plus specifiquement les logiciels de le suite Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, TEAMS, SharePoint, Dynamics, Planner,...) et de creation de formulaires interactifs (PDF);
• Une aisance dans l'utilisation de differentes plateformes virtuelles;
• Atout : connaissance du milieu des affaires et des entreprises qui composent la region.

#### Tests : Test de francais, test excel intermediaire et jury de selection




Remarques :


• L'agent(e) devra occasionnellement etre disponible 1 a 2 soirs par semaine, pendant 30 a 45 minutes, pour superviser le demarrage de formations en ligne.

Alors faites vite ! Vous avez jusqu'au 20 fevrier pour postuler !


Il est important de vous inscrire sur le site du Cegep de Sainte-Foy pour que votre candidature soit prise en consideration.


Le Cegep de Sainte-Foy souscrit a un programme d'acces a l'egalite en emploi et invite les personnes appartenant aux groupes vises a postuler. Nous remercions toutes les personnes qui postuleront sur ce poste. Notez toutefois que seuls les candidats selectionnes pour une entrevue seront contactes.




Au plaisir de vous rencontrer !



Projet specifique, non permanent


Direction / Service : Direction de la formation continue / Services aux entreprises


Duree prevue: 12 mois a partir de la date de debut de l'emploi


Horaire de travail: 35 heures par semaine, du lundi au vendredi avec horaire flexible •


Date de debut/fin de l'affichage interne : 12 au 18 fevrier 2025


Nom du/de la superieur(e) immediat(e): Remi Lachance