Job Description

######

Administrateur(trice) de bureau

Pour reussir dans ce role, le ou la candidate doit faire preuve de dynamisme et d'enthousiasme, avoir le souci du detail, offrir un excellent service a la clientele et posseder de solides competences en communication, tant a l'ecrit qu'a l'oral, en anglais et en francais.

Responsabilites principales :

Soutien administratif a la vice-presidente principale, directrice generale

Gerer l'agenda de la vice-presidente, confirmer les reunions et preparer les salles (fournitures, documents, rafraichissements). Organiser les reunions : preparer et distribuer les ordres du jour, reserver les salles, envoyer les invitations, coordonner les intervenants, organiser le service traiteur et preparer les presentations. Creer, modifier et relire des presentations et documents a l'aide de PowerPoint, Excel et Word. Preparer les rapports de depenses, reserver les voyages, gerer le budget du bureau et en faire rapport mensuellement au vice-president. Tenir a jour les dossiers confidentiels et les classeurs thematiques.

Operations du bureau et gestion des installations

Superviser les operations quotidiennes du bureau de Montreal et assurer la liaison avec la gestion de l'immeuble pour toute demande. Assurer la reception - du lundi au jeudi. Repondre aux appels entrants. Envoyer et recevoir les colis, coordonner avec les services de messagerie. S'assurer du bon fonctionnement du materiel informatique et communiquer avec le service TI en cas de probleme. Gerer la communication interne entre les agences (IPG Health, FCB, WS), leur fournir un soutien au besoin pour assurer le bon fonctionnement de tout l'etage et relayer les avis de l'immeuble. Maintenir la proprete de la cuisine. Gerer les fournisseurs. Reapprovisionner les rafraichissements et fournitures de bureau. Effectuer une revision trimestrielle des listes de cartes d'acces pour toutes les agences. Proposer des optimisations pour ameliorer les operations.

Culture et communications

Promouvoir la culture d'entreprise avec l'equipe : proposer et organiser des initiatives pour dynamiser l'environnement de travail dans le budget alloue. Accueillir chaleureusement les visiteurs et les clients. Soutenir l'integration des nouveaux employes : + Preparer les trousses de bienvenue (cadeaux, carte d'acces, cahier de notes).
+ Faire visiter le bureau et expliquer l'amenagement de l'agence.
+ S'assurer de l'integration technique et de la mise en place de l'equipement.

Gerer la boite courriel generale de McCann Montreal. Traduire et relire des documents au besoin. Aider les RH avec la logistique des formations et le suivi des presences. Soutenir le depart des employes (retrait du materiel et procedures de sortie).

Evenements et mobilisation du personnel

Organiser les reunions generales du personnel : coordonner le traiteur, preparer l'equipement technique. Planifier les fetes estivales et de fin d'annee : recherche de lieux, gestion logistique et coordination avec les fournisseurs. Coordonner les dejeuners et diners clients. Reserver les deplacements et traiter les depenses de l'equipe.

Ce poste est pour vous si :

Vous etes proactif(ve), minutieux(se) et vous epanouissez dans un environnement de bureau dynamique. Vous aimez etre au bureau, aider les gens, apprendre de nouvelles choses et veiller au bon deroulement des operations. Vous communiquez clairement, vous vous adaptez rapidement et vous etes fier(ere) de bien faire les choses. Vous restez concentre(e) et rien ne vous echappe. Et quand les choses changent, vous savez vous adapter avec flexibilite.

L'entreprise

McCann Worldgroup Canada s'engage a maintenir une main-d'oeuvre diversifiee en tant qu'employeur pronant l'equite en matiere d'emploi (femmes, personnes en situation de handicap, peuples autochtones et minorites visibles). L'entreprise vise a offrir un milieu de travail inclusif et equitable ou les employes se sentent valorises, respectes et soutenus. Si vous avez besoin de mesures d'adaptation, nous serons heureux de collaborer avec vous pour repondre a vos besoins.

Avis : Arnaques liees au recrutement en ligne

Veuillez noter que certaines personnes non affiliees a McCann Canada et/ou McCann Worldgroup utilisent frauduleusement notre nom et notre image pour solliciter des candidatures a de faux emplois, mener de fausses entrevues et/ou faire de fausses offres d'emploi.


McCann Canada/McCann Worldgroup ne communiquera jamais a partir d'une adresse courriel personnelle (@gmail.com, @hotmail.com, etc.), ni ne demandera de l'argent pour des services lies au recrutement (verifications d'antecedents, materiel informatique, etc.). Aucune information financiere (compte bancaire, carte de credit, etc.) ne sera demandee a des fins de recrutement.

Les intervieweurs ne demanderont pas d'informations confidentielles ou personnelles (permis de conduire, passeport, NAS, carte de credit ou renseignements bancaires). Les entrevues sont menees en personne ou par visioconference, jamais par messagerie texte ou application (WhatsApp, Messenger, SMS, etc.).


Si vous avez fourni des renseignements personnels dans le cadre d'une fausse offre d'emploi ou d'une fausse entrevue et que vous etes preoccupe(e), nous vous recommandons d'agir en consequence et de contacter les autorites locales. Vous pouvez egalement nous joindre a l'adresse suivante :

fraudreport@interpublic.com

Office Administrator

To fulfill the role successfully the candidate requires high energy and enthusiasm, an appreciation for detail, an outstanding level of customer service, and great communications skills, written and spoken, English and French.

Key responsibilities would include:

Administrative Support for

SVP, Managing Director

Manage the SVP's calendar, confirm meetings, and prepare meeting rooms with supplies, documents, and refreshments Organize meetings: prepare and distribute agendas, book boardrooms, send invites, coordinate speakers, arrange catering, and prepare presentations Create, amend, and proofread presentations and documents using PowerPoint, Excel, and Word Prepare expense reports, book travels, manage office budget, and report to SVP on a monthly basis Maintain confidential files and subject folders

Office Operations & Facilities

Oversee daily operations of the Montreal office and liaise with building management for any requests Sit at reception - Monday to Thursday Answer incoming calls Sending and receiving packages and liaising with courier services Ensure tech is functioning; liaise with IT for issues Manage internal communications across agencies (IPG Health, FCB, WS), give them support as and when needed so the entire floor functions properly and forward building notices Maintain kitchen cleanliness Manage vendors Replenish office refreshments and supplies Quarterly review and update of access card lists for all agencies. Propose optimizations for improved operations

Culture & Communications

Drive office culture with the team: propose and organize initiatives to energize the workspace within allocated budget Welcome guests and clients warmly Support onboarding new hires + Prepare welcome kits (swag, access card, notebook)
+ Give office tours and explain agency layout
+ Ensure technical onboarding and equipment setup

Manage McCann Montreal general inbox Translate and proofread documents as needed Assist HR with training session logistics and attendance tracking Support technical offboarding and equipment returns

Events & Staff Engagement

Organize all staff meetings: coordinate catering, prep tech Plan summer and holiday parties: research venues, manage logistics, and liaise with vendors Coordinate client lunches Book travel and process team expenses

This job might be for you if:

You're proactive, detail-oriented, and thrive in a dynamic office environment. You love being at the office, enjoy helping people, learning new things, and keeping operations smooth and lively. You communicate clearly, adapt quickly, and take pride in doing things right. You stay focused and nothing falls through the cracks on your watch. When things change you know how to roll with the punches.

The Company

McCann Worldgroup Canada is committed to a diverse workforce as an Employment Equity employer (Women, People with Disabilities, Aboriginal Peoples, and Visible Minorities) and aims to maintain an inclusive and equitable workplace where employees feel valued, respected, and supported. If you require an accommodation, we would be happy to work with you to meet your needs.

Notice: Online Hiring Scams

Please be aware that individuals not associated with McCann Canada and/or McCann Worldgroup have fraudulently used our name and branding to solicit applications for fake jobs, to conduct fake job interviews, and/or to make fake job offers.


McCann Canada/McCann Worldgroup will never contact you from a personal email account (@gmail.com, @hotmail.com, etc.) nor ask for money in exchange for recruitment services such as background screenings, equipment costs, etc. No financial information will be requested for recruitment purposes (bank account, credit card details, etc.). Interviewers will not ask for confidential or personal information (driver's license or passport, a social security number, credit card, or banking information). Interviews are conducted in person or via web conferencing, not through text or messaging apps (Whatsapp, Messenger, SMS, etc.).


If you have provided personal information in connection with a fake job offer or interview and you are concerned, we suggest you take appropriate action and contact local law enforcement in your area. Please also reach out to us by sending an email to fraudreport@interpublic.com.



#LI-MC2


#LI-Hybrid



###

Part of the MW Network

McCann helps brands build the most meaningful brand platforms that drive exponential growth and leave a lasting impact on culture. Founded 100+ years ago with their own platform, "Truth Well Told", McCann is the world's leading advertising agency network, creating some of the most creatively and commercially impactful advertising globally. McCann is the founding unit of McCann Worldgroup marketing services company, part of the Interpublic Group (NYSE: IPG).