Job Description

Titre du poste
ADJOINTE ADMINISTRATIVE ou ADJOINT ADMINISTRATIF, CFMNB


P\xc3\xa9riode de l\xe2\x80\x99emploi
Poste temporaire jusqu\xe2\x80\x99au 31 mars 2026 avec possibilit\xc3\xa9 de renouvellement


Campus
Moncton


Type
Personnel professionnel


Secteur
Centre de formation m\xc3\xa9dicale du Nouveau-Brunswick


Fonction et information g\xc3\xa9n\xc3\xa9rale
Le Centre de formation m\xc3\xa9dicale du Nouveau-Brunswick (CFMNB), en partenariat avec l\xe2\x80\x99Universit\xc3\xa9 de Moncton, l\xe2\x80\x99Universit\xc3\xa9 de Sherbrooke et le Gouvernement du Nouveau-Brunswick, offre le Programme de Doctorat en m\xc3\xa9decine de la Facult\xc3\xa9 de m\xc3\xa9decine et des sciences de la sant\xc3\xa9 de l\xe2\x80\x99Universit\xc3\xa9 de Sherbrooke.

L\xe2\x80\x99adjointe administrative au secteur de gestion acad\xc3\xa9mique doit \xc3\xaatre tr\xc3\xa8s autonome dans son travail. Elle doit poss\xc3\xa9der des qualit\xc3\xa9s de leader et pouvoir travailler en \xc3\xa9quipe. La nature du travail fait en sorte qu\xe2\x80\x99elle doit faire preuve de discr\xc3\xa9tion, car plusieurs dossiers sous sa responsabilit\xc3\xa9 sont confidentiels et parfois d\xc3\xa9licats. En plus, elle doit \xc3\xaatre flexible et pouvoir s\xe2\x80\x99adapter aux situations particuli\xc3\xa8res et aux impr\xc3\xa9vus.

RESPONSABILIT\xc3\x89S :

L\xe2\x80\x99adjointe administrative pour le secteur de gestion acad\xc3\xa9mique du CFMNB est sous l\xe2\x80\x99autorit\xc3\xa9 de la Directrice administrative du CFMNB et travaille en \xc3\xa9troite collaboration avec celle-ci ainsi que les autres membres du Comit\xc3\xa9 de gestion acad\xc3\xa9mique. En plus, elle travaille en \xc3\xa9troite collaboration avec l\xe2\x80\x99\xc3\xa9quipe de gestion acad\xc3\xa9mique au Programme des \xc3\xa9tudes m\xc3\xa9dicales pr\xc3\xa9 doctorales de l\xe2\x80\x99Universit\xc3\xa9 de Sherbrooke, situ\xc3\xa9s \xc3\xa0 Sherbrooke, \xc3\xa0 Chicoutimi et en Mont\xc3\xa9r\xc3\xa9gie.

Travail g\xc3\xa9n\xc3\xa9ral d\xe2\x80\x99accueil et de soutien administratif:
Accueille les personnes et r\xc3\xa9pond aux demandes de renseignements ;
Re\xc3\xa7oit, filtre et fait le suivi des demandes faites par appels t\xc3\xa9l\xc3\xa9phoniques, par voie \xc3\xa9lectronique ou en personne.
Fait la r\xc3\xa9daction de correspondance et le traitement de textes ;
Fait le d\xc3\xa9pouillement et le traitement du courrier interne et externe ;
Effectue les commandes de fournitures de bureau ;
Fait l\xe2\x80\x99impression et la pr\xc3\xa9paration des documents acad\xc3\xa9miques ;
Coordonne le programme de stationnement pour les professeurs et les personnes invit\xc3\xa9s ;
Organise les r\xc3\xa9unions du Comit\xc3\xa9 de gestion acad\xc3\xa9mique, assiste aux r\xc3\xa9unions et r\xc3\xa9dige les proc\xc3\xa8s-verbaux (\xc3\xa0 toutes les 2 semaines).

\xc3\x89valuations des personnes \xc3\xa9tudiantes:
Coordination pour les \xc3\xa9valuations \xc3\xa9crites : formatives et sommatives (r\xc3\xa9servation des locaux, recrutement de surveillants et suivis pour leur r\xc3\xa9mun\xc3\xa9ration, pr\xc3\xa9paration des salles, etc.) ;
Fait le soutien pour les examens oraux : \xc3\x89COS, ODPS, etc. ;
Coordination pour les demandes de r\xc3\xa9vision de notes d\xe2\x80\x99examens ;
Coordination pour les consultations d\xe2\x80\x99examen.

Gestion des affaires \xc3\xa9tudiantes:
Fait l\xe2\x80\x99inscription des personnes \xc3\xa9tudiantes au Coll\xc3\xa8ge des m\xc3\xa9decins et chirurgiens du Nouveau-Brunswick ;
Coordonne les demandes d\xe2\x80\x99interruption des \xc3\xa9tudes ;
Coordonne les demandes d\xe2\x80\x99absences motiv\xc3\xa9es ;
Coordonne les demandes d\xe2\x80\x99abandon du programme ;
Coordonne la reprise des cours \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99\xc3\xa9t\xc3\xa9, s\xe2\x80\x99il y a lieu ;
Maintient et assure le suivi du dossier d\xe2\x80\x99immunisation des personnes \xc3\xa9tudiantes ;
Pr\xc3\xa9pare et sauvegarde des notes officielles ;
Assure le soutien pour le Comit\xc3\xa9 de promotion ;
Coordonne les examens pour les exigences du fran\xc3\xa7ais de l\xe2\x80\x99Universit\xc3\xa9 de Sherbrooke, s\xe2\x80\x99il y a lieu ;
Fait les demandes de cl\xc3\xa9s et de puces pour l\xe2\x80\x99entr\xc3\xa9e dans le Pavillon acad\xc3\xa9mique ;
Assure la coordination du Soutien acad\xc3\xa9mique ;
Assigne les casiers au laboratoire d\xe2\x80\x99anatomie au CHU-Dumont.

Formation professorale:
Effectue le soutien administratif pour le dossier de la formation professorale ainsi que la formation continue ;
Est responsable de la compilation des donn\xc3\xa9es statistiques pour toutes les formations (programmes Access et/ou Excel) ;

Activit\xc3\xa9s r\xc3\xa9currentes annuelles:
Assure la gestion et la logistique entourant toutes les activit\xc3\xa9s et les c\xc3\xa9r\xc3\xa9monies officielles :
a) Rentr\xc3\xa9e acad\xc3\xa9mique
b) C\xc3\xa9r\xc3\xa9monie d\xe2\x80\x99engagement au professionnalisme
c) C\xc3\xa9r\xc3\xa9monie de cons\xc3\xa9cration \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99externat
d) C\xc3\xa9l\xc3\xa9bration de fin de parcours
Assure la gestion et logistique entourant les activit\xc3\xa9s acad\xc3\xa9miques particuli\xc3\xa8res :
a) Camp de sexologie (ATRS)
b) Demi-journ\xc3\xa9e clinique : dans le cadre de \xc3\x89PC
c) Ajustement des masques N95
d) Activit\xc3\xa9 SIR
e) Formation pour l\xe2\x80\x99\xc3\x89PI
f) Assermentation au CMQ
g) MedGames

Toute autre t\xc3\xa2che connexe pour le bon fonctionnement du CFMNB.


Particularit\xc3\xa9s
EXIGENCES :

D\xc3\xa9tenir un dipl\xc3\xb4me universitaire de premier cycle avec exp\xc3\xa9rience pertinente, ou l\xe2\x80\x99\xc3\xa9quivalence en formation et en exp\xc3\xa9rience;
Avoir une exp\xc3\xa9rience administrative \xc3\xa9prouv\xc3\xa9e \xc3\xa0 un niveau sup\xc3\xa9rieur de direction avec responsabilit\xc3\xa9s de gestion de budgets;
\xc3\x8atre capable de travailler avec une grande autonomie et en \xc3\xa9quipe, en \xc3\xa9tant fiable dans l\xe2\x80\x99ex\xc3\xa9cution de ses responsabilit\xc3\xa9s;
\xc3\x8atre capable de r\xc3\xa9diger des lettres et des proc\xc3\xa8s-verbaux;
\xc3\x8atre capable de coordonner et de g\xc3\xa9rer des \xc3\xa9v\xc3\xa8nements, des r\xc3\xa9unions, des comit\xc3\xa9s et des rencontres li\xc3\xa9es aux projets men\xc3\xa9s par le CFMNB;
\xc3\x8atre capable d\xe2\x80\x99ex\xc3\xa9cuter un ensemble d\xe2\x80\x99activit\xc3\xa9s diversifi\xc3\xa9es et de respecter les \xc3\xa9ch\xc3\xa9anciers pr\xc3\xa9vus;
D\xc3\xa9montrer un esprit d\xe2\x80\x99initiative, un sens de l\xe2\x80\x99organisation et de coop\xc3\xa9ration;
\xc3\x8atre capable d\xe2\x80\x99effectuer des t\xc3\xa2ches qui exigent une attention aux d\xc3\xa9tails;
Ma\xc3\xaetriser des outils de productivit\xc3\xa9 tels que Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint) ainsi qu\xe2\x80\x99une aptitude \xc3\xa0 apprendre l\xe2\x80\x99utilisation de nouveaux logiciels;
\xc3\x8atre capable d\xe2\x80\x99entretenir de bonnes relations interpersonnelles durables;
Poss\xc3\xa9der l\xe2\x80\x99habilet\xc3\xa9 de communiquer avec les personnes de fa\xc3\xa7on efficace et courtoise;
Apprivoiser les m\xc3\xa9thodes et techniques de travail courantes;
Avoir une excellente ma\xc3\xaetrise de la langue fran\xc3\xa7aise tant \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99oral qu\xe2\x80\x99\xc3\xa0 l\xe2\x80\x99\xc3\xa9crit;
Avoir une bonne connaissance de l\xe2\x80\x99anglais oral et \xc3\xa9crit.



Les personnes int\xc3\xa9ress\xc3\xa9es \xc3\xa0 soumettre leur candidature sont pri\xc3\xa9es de nous faire parvenir un curriculum vitae et une lettre de motivation en fran\xc3\xa7ais, au plus tard \xc3\xa0 la date de fermeture en citant le num\xc3\xa9ro de r\xc3\xa9f\xc3\xa9rence.

L\xe2\x80\x99Universit\xc3\xa9 de Moncton souscrit \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99\xc3\xa9quit\xc3\xa9 en mati\xc3\xa8re d\xe2\x80\x99emploi et encourage les candidatures de toute personne qualifi\xc3\xa9e, femme et homme et non-genr\xc3\xa9, y compris les Autochtones, les personnes handicap\xc3\xa9es et les membres des minorit\xc3\xa9s visibles. Conform\xc3\xa9ment aux exigences relatives \xc3\xa0 l\xe2\x80\x99immigration au Canada, ce concours s\xe2\x80\x99adresse en priorit\xc3\xa9 aux citoyennes et citoyens canadiens ainsi qu\xe2\x80\x99aux personnes ayant obtenu le droit d\xe2\x80\x99\xc3\xa9tablissement au Canada.


Salaire
de 55 886 $ \xc3\xa0 65 457 $ / an, selon la formation et l\xe2\x80\x99exp\xc3\xa9rience.


Fermeture du concours
Le 31 octobre 2023


Entr\xc3\xa9e en fonction
D\xc3\xa8s que possible


Num\xc3\xa9ro de r\xc3\xa9f\xc3\xa9rence
UM23-OUF165_M04072-00

Imprimer

Soumettre votre candidature
Les personnes int\xc3\xa9ress\xc3\xa9es \xc3\xa0 soumettre leur candidature sont pri\xc3\xa9es de nous faire parvenir un curriculum vitae et une lettre de motivation en fran\xc3\xa7ais sous format .doc, .docx, .pdf ou .rtf, au plus tard \xc3\xa0 la date de fermeture en citant le num\xc3\xa9ro de r\xc3\xa9f\xc3\xa9rence .