Job Description

La

Table de Quartier du Nord de l'Ouest-de-l'Ile de Montreal (TQNOIM)

est une instance de concertation intersectorielle et multi-reseaux dont la mission est de favoriser le developpement social, d'ameliorer la qualite de vie de la population et de lutter contre la pauvrete et l'exclusion sociale sur son territoire.

Le

nord de l'Ouest-de-l'Ile de Montreal

(Pierrefonds-Roxboro, Ile-Bizard-Sainte-Genevieve, Dollard-des-Ormeaux)

est un territoire vaste et cosmopolite, couvrant une diversite de quartiers ou cohabitent des communautes variees, evoluant dans des paysages culturels et socio-economiques distincts. La

TQNOIM

oeuvre par et pour la communaute en creant un espace d'echange et de prise en charge collective des enjeux de developpement social par les citoyens, les partenaires issus des milieux communautaires, institutionnels, collectifs et prives, ainsi que les elus du territoire.

Les objectifs de la TQNOIM sont?:

Assurer le developpement d'une vision commune des enjeux prioritaires en matiere de developpement social au sein du membership de la table, en reflechissant collectivement et en creant des espaces de concertations, notamment. Documenter et promouvoir les besoins, les enjeux et les tendances en matiere de developpement social sur le territoire, notamment par la realisation d'un portrait et d'un diagnostic. Trouver des solutions aux enjeux souleves collectivement, notamment en developpant et en coordonnant la mise en oeuvre d'un plan d'action concerte. Favoriser la participation citoyenne et promouvoir la voix citoyenne, notamment, celle des personnes en situation de vulnerabilite. Assurer une vigie et assurer un partage d'information sur les enjeux et opportunites en matiere de developpement social sur le territoire.
Sous la supervision de la direction generale et en collaboration avec les employes de la

TQNOIM

, le mandat principal de l'agent administratif sera?d'assurer l'efficacite administrative et de soutenir les communications et les activites courantes de l'organisme.

Promouvoir la vision de

TQNOIM

, sa mission et ses activites aupres de ses membres et d'autres groupes cibles; Informer les acteurs et les citoyens sur ce qui se passe dans le nord de l'

Ouest-de-l'Ile

; Favoriser la retention des membres et le recrutement des nouveaux membres; Mobiliser les acteurs du quartier autour de projets concertes; Soutenir les activites courantes de la

TQNOIM

.

Principales responsabilites

Gestion administrative et bureautique : Developper, maintenir et optimiser les systemes de classement numerique

(SharePoint)

et physique, en garantissant l'acces et la confidentialite de l'information. Gerer de maniere proactive les agendas, la prise de rendez-vous, la reservation des espaces et les communications courantes (telephone, courriel general). Assurer le suivi et le depot de toutes les obligations administratives et declarations annuelles aupres des differents paliers gouvernementaux. Gerer le cycle de vie complet des dossiers des membres

(admissions, archivage, communications)

et maintenir les listes de contacts a jour. Assurer la liaison avec les fournisseurs, gerer le materiel et l'inventaire de l'organisme. Soutien aux finances et a la comptabilite : Effectuer le suivi courant des depenses, traiter les paiements, les depots et gerer la petite caisse. Assurer la liaison avec le comptable en preparant et en classant les pieces justificatives pour la cloture mensuelle. Soutien aux communications : Soutenir l'agent de communication dans la gestion des membres, la revision des outils marketing et la mise a jour du site web. Contribuer a la preparation, la redaction, la verification et l'edition de divers documents et communications. Soutien aux activites, evenements et financement : Fournir un soutien logistique et administratif complet pour l'organisation des reunions des evenements et des activites communautaires, incluant la redaction des comptes-rendus. Soutenir la recherche de financement et aider a la redaction de demandes de subventions en compilant les donnees necessaires et les documents administratifs. Aider au montage de dossiers, a la preparation de rapports et a la reddition de comptes pour les projets.

Exigences

Diplome et experiences

Detenir une formation et/ou experience en administration, relations humaines, en developpement communautaire, en innovation sociale ou dans tout autre domaine pertinent.

Connaissances et competences

Excellente maitrise du francais (oral et ecrit) ; la connaissance de l'anglais est un atout Maitrise averee de la suite Microsoft Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, SharePoint) Rigueur, autonomie, sens de l'organisation et capacite a gerer des informations confidentielles Capacite a gerer plusieurs dossiers simultanement et a respecter des echeanciers serres Aptitude pour le travail d'equipe et la collaboration Experience en comptabilite de base (un atout) Connaissance de l'Ouest-de-l'Ile (un atout)

Qualites personnelles

Debrouillardise, autonomie et sens de l'initiative Capacites interpersonnelles Capacite a s'adapter aux changements Diplomatie Polyvalence

Conditions de travail

Heures par semaine

25 heures par semaine, sur un horaire de jour, du lundi au vendredi et occasionnellement les soirs et les fins de semaine.

Salaire horaire

24$ a 26$/heure selon la politique en vigueur

Autres avantages

Selon la politique en vigueur, notamment?: 4 semaines de vacances annuellement apres une annee de service, conges personnels, conges payes aux fetes de fin d'annee, etc.

Date d'entree en poste

Des que possible.

Pour postuler, merci de faire parvenir votre

CV

et une lettre d'intention a

Philippe Forte

par courriel a

info@tqnoim.org

.

Veuillez noter que seules les candidatures retenues seront contactees pour une entrevue.

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The

Table de Quartier du Nord de l'Ouest-de-l'Ile de Montreal (TQNOIM)

is an intersectoral and multi-network roundtable whose mission is to promote social development, improve the quality of life of the population and to fight poverty and social exclusion in its territory.

The north of the

West-Island of Montreal (Pierrefonds-Roxboro, Ile-Bizard-Sainte-Genevieve, Dollard-des-Ormeaux)

is a vast and cosmopolitan territory, covering a diversity of neighborhoods where various communities live together, evolving in distinct cultural and socio-economic landscapes. The

TQNOIM

works with and for the community by creating a space for collective discussions and addressing social development issues with citizens, community based, institutional, collective and private partners, as well as the elected officials.

The objectives of the

TQNOIM

are:

Ensure the development of a common vision of the priorities regarding social development amongst member of the table, by reflecting collectively and by creating spaces for consultation, amongst others. Document and promote the needs, issues and trends in social development on the territory, by producing a portrait of the population and a diagnosis of their needs. Find solutions to the issues raised collectively, namely by developing and coordinating the implementation of a concerted action plan. Encourage citizen participation and promote the voice of citizens, that of people in vulnerable situations. Monitor and share information on issues and opportunities for social development on the territory.
Under the supervision of the

Executive Director

and in collaboration with

TQNOIM

employees, the primary mandate of the Administrative Agent will be to ensure administrative efficiency and support the communications and daily activities of the organization.

Promote

TQNOIM's

vision, mission and activities to its members and other target groups. Inform stakeholders and citizens about what is happening in the north of the

West-Island

. Promote the retention of members and the recruit new members. Mobilize local stakeholders around concerted projects. Support the current activities of the

TQNOIM

.

Main responsibilities

Administrative and Office Management: Develop, maintain, and optimize digital (SharePoint) and physical filing systems, ensuring access to and confidentiality of information. Proactively manage agendas, scheduling, space reservations, and routine communications (telephone, general email). Monitor and submit all administrative obligations and annual declarations to various levels of government. Manage the complete lifecycle of member files (admissions, archiving, communications) and maintain up-to-date contact lists. Liaise with suppliers, and manage the organization's equipment and inventory. Financial and Accounting Support: Perform ongoing tracking of expenses, process payments and deposits, and manage petty cash. Liaise with the accountant by preparing and filing supporting documents for month-end closing. Communications Support: Support the communications officer in membership management, marketing material review, and website updates. Contribute to the preparation, drafting, verification, and editing of various documents and communications. Activity, Event, and Funding Support: Provide comprehensive logistical and administrative support for organizing meetings, events, and community activities, including writing minutes. Support funding research and assist in drafting grant applications by compiling necessary data and administrative documents. Assist in putting together project files, preparing reports, and project accountability.

Requirements

Diploma and experiences

Hold a degree and/or experience in administration, human relations, community development, social innovation, or any other relevant field.

Knowledge and abilities

Excellent command of French (oral and written); knowledge of English is an asset. Proven mastery of the Microsoft Office 365 suite (Word, Excel, PowerPoint, SharePoint). Rigor, autonomy, organizational skills, and ability to manage confidential information. Ability to manage multiple files simultaneously and meet tight deadlines. Aptitude for teamwork and collaboration. Experience in basic accounting (an asset). Knowledge of the West Island (an asset).

Personal qualities

Resourcefulness, autonomy and sense of initiative Interpersonal skills Ability to adapt to changes Diplomacy Versatility

Work conditions

Working hours

25 hours per week, on a daytime schedule from Monday to Friday, and occasionally on evenings and weekends.

Hourly wage

$24 to $26/hour, according to current policy.

Other benefits

According to current policy, including:

4 weeks of vacation annually after one year of service, personal days, paid holidays during the year-end festivities, etc.

Starting date

As soon as possible.

To apply, please send your resume and a letter of intent to

Philippe Forte

by email at

info@tqnoim.org.

Please note that only considered applicants will be contacted for an interview.

Type d'emploi : Temps plein, Contrat a duree determinee
La duree du contrat : 12 mois

Remuneration: 24,00$ a 26,00$ par heure

Avantages:

Conges payes Heures d'arrivee et de depart flexibles Indemnite kilometrique Reductions Tarifaires Stationnement sur place Travail a domicile
Lieu du poste : En presentiel