Job Description

We are


Manitoba Possible. We believe an inclusive and accessible society is possible. That is why we work together to eliminate barriers to full and equal participation. Manitoba Possible provides programs and services throughout the province. The way we do that is by working collaboratively, diversifying in every way possible, and innovating at every level.

You are


An •Administrative Assistant •. You will provide administrative support services to Program Manager, Community Inclusion and Support Services, clients and the public. You are required to meet multiple deadlines and perform a wide variety of clerical and service-related tasks.

This is a .5 EFT, 1-yr term position.

Your Role

• Provide operational and administrative support to Community Inclusion programs and the Self-Help Clearinghouse.
• Provide public reception over the phone, email, and in-person.
• Maintain the client database and provide support to staff as required.
• Provide support to program meetings such as scheduling meetings, preparing and distributing meeting packages, setting up meeting rooms, minute-taking etc.
• Provide office administration back up support for other Manitoba Possible departments.
• Process incoming and outgoing mail daily.
• Coordinate evaluation questionnaires and compile data.
• Provide technological support to staff as needed.
• Consistently communicate in a respectful, responsive, and responsible manner.
• Respect and value the diversity of communities and individuals.
• Demonstrate through behaviour, Manitoba Possible's vision, mission, values, and strategic priorities.
• Adhere to all Manitoba Possible policies and procedures.
• Provide other duties as assigned related to the scope of the position.

What You Know

• At least two years of direct experience in an administrative assistance position.
• Post-Secondary Certificate/Diploma in Office management or Administration.
• Advanced skills in Microsoft 365.
• Skilled with current office technology, computers, audio/visual equipment, customized databases.
• Knowledge and experience of working with Deaf persons and persons with disabilities.
• Knowledge of accessibility including accessible customer service.
• Ability to work well, individually and as team member, under pressure to meet deadlines.
• Ability to communicate confidently, respectfully, and professionally.
• Excellent customer service skills: polite and considerate, patient and calm under pressure, empathetic, strong problem-solving abilities, and friendly with a positive attitude.
• Experience with basic accounting.
• Knowledge of and experience working with self-help volunteer organizations is an asset.
• Bilingual French and English is required.
• Fluency in American Sign Language is an asset.

•We encourage candidates with disabilities and lived experience to apply as well as candidates from diverse backgrounds. Accommodations will be provided upon request throughout the selection process. This document is available in other formats upon request. Contact Human Resources at 204-975-3023 if you have a request. This position requires a current satisfactory Criminal Records Check (including Vulnerable Sector Search), Child Abuse Registry Check and Adult Abuse Registry Check as conditions of employment. We appreciate all who apply, however only applicants selected for an interview will be contacted. Closing date is 21 February 2025.•

Qui nous sommes


Nous sommes Manitoba Possible, car nous croyons qu'une societe inclusive et accessible est possible. C'est pourquoi nous travaillons de concert pour abattre les barrieres qui generaient la participation entiere et egale de tous. Nous fournissons des programmes et des services a l'echelle de la province. Nous y arrivons en travaillant de facon collaborative, en assurant la diversite de toutes les facons possibles et en innovant a tous les niveaux.

Qui nous recherchons

Une adjointe administrative ou un adjoint administratif . A ce titre, vous fournirez des services de soutien administratif au gestionnaire ou a la gestionnaire de projet des Services d'inclusion et de soutien communautaires, ainsi qu'aux clients et au public. Vous devrez respecter de multiples dates limites et executer une grande variete de taches administratives et de fonctions liees au service.

0,5 ETP, duree d'un an

Votre role

• Fournir un soutien administratif et operationnel aux programmes d'inclusion communautaire et au Centre d'information sur l'entraide.
• Assurer des taches de reception par telephone, par courriel et en personne.
• Tenir a jour la base de donnees des clients et fournir un appui au personnel, selon les besoins.
• Fournir un soutien a la planification de reunions, tels l'etablissement du calendrier, la preparation et la distribution des trousses des participants, la preparation des salles de rencontre, la redaction des proces-verbaux, etc.
• Assurer un soutien d'appoint a l'administration pour d'autres services de Manitoba Possible.
• Assurer la coordination des questionnaires d'evaluation et recueillir les donnees.
• Fournir un soutien technologique au personnel, selon les besoins.
• Communiquer constamment de facon respectueuse, receptive et responsable.
• Respecter et valoriser la diversite des communautes et des personnes.
• Par votre comportement, demontrer que vous endossez la vision, la mission, les valeurs et les priorites strategiques de Manitoba Possible.
• Vous conformer a toutes les politiques et les procedures de Manitoba Possible.
• Assurer toutes les autres fonctions qui vous sont assignees en lien avec le champ de competence du poste.

Vos connaissances

• Au moins deux ans d'experience directe dans un poste d'adjoint administratif ou d'adjointe administrative.
• Un certificat ou un diplome d'etudes postsecondaires en gestion ou en administration de bureau.
• Des competences avancees dans l'utilisation de la suite Microsoft 365.
• Une maitrise de la technologie de bureau actuelle, des ordinateurs, de l'equipement audio ou visuel, des bases de donnees personnalisees.
• Une connaissance des personnes sourdes et handicapees ainsi que de l'experience de travail aupres d'elles.
• Une connaissance de l'accessibilite, y compris du service apporte a la clientele ayant des besoins d'accessibilite.
• La capacite de bien travailler sous pression pour respecter les echeances, a titre personnel et comme membre de l'equipe.
• La capacite de communiquer de facon assuree, respectueuse et empreinte de professionnalisme.
• D'excellentes competences en matiere de service a la clientele : demontrer de la politesse et de la prevenance, de la patience et du calme en des situations de stress, de l'empathie, de fortes capacites en resolution de problemes, ainsi qu'une attitude amicale et positive.
• Une experience en comptabilite de base.
• Des connaissances et de l'experience de travail aupres de benevoles d'organismes d'entraide constituent un atout.
• Le bilinguisme (francais et anglais) est une exigence du poste.
• La maitrise de la langue des signes americains (ASL) constitue un atout.



Nous encourageons les candidatures posees par des personnes handicapees, celles ayant de l'experience vecue ou celles issues de la diversite. Nous fournirons des mesures d'adaptation sur demande tout au long du processus de selection. Ce document est disponible dans d'autres formats, sur demande. Veuillez adresser votre demande aux Ressources humaines au numero 204 975-3023. Ce poste requiert une verification satisfaisante du casier judiciaire (y compris de l'aptitude a travailler aupres de personnes vulnerables), une verification dans le registre des mauvais traitements infliges aux enfants ainsi que dans le registre des mauvais traitements infliges aux adultes. Ce sont des conditions d'emploi. Nous remercions toutes les personnes qui presentent leur candidature, mais ne communiquerons qu'avec celles qui sont retenues pour une entrevue. La date limite des candidatures est le 21 fevrier 2025.