Job Description

Company Description

ABOUT US

The David Suzuki Foundation is a Canadian environmental non-profit organization, founded in 1990. We operate in English and French, with offices in Vancouver, Toronto and Montreal. We are a Canadian settler organization working to advance climate solutions, help nature thrive and build sustainable communities, respecting the rights, title and sovereignty of Indigenous nations. We believe Indigenous leadership is key to our collective future. We aim to work with a broad spectrum of people and organizations throughout Canada, including Indigenous communities, all levels of government and people who care about environmental justice, to find solutions to create a sustainable Canada.


We use scientific research, traditional ecological knowledge, innovative policy and legal solutions, communications and public engagement to pursue our mission to protect nature's diversity and the wellbeing of all life, now and for the future. We envision a world where we all act every day on the understanding that we are interdependent with nature and with each other.


To address the intersection of the climate and biodiversity crises with social justice and equity, the David Suzuki Foundation is committed to promoting equity, diversity and inclusion. As an organization, we are on a transformative journey to embed these values, decolonize our practices and become an anti-racist organization. Join us in creating a socially and environmentally just world, where diverse identities, lived experiences and world views are valued as essential to our collective future.

A

PROPOS DE NOUS

Fondee en 1990, la Fondation David Suzuki est un organisme environnemental canadien a but non lucratif. Nous travaillons en anglais et en francais et nous avons des bureaux a Vancouver, a Toronto et a Montreal. Nous sommes un organisme canadien allochtone qui oeuvre au deploiement de solutions climatiques, d'une nature florissante et de collectivites durables, en respectant les droits, le titre et la souverainete des nations autochtones. Selon nous, le leadership autochtone est vital pour notre avenir collectif. Or, afin de trouver des avenues vers un Canada durable, nous visons a travailler avec un vaste eventail d'acteurs et actrices au pays, dont les communautes autochtones ainsi que tous les paliers de gouvernement et les personnes qui se soucient de la justice environnementale.


Pour poursuivre notre mission, celle de preserver la diversite de la nature et le bien-etre de toutes les formes de vie, maintenant et pour l'avenir, nous faisons appel a diverses ressources et approches : recherche scientifique, savoirs ecologiques traditionnels, solutions politiques et juridiques innovantes en matiere d'environnement, communications et engagement du public. Nous imaginons un monde ou, chaque jour, nous agissons en comprenant notre interdependance avec la nature ainsi que les un.e.s avec les autres.


Face aux croisements des crises du climat et de la biodiversite avec la justice sociale et l'equite, la Fondation David Suzuki est resolue a promouvoir l'equite, la diversite et l'inclusion en s'engageant dans un parcours transformateur pour integrer ces valeurs, decoloniser ses pratiques et devenir un organisme antiraciste. Joignez-vous a nous pour creer un monde juste socialement et ecologiquement, ou la pluralite des identites, des experiences vecues et des visions du monde est percue comme cruciale pour notre avenir collectif.

TERMS:

Full-time permanent position (34 hours per week, Monday to Thursday).

LOCATION

: Can be located in Vancouver (territories of the x?m??k??y??m (Musqueam), S?wx?wu7mesh (Squamish), and s?lilw?ta? (Tsleil-Waututh) Nations), Montreal (Kanien'keha:ka territory), or Toronto (the traditional territories of various Indigenous Peoples, including the Mississaugas of the Credit, the Anishinaabe, the Haudenosaunee, and the Wendat). Preference for the Vancouver location if possible.

WORK ENVIRONMENT:

The position is hybrid, with a combination of remote work and 4 days/month required in office.

REPORTS TO:

Engagement Director

SALARY

: $55,000 - $65,000

Salary will be determined by expertise, experience in the role, and years of service at DSF.

TYPE:

Unionized Role

THE ROLE:

The Administrator provides comprehensive administrative and financial support across a suite of programs, campaigns, departmental initiatives and ongoing work. This role ensures that operations run efficiently, projects stay compliant, and financial activities align with organizational goals. The Administrator plays a critical role in project management, program planning (including BOW annual planning and strategic planning efforts) financial management (budgeting and expense tracking), and supporting communication and reporting efforts for internal and external stakeholders.

KEY RESPONSIBILITIES

Program and Work Management

Working with the Engagement Director, the Administrator coordinates all aspects of the Communications + Engagement team's work, including planning, grant proposals and reporting, financial monitoring, implementation of programs and delivery of ongoing departmental work. Serves as liaison for information exchange between the Communications + Engagement team and operational departments (Finance, Ops/Admin, Devo, PC&E, IT & Digital) on new and existing organizational policies. Stewards project leads in the planning, implementation and financial tracking of their deliverables. Assists the Director and team with the onboarding of new staff. Schedules, provides agendas for, and supports team and other meetings. Supports the Director with event hosting and external event participation as needed (time permitting). Works across portfolios when processes impact Communications + Engagement, Sustainable Communities, Climate and Nature and create effective internal operations of workflows. Cross Portfolio Work Management - Assists with identifying and engaging with work process needs that cross portfolios. With the Director, facilitates team internal quarterly planning, team-building activities, and wider DSF annual planning process. Manage and oversee the contact inbox

Budget Management

Monitors and manages the department's budget, planning and implementation strategies. Supports team members in the implementation of organizational policies and processes and managing contractor relationships. Processes invoices and support contract drafting. In collaboration with the Development department, stewards team in periodic reporting on funding agreements, as required. Assists Director with funder meetings and stewardship.

Other

Assists the Director with administrative support as needed. Assists the Communications + Engagement team with social media innovation, event support, partner/collaborator stewardship, volunteer support, etc. as is possible (time permitting). Supports the Director with travel arrangements. Supports change management processes, along with the Director. Supports relationship with the Cullis-Suzuki family.
FR VERSION

CONDITIONS

: Poste permanent a temps plein (34 heures par semaine, du lundi au jeudi).

LIEU :

Lieu de travail flexible, dans l'un de nos trois bureaux situes a Vancouver (territoire des x?m??k??y??m, des S?wx?wu7mesh et des s?lilw?ta?), a Montreal (territoire des Kanien'keha:ka) et a Toronto (Tkaronto, le territoire traditionnel de nombreuses nations dont les Mississaugas de Credit, les Anichinabes, les Odjibwes, les Haudenosaunee et les Wendat).

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

: Le poste est hybride, avec une combinaison de travail a distance et de 4 jours par mois au bureau.

SOUS LA RESPONSABILITE DE :

Directrice, Engagement

SALAIRE :

55 000 $ - 65 000 $

Le salaire sera determine en fonction de l'expertise, de l'experience dans le role et des annees de service a la Fondation David Suzuki (FDS).

TYPE :

Poste syndique

A PROPOS DU POSTE

L'administrateurrice fournit un soutien administratif et financier complet a l'ensemble des programmes, campagnes, initiatives departementales et travaux en cours. Ce role garantit le bon deroulement des operations, la conformite des projets et l'alignement des activites financieres sur les objectifs organisationnels. L'administrateurrice joue un role essentiel dans la gestion de projets, la planification de programmes (y compris la planification annuelle et strategique de BOW (Bucket-of-Work), la gestion financiere (budgetisation et suivi des depenses) et le soutien aux efforts de communication et de redaction de rapports pour les parties prenantes internes et externes.

PRINCIPALES RESPONSABILITES

Gestion du portefeuille

+ En collaboration avec la directrice de l'engagement, l'administrateurrice coordonne tous les aspects du travail de l'equipe Communications + Engagement, y compris la planification, les demandes de subventions et les rapports, le suivi financier, la mise en oeuvre des programmes et la realisation des taches courantes du departement. + Assure la liaison pour l'echange d'informations entre l'equipe Communications + Engagement et les departements operationnels (Finances, Operations/Administration, Developpement, PC&E, Informatique et Numerique) sur les politiques organisationnelles nouvelles et existantes.
+ Supervise les responsables de projet dans la planification, la mise en oeuvre et le suivi financier de leurs livrables.
+ Aide la directrice et l'equipe a integrer les nouveaux membres du personnel.
+ Planifie, fournit les ordres du jour et soutient les reunions de l'equipe et autres.
+ Aide la directrice a organiser des evenements et a participer a des evenements externes si necessaire (si le temps le permet).
+ Travaille sur plusieurs portefeuilles lorsque les processus ont un impact sur la communication et l'engagement, les collectivites durables, le climat et la nature, et cree des operations internes efficaces pour les flux de travail.
+ Gestion du travail inter-portefeuilles - Aide a identifier et a repondre aux besoins en matiere de processus de travail qui concernent plusieurs portefeuilles. Avec la directrice facilite la planification trimestrielle interne de l'equipe, les activites de consolidation d'equipe et le processus de planification annuelle plus large de la DSF.
+ Gere et surveille la boite de reception generale de contact de la FDS

Gestion budgetaire

+ Surveille et gere le budget, la planification et les strategies de mise en oeuvre du departement. + Aide les membres de l'equipe a mettre en oeuvre les politiques et les processus organisationnels et a gerer les relations avec les sous-traitants.
+ Traite les factures et aide a la redaction des contrats.
+ En collaboration avec le departement Developpement, supervise l'equipe dans la redaction de rapports periodiques sur les accords de financement, selon les besoins. Assiste la directrice dans les reunions avec les bailleurs de fonds et la gestion.

Autres

+ Assiste la directrice dans les taches administratives, selon les besoins. + Assiste l'equipe Communications + Engagement dans l'innovation sur les reseaux sociaux, le soutien aux evenements, la gestion des partenaires/collaborateurs, le soutien aux benevoles, etc. dans la mesure du possible (si le temps le permet).
+ Assiste la directrice dans l'organisation des deplacements.
+ Assiste la directrice dans les processus de gestion du changement.
+ Assiste dans les relations avec la famille Cullis-Suzuki.

Qualifications

QUALIFICATIONS

We know that experience can take different forms. Tell us about yours in relation to the following requirements

3+ years of administration and project management experience

, delivering projects, tracking budgets, and managing change and adoption within teams.

Experienced in managing vendors and associated contracts

, ensuring projects are delivered within budget, timeline, and scope.

Strong budget management skills and financial acumen.

Proficient in MS Excel.

Excellent English language skills are essential

; French language skills are an asset.

Public information, volunteer coordination, event management experience

is an asset.

WHAT YOU BRING TO THE ROLE

Excellent organizational skills

, typically acquired through the completion of a bachelor's degree program or equivalent experience in administration, finance, or project management.

Strong documentation skills.

Proactive and forward-thinking

, always one step ahead of the team, efficiently removing blockers and impediments to progress.

Excellent leadership skills

, with experience in coaching and mentoring teams.

Exceptional communication and interpersonal skills

, including team building, facilitation, negotiation, and conflict resolution.

Skilled in managing communications and relationships

with various stakeholders, and in adapting your leadership style accordingly--from team members to executives.

Highly self-motivated

, driven by your own initiative to prioritize competing demands and meet deadlines in a dynamic, ambiguous environment.

Thrive in fast-paced environments of change, innovation and collaboration.

Adept at creating new processes

to improve integration and coordination across teams.

A natural problem solver

, focused on practical and effective solutions.

Share DSF's commitment

to addressing Canada's most pressing environmental challenges and embrace our organizational values: solution-seeking, courageous, collaborative, integrity-driven, and committed. You're excited about environmental and climate justice work and building strong diverse movements.

Highly-disciplined approach to strategy

; you've demonstrated your ability to effectively realize a complex vision with a diverse team -- bonus points if you've worked with a geographically distributed team or within a matrix management system.

Committed to rigor and accountability

, and comfortable with measurement and data-driven analysis of project outcomes.

Non-profit communications, event or social media skills are a bonus.

You enjoy interacting with a wide diversity of people. You are committed to EDIA.

You are interested in reciprocity with Indigenous Peoples, and are excited about efforts to decolonize our operations and work.

QUALIFICATIONS

Nous savons que l'experience peut prendre differentes formes. Parlez-nous de la votre en ce qui a trait aux exigences suivantes :

Minimum de

3 ans d'experience en administration et en gestion de projets

, incluant la realisation de projets, le suivi budgetaire et la gestion du changement et de l'adoption au sein des equipes.

Experience averee en gestion de fournisseurs et de contrats associes

, en veillant a la livraison de projets dans le respect du budget, des delais et de la portee.

Solides competences en gestion budgetaire et en finances.

Maitrise de MS Excel.

Excellentes competences en anglais (oral et ecrit) essentielles

; le francais est un atout.

Experience

en information du public, coordination de benevoles et gestion d'evenements,

un atout.

VOTRE APPORT

Excellentes competences organisationnelles

, generalement acquises par l'obtention d'un baccalaureat ou une experience equivalente en administration, finance ou gestion de projets.

Solides aptitudes en documentation.

Proactifve et tournee vers l'avenir

, toujours une etape en avance sur l'equipe, eliminant efficacement les obstacles au progres.

Excellentes aptitudes en leadership

, avec experience en encadrement et mentorat d'equipes.

Competences exceptionnelles en communication et en relations interpersonnelles

, incluant le travail d'equipe, la facilitation, la negociation et la resolution de conflits.

Experience dans la gestion des communications et des relations

avec divers intervenants, et capacite a adapter votre style de leadership selon le public -- des membres de l'equipe aux dirigeantes.

Grande autonomie et motivation

, avec capacite a hierarchiser les priorites concurrentes et a respecter les delais dans un environnement dynamique et incertain.

Capacite a s'epanouir dans des environnements de changement, d'innovation et de collaboration.

Aptitude a creer de nouveaux processus

favorisant l'integration et la coordination entre les equipes.

Reflexe de resolution de problemes

, orientee vers des solutions pratiques et efficaces.

Adhesion a l'engagement de la FDS

pour relever les defis environnementaux les plus pressants au Canada, et alignement avec nos valeurs : recherche de solutions, courage, collaboration, integrite et engagement. L'environnement et la justice climatique vous passionnent et vous souhaitez creer des mouvements forts et diversifies.

Approche hautement disciplinee de la strategie

; capacite demontree a concretiser une vision complexe avec une equipe diversifiee -- un atout si vous avez deja travaille avec une equipe repartie geographiquement ou dans un systeme de gestion matricielle.

Engagement envers la rigueur et la reddition de comptes

, avec aisance dans l'analyse mesurable et fondee sur les donnees des resultats de projets.

Competences en communications, organisation d'evenements ou reseaux sociaux au sein d'un organisme sans but lucratif, un atout.

Vous aimez collaborer avec une grande diversite de gens. Vous adoptez les principes de l'EDIA.

La reciprocite avec les peuples autochtones vous interesse, et les efforts visant a decoloniser nos operations et notre travail vous passionnent.

Additional Information

WHAT WE OFFER

Four-day workweek Competitive salary and generous benefits package Hybrid work opportunities Supportive work culture Chance to make a difference and help improve the health of our planet and all life on it

HOW TO APPLY

Please submit your resume and covering to https://davidsuzuki.org/careers/


The David Suzuki Foundation is strongly committed to equity and diversity and to creating a welcoming and inclusive workplace. We especially encourage applications from equity-deserving groups; specifically Indigenous and racialized people, members of the LGBTQIA2S+, trans and gender-diverse communities, women and people with disability, chronic illness and/or neurodiversity.

CE QUE NOUS OFFRONS

Semaine de travail de quatre jours Un salaire competitif et un ensemble d'avantages sociaux genereux Possibilites de travail hybride Culture de travail solidaire La possibilite de contribuer a l'amelioration de la sante de notre planete et de toutes les formes de vie qui s'y trouvent.

COMMENT POSTULER

Veuillez soumettre votre curriculum vitae et votre lettre de motivation en ligne a l'adresse suivante : https://fr.davidsuzuki.org/emplois/


La Fondation David Suzuki est fortement engagee en faveur de l'equite et de la diversite et de la creation d'un lieu de travail accueillant et inclusif. Nous encourageons tout particulierement les candidatures des groupes meritant l'equite, en particulier les Autochtones et les personnes racialisees, les membres des communautes 2ELGBTQIA+, les personnes trans et de la pluralite des genres, les femmes et les personnes ayant un handicap, une maladie chronique et/ou une neurodiversite.