Job Description

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Faculte/unite : Ecole d'education permanente, Gestion et entrepreneuriat
Sommaire du poste
Relevant du ou de la gestionnaire de programme du Centre administratif de l'Ecole des etudes permanentes (EEP) et travaillant en etroite collaboration avec le domaine de la technologie et de l'innovation (T et I), l'administrateur ou l'administratrice de programme sera responsable de la planification, de l'organisation et des questions administratives pour assurer la prestation harmonieuse des activites de collaboration de l'EEP de McGill au service de la clientele de l'Afrique et de la diaspora africaine. L'administrateur ou l'administratrice de programme participera a la mise en oeuvre de processus efficaces pour la coordination entre les parties prenantes, assurant le suivi des taches financieres et budgetaires.
Principales responsabilitesTravailler en etroite collaboration avec le superviseur ou la superviseure, le personnel, le corps professoral de l'EEP dans tous les domaines et d'autres parties prenantes internes et externes pertinentes, planifier, elaborer et mettre en oeuvre des politiques et processus administratifs pour soutenir les cibles de sensibilisation, les objectifs, les operations quotidiennes, les programmes et les mandats de service de l'Africa Collaborative de l'EEP. Participer a l'evaluation des principaux problemes et projets, traiter et approuver une variete de documents, y compris le traitement et l'approbation des rapports budgetaires, des feuilles de temps, de la paie et du rapprochement des depenses au moyen des renseignements issus de Workday, Banner, Destiny et Minerva pour assurer la conformite aux politiques applicables. Administrer et rapprocher les budgets, et preparer des rapports financiers. Agir a titre de personne-ressource en communiquant des renseignements pertinents sur les cours, les politiques d'inscription et d'autres renseignements sur les departements en personne, par telephone et par courriel, ainsi qu'au moyen de mises a jour regulieres du site Web et d'autres activites de sensibilisation. Assurer la coordination avec les parties prenantes internes pour l'elaboration des horaires de cours dans Destiny, Minerva et Banner pour les sections de cours sans credit ou avec credit en veillant a ce que les echeances soient respectees. Creer et mettre a jour l'information du systeme relativement aux renseignements nouveaux ou modifies sur les cours. Appliquer les processus d'attribution des cours, preparer et afficher les cours disponibles, assurer la coordination avec les parties prenantes pour les processus d'attribution des cours, communiquer les avis d'attribution des cours aux charge(e)s de cours, gerer les exceptions en matiere d'affectation, l'integration des charge(e)s de cours et les demandes de renseignements des charge(e)s de cours. Assurer la coordination avec les parties prenantes internes pour administrer la livraison du materiel de cours, les besoins en matiere d'approvisionnement et de production et l'ouverture des sections de cours. Assurer la coordination avec les parties prenantes internes pour les affectations, les contrats, les renouvellements, les points prioritaires et d'autres listes conformement aux lignes directrices et aux echeances de l'Universite et de la convention collective. Surveiller les inscriptions pour assurer la mise en oeuvre harmonieuse des cours, des groupes d'etude, des ateliers, du tutorat, des seances de mentorat, des conferences, des projets speciaux et d'autres activites sans credit. Tenir et mettre a jour les procedures, les listes de verification et les modeles utilises, creer des procedures normales d'exploitation (PNE) et offrir de la formation sur les operations aux coordonnateurs administratifs et coordonnatrices administratives ou autres membres du personnel. Superviser le personnel administratif et les parties prenantes, au besoin, dans l'exercice efficace de leurs fonctions. Consulter regulierement le superviseur ou la superviseure et les parties prenantes pertinentes pour planifier et coordonner les besoins en matiere de soutien administratif. Organiser et diriger des ateliers sur les politiques et les processus administratifs, ainsi que l'orientation des etudiant(e)s. Veiller a ce que les activites administratives de sensibilisation de l'Africa Collaborative de l'EEP soient conformes aux politiques et procedures de l'EEP et de McGill. Planifier et organiser les reunions, les conferences, les diners et les evenements speciaux. Assurer la liaison entre l'Africa Collaborative de l'EEP et les parties prenantes internes et externes afin de garantir la disponibilite d'un soutien administratif et de services appropries. Identifier les domaines potentiels de developpement des activites de sensibilisation de l'Africa Collaborative de l'EEP et faire des propositions a cet egard. Rendre compte au superviseur ou a la superviseure des activites de sensibilisation et de leur incidence sur l'EEP. Faire partie de divers comites de l'EEP. Effectuer toute autre tache connexe requise.

Autres competences et/ou aptitudes couramment utilisees :
DEC III et trois (3) ans d'experience connexe prealable en administration universitaire, un atout. Capacite demontree de travailler dans un environnement MS Office, y compris une grande maitrise d'Excel. Experience demontree de l'utilisation de Workday, Banner, SIS, FIS et MMP. Une experience du systeme de gestion Web, de Destiny One et du logiciel d'enquete, un atout. Experience demontree de travail dans un environnement d'enseignement superieur syndique. Excellentes competences interpersonnelles et souci du service, y compris la tolerance et la compassion dans les situations stressantes. Experience de travail avec des budgets. Experience demontree de travail efficace avec des etudiant(e)s du premier cycle et des cycles superieurs provenant de divers milieux sociaux, universitaires, economiques et culturels. Aptitude manifeste pour la planification, l'organisation, la resolution de problemes et la prise de decisions. Capacite manifeste de travailler seul(e) et en equipe. Degre eleve de professionnalisme et de discretion; grand souci du detail, de l'exactitude et de la confidentialite. Aptitude eprouvee a travailler sous pression sur de multiples projets tout en faisant preuve de souplesse, a mener plusieurs taches de front, a etablir des priorites et a respecter des echeances serrees. Connaissance du francais et de l'anglais. L'Universite McGill est une universite anglophone ou les taches quotidiennes peuvent necessiter de communiquer en anglais, tant a l'oral qu'a l'ecrit. Le niveau d'anglais requis pour ce poste a ete evalue a 4 sur une echelle de 0 a 4.

En tant que l'un des meilleurs employeurs de Montreal, voici ce que nous offrons : Regime d'avantages sociaux concurrentiels (assurance maladie, assurance dentaire, assurance vie) (si admissible)*
Regime de retraite a cotisations determinees (avec cotisation de l'employeur jusqu'a concurrence de 10 %) (si admissible)*
Regime enregistre d'epargne-retraite (REER) collectif et compte d'epargne libre d'impot (CELI) Politique de vacances concurrentielle Deux (2) jours de conge pour raisons personnelles Deux (2) conges mobiles Neuf (9) vendredis d'ete - jours de conge payes entre la Saint?Jean?Baptiste et la fete du Travail Conge paye pendant la periode des Fetes de decembre Exoneration des frais de scolarite pour les membres du personnel reguliers et leurs personnes a charge Jusqu'a deux (2) jours de travail a distance par semaine lorsque le poste le permet
Avant de postuler, veuillez noter que, pour travailler a l'Universite McGill, vous devez etre autorise(e) a travailler au Canada et dispose(e) a travailler dans la province de Quebec sur le campus ou le poste est base ou situe.

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Formation et experience minimales requises :
DEC III 3 Ans Experience pertinente /
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau H) $33.05 - $40.97
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Area Manager, Programs and Partnerships
Date de fin de l'emploi (le cas echeant) :
2027-07-04
Date limite pour postuler :
2025-12-19L'Universite McGill recrute sur la base du merite et s'est fermement engagee a promouvoir et instaurer l'equite et la diversite au sein de sa communaute. Nous accueillons favorablement les demandes d'emploi des personnes racisees et de minorites visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapees, des minorites ethniques, des personnes de toute orientation et identite sexuelles, ainsi que toute personne possedant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautes. L'Universite McGill met en oeuvre un programme d'equite en matiere d'emploi et invite les membres des groupes vises a indiquer leur appartenance a ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapees qui pourraient avoir besoin d'accommodements a n'importe quelle etape du processus de candidature sont invitees a communiquer en toute confidentialite, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca.