Job Description

WHO WE ARE

ONE KIDS PLACE Children's Treatment Centre provides rehabilitation and related support services for children and youth (up to the age of 19) and their families living in the Districts of Muskoka, Nipissing and Parry Sound. All staff will provide service within an interdisciplinary team environment committed to family-centered practice.

THE OPPORTUNITY

Position: Administrative Assistant - Accounting


Location: Nipissing

Effective: ASAP

Status: Non-unionized

Job type: Permanent, Full Time - 8:30 AM to 4:30 PM

POSITION SUMMARY:

The Administrative Assistant - Accounting will work in a team environment supporting all areas of Financial services which includes processing accounts payable invoices, generating the accounts receivable billings and handling/recording of related payments and donations, conducting related finance activities and providing administrative support to the team. They will conduct their work in a timely and efficient manner ensuring that activities and transactions are accurate and comply with payment terms, legislation, ministry reporting requirements, the collective agreement, and agency policies, procedures and internal controls. They will possess a strong knowledge of accounting practices within a computerized system, to perform monthly and year end procedures, auditing, account reconciliations, and general ledger within a healthcare environment.

JOB DUTIES:

Accounts Payable:

+ Prepare invoices, employee expense claims and requisitions for payment, adding expense and department coding, addressing invoice issues/discrepancies with vendors and/or manager/staff and processing into Sage (300 Premium) & Quadient (Beanworks).
+ Create distribution set templates in Excel to aid in coding complex invoices
+ Ensure OKP policies are followed for employee expense claims and vendor invoices, identifying discrepancies to responsible manager and informing Director of Finance of contentious circumstances
+ Prepare cheques for signature by appropriate managers and mail to vendors or pay via online bank or electronic file transfer
+ Communicate with vendors on invoice discrepancies and related matters
+ Monitor organizational contracts to ensure timely renewal & adherence to language with respect to fiduciary items

Accounts Receivable, Donations and Cash Receipts:

+ Prepare ad-hoc, monthly or quarterly invoices for fee for service, fundraising and community partners
+ Record receipt of payments and donations (cash, cheque, credit card or EFT) and deposit to appropriate bank accounts
+ Prepare summary and detailed report for HST refund
+ Process fundraising donations and issue receipts to donors
+ Perform a monthly reconciliation of A/R and follow-up on aged accounts
+ Deposit cash and cheques into appropriate banks accounts
+ Allocate and invoice photocopier, postage meter and fleet vehicle costs

General Ledger:

+ Complete monthly bank reconciliations for approval
+ Prepare and post monthly G/L entries
+ Records Ministry transfers and reconcile
+ Perform various reconciliations and prepare appropriate corrective entries for review
+ Maintain corporate accounts, gas cards, hotels on direct billing, long distance codes, photocopy codes, etc.
+ Conduct year-end procedures and prepare auditor reports including year-end reports with supporting documentation, asset report, balancing responsible GL accounts, and petty cash reconciliations
+ Develop and maintain procedure manuals
+ Maintain purchase order processes and systems
+ Maintaining vendor files, and other related Finance files (physical files, Sage 300, Quadient and other)

Other:

+ Provide excellent customer service to staff and leadership and vendor relations
+ Provide training on expenses, AP/AR, purchase ordering process, and relevant topics
+ Provide back-up as required within Finance/HR, Executive Assistant and reception
+ Create and maintain a variety of Excel files related to Finance/ Purchasing
+ Preparing a variety of correspondence related to the position



The preceding described duties are representative and should not be construed as all-inclusive.

QUALIFICATIONS:

Post-secondary education in Business Administration, or Accounting or a related field (preferably in a health service setting) Minimum of two (2) years' experience in a similar role (within a healthcare setting preferred) Strong demonstrated proficiency at an intermediate to advanced level utilizing Microsoft Office software (especially Excel and Word) and computerized accounting software [Sage 300 and Quadient (Beanworks)] is an asset. Excellent time management with ability to prioritize and adhere to strict timelines. Attention to detail and accuracy is required with the ability to manage a diverse range of assignments and projects with high efficiency, A self-starter who is resourceful and independent, but comfortable working within a team-oriented environment and who requires minimal supervision Demonstrated mathematical, analytical and problem solving skills including excellent attention to detail Experience with various financial data reporting to government including MCCSS; HST; and applying not-for-profit sector accounting practices Experience in interpreting, implementing/adhering to administrative procedures, guidelines Experience with asset management and purchasing practices Excellent communication, customer service and interpersonal skills with ability to maintain confidentiality Bilingual in English and French (oral and written) is preferred Travel, valid driver's license and proof of insurance required Proof of COVID Vaccinations as required by the sector

WHAT WE OFFER

As an employee at One Kids Place, you will become part of a team of skilled professionals working together to meet the special needs of children, youth and their families. The work environment includes the family-centered principles and values of mutual respect, collaboration, accessibility and community inclusivity. One Kids Place provides opportunities for ongoing education and development through mentorships, workshops, conferences, and seminars.

COMPENSATION:

$26.27 - $32.66 hourly

BENEFITS:

An amazing pension plan Employee Health Benefits Employee & Family Assistance Plan 4 weeks of paid vacation to START! Paid sick time, paid breaks, and more!

ADDITIONAL PERKS:

All of our locations benefit from Northern Ontario living - work and live minutes from numerous ski-hills, beaches, lakes, trails and outdoor activities for all seasons, as well as unique art, cultural and shopping experiences. Relocation assistance may be available to candidates who qualify.

HOW TO APPLY

For an opportunity to be part of our exciting future, please apply via this job posting or send your resume attention to:

Human Resources

One Kids Place, 400 McKeown Ave., North Bay ON P1B 0B2

E-mail: recruitment@onekidsplace.ca

www.onekidsplace.ca



One Kids Place Children's Treatment Centre is committed to an inclusive and accessible environment. Please send an email to the address above to let us know if you require any accommodation during the recruitment process.



We thank all applicants for their interest. An acknowledgement will be sent only to those candidates who will be interviewed.

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QUI NOUS SOMMES

La place des enfants Centre de traitement pour enfants offre des services de readaptation et de soutien connexe aux enfants et aux jeunes (jusqu'a l'age de 19 ans) et a leurs familles vivant dans les districts de Muskoka, Nipissing et Parry Sound. Tout le personnel fournira des services au sein d'une equipe interdisciplinaire engagee dans une pratique centree sur la famille.

L'OPPORTUNITE

Poste : Adjoint administratif - Comptabilite

Lieu : Nipissing

Efficace : des que possible

Statut : Non syndique

Type d'emploi : temps-plein, permanent - 8h30 a 16h30

SOMMAIRE DU POSTE :

L'adjoint administratif (e) - Comptabilite travaillera en equipe et soutiendra tous les secteurs des services financiers, notamment le traitement des factures fournisseurs, la facturation des comptes clients, la gestion et l'enregistrement des paiements et dons, la conduite des activites financieres connexes et le soutien administratif de l'equipe. Il (elle) effectuera son travail avec rapidite et efficacite, en veillant a l'exactitude des activites et des transactions, ainsi qu'a leur conformite aux conditions de paiement, a la legislation, aux exigences de declaration du ministere, a la convention collective, aux politiques, procedures et controles internes de l'organisme. Ils possederont une solide connaissance des pratiques comptables au sein d'un systeme informatise, pour effectuer des procedures mensuelles et de fin d'annee, des audits, des rapprochements de comptes et un grand livre general dans un environnement de soins de sante.

FONCTIONS DU POSTE:

Comptabilite fournisseurs :

+ Preparation des factures, des notes de frais et des demandes de paiement, ajout des codes de depenses et de service, resolution des problemes/ecarts de facturation avec les fournisseurs et/ou le responsable/l'equipe, et traitement dans Sage (300 Premium) et Quadient (Beanworks).
+ Creation de modeles de repartition dans Excel pour faciliter le codage des factures complexes.
+ Veille au respect des politiques La place des enfants pour les notes de frais et les factures fournisseurs, signalement des ecarts au responsable responsable et information du directeur financier en cas de litige.
+ Preparez les cheques a signer par les responsables appropries et envoyez-les par courrier aux fournisseurs ou payez via une banque en ligne ou un transfert de fichiers electronique.
+ Communication avec les fournisseurs sur les ecarts de facturation et autres questions connexes.
+ Suivi des contrats organisationnels pour garantir leur renouvellement dans les delais et le respect des clauses fiduciaires.

Comptes clients, dons et encaissements :

+ Preparer des factures ponctuelles, mensuelles ou trimestrielles pour les services payants, la collecte de fonds et les partenaires communautaires
+ Enregistrer les paiements et les dons (especes, cheques, cartes de credit ou virements electroniques) et les deposer sur les comptes bancaires appropries
+ Preparer un rapport sommaire et detaille pour le remboursement de la TVH
+ Traiter les dons lies aux collectes de fonds et delivrer des recus aux donateurs
+ Effectuer le rapprochement mensuel des comptes clients et assurer le suivi des comptes anciens
+ Deposer les especes et les cheques sur les comptes bancaires appropries
Allouer et facturer les couts des photocopieurs, des machines a affranchir et des vehicules du parc automobile
+

Grand livre general :

+ Effectuer les rapprochements bancaires mensuels pour approbation
+ Preparer et comptabiliser les ecritures mensuelles du grand livre
+ Enregistrer les virements ministeriels et les rapprocher
+ Effectuer divers rapprochements et preparer les ecritures correctives appropriees pour revision
+ Gerer les comptes d'entreprise, les cartes d'essence, les hotels en facturation directe, les codes interurbains, les codes de photocopie, etc.
+ Effectuer les procedures de fin d'annee et preparer les rapports d'audit, y compris les rapports de fin d'annee avec pieces justificatives, le rapport sur les actifs, la balance des comptes du grand livre responsable et les rapprochements de la petite caisse
+ Elaborer et tenir a jour les manuels de procedures
+ Gerer les processus et les systemes de gestion des bons de commande
+ Gerer les dossiers fournisseurs et autres dossiers financiers connexes (dossiers physiques, Sage 300, Quadient et autres)

Autres :

+ Offrir un excellent service client au personnel et a la direction, ainsi que gerer les relations avec les fournisseurs.
+ Former sur les depenses, les comptes fournisseurs, le processus de commande et autres sujets pertinents.
+ Fournir un soutien, si necessaire, au service des finances et des ressources humaines, a l'assistant de direction et a la reception.
+ Creer et tenir a jour divers fichiers Excel relatifs aux finances et aux achats.
+ Preparer divers documents lies au poste.







Les taches derites ci-dessus sont representatives et ne doivent pas etre interpretees comme exhaustives.

QUALIFICATIONS :

Etudes postsecondaires en administration des affaires, en comptabilite ou dans un domaine connexe (de preference dans un milieu de soins de sante). Au moins deux (2) ans d'experience dans un role similaire (de preference dans un milieu de soins de sante). Maitrise averee, de niveau intermediaire a avance, des logiciels Microsoft Office (en particulier Excel et Word) et des logiciels de comptabilite informatisee [Sage 300 et Quadient (Beanworks)] sont un atout. Excellente gestion du temps, capacite a etablir des priorites et a respecter des echeanciers stricts. Le souci du detail et la precision sont requis, ainsi que la capacite de gerer une gamme variee de taches et de projets avec une grande efficacite. Personne autonome, debrouillarde et independante, mais a l'aise au travail d'equipe et necessitant un minimum de supervision. Competences averees en mathematiques, en analyse et en resolution de problemes, y compris un excellent souci du detail. Experience de la communication de diverses donnees financieres au gouvernement, notamment au MSCSS, a la TVH, et application des pratiques comptables du secteur sans but lucratif Experience dans l'interpretation, la mise en oeuvre et le respect des procedures administratives et des lignes directrices Experience en gestion d'actifs et en pratiques d'achat Excellentes competences en communication, service a la clientele et relations interpersonnelles, et capacite a preserver la confidentialite Le bilinguisme anglais-francais (oral et ecrit) est un atout Permis de conduire valide et preuve d'assurance requis Preuve de vaccination contre la COVID-19 exigee par le secteur

CE QUE NOUS PROPOSONS

En tant qu'employe de La place des enfants, vous ferez partie d'une equipe de professionnels qualifies travaillant ensemble pour repondre aux besoins particuliers des enfants, des jeunes et de leurs familles. L'environnement de travail comprend les principes et les valeurs centres sur la famille que sont le respect mutuel, la collaboration, l'accessibilite et l'inclusion communautaire. La place des enfants offre des opportunites de formation et de developpement continus grace a des mentorats, des ateliers, des conferences et des seminaires.

REMUNERATION :

26,27 $ - 32,66 $ l'heure (en fonction de l'experience et de la convention collective)

AVANTAGES:

Un regime de retraite incroyable Avantages sociaux pour les employes Plan d'aide aux employes et a leur famille 4 semaines de conges payes pour COMMENCER ! Conges de maladie payes, pauses payees et bien plus encore !

AVANTAGES SUPPLEMENTAIRES :

Tous nos emplacements beneficient de la vie dans le Nord de l'Ontario - travaillez et vivez a quelques minutes de nombreuses pistes de ski, plages, lacs, sentiers et activites de plein air pour toutes les saisons, ainsi que d'experiences artistiques, culturelles et de magasinage uniques. Une aide a la reinstallation peut etre disponible pour les candidats admissibles.

COMMENT POSTULER

Pour avoir l'opportunite de faire partie de notre avenir passionnant, veuillez postuler via cette offre d'emploi ou envoyer votre CV a :

Ressources humaines

La place des enfants, 400, avenue McKeown, North Bay ON P1B 0B2

Courriel : recruitment@onekidsplace.ca

www.onekidsplace.ca/fr



La place des enfants est determine a offrir un environnement inclusif et accessible. Si vous avez besoin de mesures d'adaptation pour participer au processus de recrutement, veuillez l'indiquer en envoyant un courriel a l'adresse cidessus.



Nous remercions tous les candidats pour leur interet. Un accuse de reception sera envoye uniquement aux candidats qui seront interviewes.