Job Description

Job Title:

Administrator, Committees and Networks (Term position until October 2026)

Location:

Remote within Canada

Department:

Governance

Reports To:

Manager, Education

Starting Salary range:

Range: $53,111.62 - $60,542.35 (grade 3)

Job InformationCome join the AFMC team, where innovation in medical education meets a flexible and supportive work environment! As a team, we hold a deep commitment to a set of core values that guide our every action. Integrity is our foundation. Collaboration is our driving force. Engagement is vital. Equity is at the heart of our mission. Lastly, innovation propels us forward. We're proud to offer a remote work setting that not only allows you to contribute from the comfort of your home but also promotes work-life balance through a 35-hour workweek and flexible scheduling options. In addition to an empowering and collaborative culture, AFMC provides an excellent benefits package, ensuring your well-being is our priority. And let's not forget about the future: we offer a defined benefit pension program through HOOPP, setting you on the path towards financial security in your retirement years. Experience the unique blend of purposeful work and quality of life at AFMC!

Job Summary:

As a vital member of the Governance team, the Administrator Committees and Networks is an active role in a range of national-scale AFMC initiatives. This position provides administrative functions as part of the larger Governance Team and supports the Committees and Networks that include external stakeholders, partners and committee volunteers. The incumbent is a detail-oriented and proactive individual with strong organizational skills, excellent communication abilities, and the capacity to manage multiple tasks efficiently to ensure the smooth functioning of all social accountability related activities.

Role Responsibilities:

Support the ongoing advancement and evaluation of the AFMC Strategic Plan actions. Collaborate and work as part of a cohesive team in ensuring effective communication and engagement. Coordinate all aspects of committee and network meetings, including scheduling, agenda preparation, meeting logistics, document distribution, briefing notes, minutes and follow-up on action items etc., ensuring accuracy, completeness and timeliness. Support the advancement of ad-hoc projects aligned with the AFMC's mandate. Accurately document committee and network decisions, discussions, and action items. Assist in the collection, development, editing and proofreading of materials required for various meetings. Maintain organized records of committee & network activities, including membership lists, meeting schedules, and documents. Serve as a point of contact for committee and network members, addressing inquiries, providing information, and facilitating communication. Assist in the development and implementation of committee and network related policies, procedures, guidelines and work plans. Maintain committee and network archival records, contact management, and website elements. Willing to travel occasionally and work flexible hours to meet deadlines, as required. Provide overall support and resources for all Committee and Network Assistants including facilitating the review of and updating all committee and network terms of reference and workplans annually, ensure the review and maintenance of Committee and Network Policies and Procedures. Coordinate and support the biannual meetings of the Chairs of the Committees and Networks. Coordinate the Committee and Network meeting formats and structures at the International Congress on Academic Medicine (ICAM). Other duties as assigned.

Direct Reports:

None.

What you'll need to be successful in the role (essential qualifications):

Post-secondary certificate or degree in administration or a related field OR equivalent experience; 2-3 years experience in an administrative support role; Ability to collaborate and work closely with others, fostering teamwork to achieve shared goals; Experience coordinating small to large meetings, including supporting agenda development and minuting; Advanced knowledge of various software programs, such as Zoom/MS Teams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, etc.; Experience communicating information and speaking and writing effectively; Ability to read, analyze, and interpret complex documents; Ability to respond effectively to the most sensitive inquiries, resolving routine questions and problems and referring more complex issues as appropriate; Excellent communication, interpersonal, and organizational skills; Strong proofreading skills; Strong sense of tact, diplomacy, maturity and professionalism; Positive attitude and strong work ethic; Flexible and capable of multi-tasking with several competing requests; Functions effectively in a team setting and builds collaborative cross-functional relationships; Effective time management skills; Attention to detail and ability to learn quickly; Bilingual (English and French) oral, written and reading comprehension skills (Essential); and Commitment to professional development.

Nice to have, but we'll also help you get there:

Experience in non-profit and/or health/health research sector.

Core competencies of all AFMC team members (essential):

Represents AFMC staff values (Collaboration, Excellence, Inclusivity, Respect, Trust) to internal and external stakeholders. Plans, organizes, and prioritizes workloads for self and/or direct reports. Displays strong comprehension of instructions and work assignments. Exhibits effective communication skills. Can be trusted to complete tasks with minimal follow-up in a timely manner. Demonstrates cooperative work with supervision or as part of a team; for Managers, shows effective team supervision. Ensures compliance with organizational policies, procedures, and guidelines. Applies critical thinking to problem-solving, escalating issues appropriately. Proactively responds to emerging tasks and/or issues. Manages conflict professionally and addresses it appropriately. Positively contributes to the team and organization, demonstrating a positive attitude and being a team player. Ability to work effectively in a virtual environment, including active participation with cameras-on during interactions. Commits to continuous learning about Equity, Diversity, Inclusion and Belonging (EDIB) and adheres to EDIB policies and principles.

Working Environment:

While fulfilling job responsibilities, this role requires flexibility to work in different environments, including a remote home office setup, occasional travel, and participation in in-person meetings. Due to these demands, the employee will typically engage in the following activities:

Extended periods of sitting, often at a computer workstation. Flexibility in work hours, including the potential for occasional overtime, to meet project deadlines, especially when coordinating with different time zones or during travel.

Accessible Participation:

The AFMC is committed to the principles of equity, diversity, inclusion and belongingness in our operations and throughout our work environments and seek to employ individuals who share a commitment to promote and practice these principles through continuous training, modelling inclusive behaviours, and proactively managing biases.

We highly encourage all qualified applicants to apply, including, but not limited to, people of all places of origin and religions, people with disabilities, people who are neurodivergent, people who are Black or racialized, Indigenous people, women, and people from the 2SLGBTQIA+ community. We also provide accommodations during all phases of the recruitment process. If you require any accommodation or have any questions, please contact hr@afmc.ca (mailto: hr@afmc.ca). We will work with you to meet your needs.

Next steps:

Aligned with our commitment to transparency, we'd like to start here with what you can expect as next steps in our hiring process.

Screening Period:

Within a week of sending in your resume, a real human (not a robot!) will give it a thorough look. Only those selected for further consideration will be contacted. (Our goal is to reach out within five business days).

Take-Home Assessment:

You'll get a chance to flex your skills with a brief exercise- it's like a sneak peek into the job. (The assessment shouldn't take longer than an hour to complete).

Technical Interview:

This step includes a virtual meeting led by the hiring manager, and someone who knows the job well, to assess your technical capabilities and the extent and diversity of your expertise in your chosen field. (Up to 45 minutes)

Values Discussion:

Our values are important to us, and we strive to live them in all that we do. In this chat, we'll see if our values and yours are doing a little dance of compatibility. (Up to 30 minutes)

Optional One-on-One:

This optional discussion is provided as an opportunity for our top candidate to meet with a member of the AFMC team, of your choosing, to help support you in your decision making. Think of it as a friendly coffee date without the caffeine jitters. (Up to 20 minutes)

References:

Last but not least, it's the final stage. We're checking references to validate our compatibility. (Our goal is to complete this within 5 business days).

Applications will be accepted until the position is filled. We thank all applicants for their interest. However, only those selected for further consideration will be contacted.



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Titre du poste :

Administrateur(trice), comites et reseaux (poste temporaire jusqu'en Octobre 2026)

Lieu :

A distance de partout au Canada

Service :

Gouvernance

Superieur(e) hierarchique :

Gestionnaire, Education

Echelle salariale de depart :

De 53,111.62 $ a 60,542.35 $ (Niveau 3)

Renseignements sur le posteJoignez-vous a l'equipe de l'AFMC, ou les innovations en matiere d'education medicale se conjuguent a un environnement de travail souple et stimulant! En tant qu'equipe, nous sommes profondement attaches a un ensemble de valeurs fondamentales qui guident chacune de nos actions. L'integrite est notre fondement. La collaboration est notre force motrice. L'engagement est vital. L'equite est au coeur de notre mission. Enfin, l'innovation nous fait avancer. Nous sommes fiers d'offrir un cadre de travail a distance qui vous permet non seulement de travailler dans le confort de votre foyer, mais qui favorise egalement l'equilibre entre vie professionnelle et vie privee grace a une semaine de travail de 35 heures et a des options d'horaires flexibles. En plus d'une culture d'autonomisation et de collaboration, l'AFMC offre un excellent ensemble d'avantages sociaux, preuve que votre bien-etre nous tient a coeur. Grace a notre programme de retraite a prestations determinees du HOOPP, vous etes sur la bonne voie pour assurer votre securite financiere a la retraite. L'AFMC vous offre une combinaison unique de travail utile et de qualite de vie!



Sommaire du poste

En tant que membre essentiel de l'equipe de gouvernance, l'administrateur/l'administratrice des comites et reseaux joue un role actif dans une gamme d'initiatives de l'AFMC a l'echelle nationale. Ce poste assure des fonctions administratives au sein de l'equipe de gouvernance elargie et soutient les comites et reseaux qui incluent des parties prenantes externes, des partenaires et des benevoles des comites. Le/la titulaire du poste est une personne proactive et attentive aux details, dotee de solides competences organisationnelles, d'excellentes capacites de communication et capable de gerer plusieurs taches efficacement afin d'assurer le bon deroulement de toutes les activites liees a la responsabilite sociale.



Responsabilites

Soutenir l'avancement et l'evaluation continue des actions du plan strategique de l'AFMC. Collaborer et travailler au sein d'une equipe cohesive pour assurer une communication et un engagement efficaces. Coordonner tous les aspects des reunions des comites et reseaux, y compris la planification, la preparation des ordres du jour, la logistique des reunions, la distribution des documents, les notes d'information, les proces-verbaux et le suivi des elements d'action, en veillant a l'exactitude, a l'exhaustivite et a la rapidite. Soutenir l'avancement de projets ad hoc alignes avec le mandat de l'AFMC. Documenter avec precision les decisions, discussions et elements d'action des comites et reseaux. Aider a la collecte, au developpement, a l'edition et a la relecture des documents necessaires pour diverses reunions. Maintenir des dossiers organises des activites des comites et reseaux, y compris les listes de membres, les calendriers de reunions et les documents. Servir de point de contact pour les membres des comites et reseaux, repondre aux questions, fournir des informations et faciliter la communication. Aider au developpement et a la mise en oeuvre des politiques, procedures, directives et plans de travail lies aux comites et reseaux. Maintenir les archives des comites et reseaux, la gestion des contacts et les elements du site web. Etre pret(e) a voyager occasionnellement et a travailler des heures flexibles pour respecter les delais, selon les besoins. Fournir un soutien global et des ressources pour tous les assistants des comites et reseaux, y compris faciliter la revision et la mise a jour annuelle des termes de reference et des plans de travail de tous les comites et reseaux, et veiller a la revision et a la maintenance des politiques et procedures des comites et reseaux. Coordonner et soutenir les reunions semestrielles des presidents des comites et reseaux. Coordonner les formats et structures des reunions des comites et reseaux lors du Congres international de medecine universitaire (CIMU). Autres taches assignees.

Subordonnes directs

Aucun

Ce qu'il vous faut pour reussir dans ce poste (qualifications essentielles)

Certificat ou diplome postsecondaire en administration ou dans un domaine connexe OU experience equivalente ; 2 a 3 ans d'experience dans un role de soutien administratif ; Capacite a collaborer et a travailler en etroite cooperation avec les autres, favorisant le travail d'equipe pour atteindre des objectifs communs ; Experience dans la coordination de reunions de petite a grande envergure, y compris le soutien au developpement de l'ordre du jour et la redaction des proces-verbaux ; Connaissance avancee de divers logiciels, tels que Zoom/MS Teams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, etc. ; Experience dans la communication d'informations et l'expression orale et ecrite efficace ; Capacite a lire, analyser et interpreter des documents complexes ; Capacite a repondre efficacement aux demandes les plus sensibles, a resoudre les questions et problemes de routine, et a referer les questions plus complexes, le cas echeant ; Excellentes competences en communication, relations interpersonnelles et organisation ; Excellentes competences en correction d'epreuves ; Fort sens de la diplomatie, de la maturite et du professionnalisme ; Attitude positive et ethique de travail solide ; Flexibilite et capacite a gerer plusieurs demandes concurrentes ; Fonctionne efficacement dans un environnement d'equipe et etablit des relations collaboratives interfonctionnelles; Competences efficaces en gestion du temps ; Attention aux details et capacite a apprendre rapidement ; Competences bilingues (anglais et francais) en expression orale, ecrite et comprehension de lecture (essentiel) ; Engagement envers le developpement professional.

Un atout, mais nous vous aiderons aussi a y parvenir

Experience dans le secteur des organisations a but non lucratif et/ou dans le secteur de la sante/recherche en sante.

Competences de base de tous les membres de l'equipe de l'AFMC (essentielles) :

Represente les valeurs du personnel de l'AFMC (collaboration, excellence, inclusion, respect, confiance) aupres des intervenants internes et externes. Planifie, organise et hierarchise la charge de travail pour lui-meme/elle-meme ou pour ses subordonnes directs. Fait preuve d'une grande comprehension des instructions et des taches qui lui sont confiees. Fait preuve d'une bonne capacite de communication. On peut lui faire confiance pour mener a bien des taches avec un minimum de suivi et dans des delais raisonnables. Travaille en cooperation avec ses superieurs ou au sein d'une equipe ; dans le cas des directeurs, fait preuve d'une supervision efficace de l'equipe. Veille au respect des politiques, procedures et lignes directrices de l'organisation. Applique la pensee critique a la resolution des problemes, en faisant remonter les problemes de maniere appropriee. Reagit de maniere proactive aux nouvelles taches et/ou aux nouveaux problemes. Gere les conflits de maniere professionnelle et les aborde de maniere appropriee. Contribuer positivement a l'equipe et a l'organisation, en faisant preuve d'une attitude positive et d'un esprit d'equipe. Participe activement avec camera allumee pendant les interactions. S'engage a se former continuellement sur les questions d'equite, diversite, inclusion et appartenance (EDIA) et adhere aux politiques et principes de l'EDIA.

Milieu de travail

Tout en assumant ses responsabilites, le/la titulaire du poste doit faire preuve de flexibilite pour travailler dans differents environnements, y compris dans un bureau a domicile, voyager occasionnellement et participer a des reunions en personne. En raison de ces exigences, l'employe(e) sera generalement amene(e) a exercer les activites suivantes :

De longues periodes en position assise, souvent a un poste de travail informatique. Flexibilite des horaires de travail, y compris la possibilite d'effectuer des heures supplementaires occasionnelles, afin de respecter les delais des projets, en particulier en cas de coordination avec des fuseaux horaires differents ou lors de deplacements.

Participation accessible :

L'AFMC s'engage a respecter les principes d'equite, de diversite, d'inclusion et d'appartenance dans ses activites et dans l'ensemble de ses environnements de travail, et cherche a employer des personnes qui partagent l'engagement de promouvoir et de mettre en pratique ces principes par le biais d'une formation continue, en modelisant des comportements inclusifs et en gerant les prejuges de maniere proactive.

Nous encourageons vivement tous les candidats qualifies a postuler, y compris, mais sans s'y limiter, les personnes de tous lieux d'origine et de toutes religions, les personnes handicapees, les personnes neurodivergentes, les personnes noires ou racisees, les Autochtones, les femmes et les membres de la communaute 2SLGBTQIA+. Nous proposons egalement des amenagements a toutes les etapes du processus de recrutement. Si vous avez besoin d'un amenagement ou si vous avez des questions, veuillez communiquer avec hr@afmc.ca (mailto: hr@afmc.ca). Nous travaillerons avec vous pour repondre a vos besoins.

Prochaines etapes :

Conformement a notre engagement de transparence, nous souhaitons commencer par vous presenter les prochaines etapes de notre processus de recrutement.

Periode de preselection :

Dans la semaine qui suit l'envoi de votre CV, une personne en chair et en os (pas un robot!) l'examinera attentivement. Seules les personnes selectionnees pour un examen plus approfondi seront contactees. (Notre objectif est de vous contacter dans les cinq jours ouvrables).

Evaluation a faire a domicile :

Vous aurez l'occasion de mettre vos competences a l'epreuve dans le cadre d'un bref exercice - c'est comme un apercu du travail. (L'evaluation ne devrait pas prendre plus d'une heure).

Entretien technique :

Cette etape comprend une reunion virtuelle dirigee par le responsable du recrutement et une personne connaissant bien le poste, afin d'evaluer vos capacites techniques ainsi que l'etendue et la diversite de votre expertise dans le domaine choisi. (Jusqu'a 45 minutes)

Discussion sur les valeurs :

Nos valeurs sont importantes pour nous et nous nous efforcons de les mettre en pratique dans tout ce que nous faisons. Au cours de cette discussion, nous verrons si nos valeurs et les votres sont compatibles. (Jusqu'a 30 minutes)

Entretien individuel facultatif :

Cet entretien facultatif est l'occasion pour le meilleur candidat/la meilleure candidate de rencontrer un membre de l'equipe de l'AFMC, de son choix, afin de l'aider a prendre sa decision. Pensez a un rendez-vous amical autour d'un cafe, sans le stress de la cafeine. (Jusqu'a 20 minutes)

References :

Enfin, c'est l'etape finale. Nous verifions les references pour valider notre compatibilite. (Notre objectif est de realiser cette etape dans un delai de 5 jours ouvrables).



Les candidatures seront acceptees jusqu'a ce que le poste soit pourvu. Nous remercions tous les candidats de leur interet. Toutefois, seules les personnes selectionnees pour un examen plus approfondi seront contactees.