Job Description

Travailler \xc3\xa0 l\'ITHQ, y avez-vous pens\xc3\xa9 ?
\xc3\x80 titre d\'agent de bureau, vous d\xc3\xa9tenez un r\xc3\xb4le crucial au sein de la Direction principale des \xc3\xa9tudes professionnelles, techniques et des affaires \xc3\xa9tudiantes, particuli\xc3\xa8rement au sein de l\'\xc3\xa9quipe de la Direction du registrariat, du recrutement et de l\'organisation scolaire. Vous assumez un r\xc3\xb4le essentiel au bon fonctionnement des op\xc3\xa9rations.
Au quotidien, vous travaillez \xc3\xa9troitement avec le personnel administratif, technique et de coordination. De plus, vous \xc3\xaates appel\xc3\xa9 \xc3\xa0 collaborer avec d\'autres services et directions, notamment avec la Direction des op\xc3\xa9rations financi\xc3\xa8res et des directions responsables dans le cadre des formations continues. Vous pouvez \xc3\xaatre sollicit\xc3\xa9 pour participer \xc3\xa0 des comit\xc3\xa9s comme celui li\xc3\xa9 \xc3\xa0 la num\xc3\xa9risation ou \xc3\xa0 la gestion documentaire num\xc3\xa9rique. Votre fonction vous am\xc3\xa8ne \xc3\xa0 travailler concr\xc3\xa8tement au d\xc3\xa9veloppement de l\'organisation.

Vos principaux mandats

Volet administration des dossiers \xc3\xa9tudiants de l\'admission \xc3\xa0 la sanction des \xc3\xa9tudes
Pr\xc3\xa9parer le dossier \xc3\xa9tudiant lors de l\'admission, de la s\xc3\xa9lection, de l\'inscription ou autres notamment par la v\xc3\xa9rification et la num\xc3\xa9risation de son contenu
Archiver de mani\xc3\xa8re m\xc3\xa9thodique et selon le plan de classification \xc3\xa9tabli toute la documentation utile en utilisant les outils et les processus en place
Collaborer \xc3\xa0 la planification des reprises ou des s\xc3\xa9ances d\'examen de tout ordre d\'enseignement
Pr\xc3\xa9parer, produire et transmettre les verdicts, les lettres de sanction, les bulletins ou les attestations d\'\xc3\xa9tudes
Soutenir le personnel technique et de coordination lors des op\xc3\xa9rations courantes
Participer \xc3\xa0 l\'administration et aux op\xc3\xa9rations administratives pour la formation continue (rassemblement de l\'information, mise en forme de la programmation apr\xc3\xa8s validation, etc.)

Volet financier
Proc\xc3\xa9der aux op\xc3\xa9rations financi\xc3\xa8res courantes du service (factures, paiements et autres)
Assurer le suivi des op\xc3\xa9rations financi\xc3\xa8res et des frais administratifs
Proc\xc3\xa9der aux diff\xc3\xa9rents remboursements ou paiements
Effectuer la conciliation des transactions journali\xc3\xa8res du registrariat
Pr\xc3\xa9parer des demandes de biens et de services et les contrats de location ou de service
Collaborer aux op\xc3\xa9rations comptables, aux audits, \xc3\xa0 la planification et \xc3\xa0 la r\xc3\xa9vision budg\xc3\xa9taire, si n\xc3\xa9cessaire

Volet op\xc3\xa9rations courantes diverses
Assurer le service \xc3\xa0 la client\xc3\xa8le directement au comptoir du registrariat
R\xc3\xa9pondre et diriger les appels entrants et assurer les suivis requis (t\xc3\xa9l\xc3\xa9phonique, courriel ou autres)
Assurer le traitement de tout envoi ou r\xc3\xa9ception de documents officiels et assurer les suivis inh\xc3\xa9rents (documents, attestations, dipl\xc3\xb4mes, certificats, etc.)
Assurer la prise de rendez-vous sur diff\xc3\xa9rents calendriers Outlook
Concevoir ou mettre en forme des documents et formulaires interactifs
Assurer la num\xc3\xa9riser la documentation du registrariat
Veiller \xc3\xa0 la mise \xc3\xa0 jour et \xc3\xa0 la conformit\xc3\xa9 de l\'information diffus\xc3\xa9e sur la page Web de l\'ITHQ concernant les services offerts au registrariat
Participer, avec sa direction et ses coll\xc3\xa8gues, \xc3\xa0 l\'\xc3\xa9laboration des orientations et des objectifs du service

Vos forces
Faire preuve d\'empathie
D\xc3\xa9montrer de l\'aisance avec la client\xc3\xa8le
Poss\xc3\xa9der de l\'entregent
Avoir le souci du d\xc3\xa9tail
\xc3\x8atre organis\xc3\xa9 et m\xc3\xa9thodique
Poss\xc3\xa9der une bonne ma\xc3\xaetrise des environnements technologiques, collaboratifs et des logiciels de la suite Office

Vous d\xc3\xa9tenez
Dipl\xc3\xb4me d\'\xc3\xa9tudes secondaires (DES) avec sp\xc3\xa9cialisation dans le domaine du secr\xc3\xa9tariat ou de la bureautique ou une attestation d\'\xc3\xa9tudes pertinente
Une exp\xc3\xa9rience minimale de trois ann\xc3\xa9es dans des postes similaires
Une connaissance des langues fran\xc3\xa7aise et anglaise, parl\xc3\xa9es et \xc3\xa9crites
La citoyennet\xc3\xa9 canadienne, le statut de r\xc3\xa9sident permanent ou un permis de travail en r\xc3\xa8gle

Atouts
Une exp\xc3\xa9rience en milieu scolaire
Une connaissance de COBA coll\xc3\xa9gial ou autres syst\xc3\xa8mes de gestion p\xc3\xa9dagogique
Une connaissance de Librex

\xc3\x80 l\'ITHQ, nous vous offrons
Un poste syndiqu\xc3\xa9 \xc3\xa0 temps plein (35 h/semaine) \xc3\xa0 horaire variable
Un salaire annuel de 38 151 $ \xc3\xa0 47 045 $ selon l\'exp\xc3\xa9rience et la scolarit\xc3\xa9
Un lieu de travail facilement accessible en transport collectif (station de m\xc3\xa9tro Sherbrooke)
Un poste en pr\xc3\xa9sentiel uniquement avec une possibilit\xc3\xa9 d\'am\xc3\xa9nagement de temps de travail selon les modalit\xc3\xa9s en vigueur
Une possibilit\xc3\xa9 de l\'horaire de 4 jours/semaine en saison estivale
Des possibilit\xc3\xa9s de perfectionnement au sein de la direction
Avantages :
4 semaines de vacances apr\xc3\xa8s un an de service
13 jours f\xc3\xa9ri\xc3\xa9s, ch\xc3\xb4m\xc3\xa9s et pay\xc3\xa9s
Jusqu\'\xc3\xa0 10 jours de cong\xc3\xa9s maladie
Programme d\'assurance collective et r\xc3\xa9gime de retraite avec la contribution de l\'employeur
Programme de soutien aux \xc3\xa9tudes
Programme d\'aide aux employ\xc3\xa9s et la famille
Stationnement disponible pour auto et v\xc3\xa9lo ($)
Service de caf\xc3\xa9t\xc3\xa9ria ($), caf\xc3\xa9 \xc3\xa9tudiant ($), acc\xc3\xa8s \xc3\xa0 la salle d\'entra\xc3\xaenement
Rabais dans nos restaurants et chez des partenaires

Information g\xc3\xa9

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n\xc3\xa9rale
Mme Ekaterina Kudelka : 514 282 5111, poste 4203

Pour vous joindre \xc3\xa0 l\'\xc3\xa9quipe
Vous n\'avez qu\'\xc3\xa0 nous transmettre votre curriculum vit\xc3\xa6 d\xc3\xa9taill\xc3\xa9 par courriel \xc3\xa0 l\'adresse suivante :
dotation@ithq.qc.ca, au plus tard le 24 avril 2023.

Le g\xc3\xa9n\xc3\xa9rique masculin est utilis\xc3\xa9 sans aucune discrimination et uniquement dans le but d\'all\xc3\xa9ger le texte.

L\'ITHQ souscrit aux programmes d\'acc\xc3\xa8s \xc3\xa0 l\'\xc3\xa9galit\xc3\xa9 et d\'\xc3\xa9quit\xc3\xa9 en emploi.

Nous remercions \xc3\xa0 l\'avance toutes les personnes de leur int\xc3\xa9r\xc3\xaat pour ce poste.
Seules les personnes retenues seront contact\xc3\xa9es.

Institut de tourisme et d\'h\xc3\xb4tellerie du Qu\xc3\xa9bec

Depuis plus de 50 ans, l\'Institut de tourisme et d\'h\xc3\xb4tellerie du Qu\xc3\xa9bec est la r\xc3\xa9f\xc3\xa9rence au Canada en mati\xc3\xa8re de formation sp\xc3\xa9cialis\xc3\xa9e dans les domaines du tourisme, de l\'h\xc3\xb4tellerie, de la gastronomie et de la sommellerie. R\xc3\xa9pondant aux plus...

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