Job Description

Groupe bureau classe 7 - permanent


Centraide du Grand Montreal est un organisme philanthropique qui soutient plus de 375 organismes et projets communautaires a Laval, a Montreal et sur la Rive-Sud. En vous joignant a notre equipe, vous plongez dans un environnement riche et stimulant au sein duquel les valeurs comme le depassement, le respect, la collaboration, l'integrite et la solidarite ont priorite.


Relevant de la direction principale Impact dans les collectivites, le/la titulaire execute les taches administratives pour les professionnels qui lui sont assignes. A ce titre, assiste les professionnels dans leurs relations avec les benevoles et les organismes. S'assure de la production des documents selon les normes graphiques, de qualite et d'efficience. Effectue la mise a jour des dossiers informatiques; transmets, lorsque requis, des informations aux benevoles et aux organismes. Contribue a la gestion du calendrier et des suivis a realiser.

RESPONSABILITES PRINCIPALES

Administration

Execute des taches administratives generales; effectue les entrees de donnees, les corrections, les recherches, les mises a jour des donnees concernant l'ensemble des activites du processus d'investissements. S'assure de la qualite et la fiabilite de l'entree et de la mise a jour des donnees a saisir. S'assure du respect des echeanciers concernant les differents livrables a produire dans le cadre du processus d'evaluation et d'investissements (rapports, recommandations, communications aux organismes, etc.). Effectue les travaux de transcription relies a la preparation de dossiers, d'analyses, de rapports, de tableaux, de listes, de statistiques ou d'autres documents, et ce, a partir de notes manuscrites ou autres. Corrige et assure une mise en page convenable des documents et opere les logiciels Word, Excel, PowerPoint et Office 365. Assiste les conseillers qui lui sont attitres dans leur travail quotidien; tiens a jour l'agenda electronique selon le mode de fonctionnement convenu avec les conseillers attitres. Contribue a la gestion du calendrier et des suivis a realiser. Prepare, corrige et realise des courriers, courriels ou tout autre document necessaire aux conseillers, aux dossiers speciaux et pour des dossiers specifiques demandes par les directions. Classe et tiens a jour les dossiers, fiches, documents, correspondance interne et externe, et fais la gestion electronique des documents dans Sharepoint et les autres plateformes. Corrige, met en forme et verifie et s'assure les documents et divers rapports dans le cadre du processus d'investissement pour le CI. Aide a la preparation et a la convocation de differents comites et reunions; prepare les espaces de reunion (en virtuel ou en presentiel) ainsi que le materiel necessaire. A l'occasion, est appele(e) a assister aux reunions et rediger les comptes rendus.

Communication

Recois, filtre et achemine les appels telephoniques, recois les visiteurs, benevoles ou autres, transmets les informations d'usage. Assure la gestion des courriels, classe et tiens a jour les dossiers, fiches, documents, correspondance interne et externe, etc.; enregistre tout rapport qui exige une reponse et rappelle aux personnes concernees leurs echeances. Assiste les professionnels dans ses relations avec les benevoles, les organismes et le personnel de Centraide. Aide a preparer les rencontres ainsi que la documentation generale reliee aux differents dossiers; en assure le suivi tel qu'applicable. Accomplit temporairement les taches d'un poste connexe ou inferieur, lorsque requis.


La liste des taches et responsabilites ci-dessus enumerees est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complete et detaillee des taches et responsabilites susceptibles d'etre effectuees par le titulaire de ce poste. Cependant, les taches et responsabilites non enumerees ne doivent pas avoir d'effet sur l'evaluation de l'emploi.

PROFIL REQUIS

Scolarite et experience

Etre titulaire d'un diplome d'etudes collegiales (DEC) en technique de bureau Avoir un minimum de 1 a 3 ans d'experience en lien avec les responsabilites du poste

Competences specifiques

Maitrise des logiciels de la Suite MS Office (Outlook, Sharepoint, Teams, Word, Excel, Powerpoint, OneNote) ; Excellente maitrise du francais tant a l'oral qu'a l'ecrit ; Maitrise de l'anglais necessaire pour interagir avec des partenaires anglophones ; Capacite a utiliser des bases de donnees ; Etre organise(e), structure(e) et autonome dans tous les aspects de son travail ; Capacite a prioriser et a traiter plusieurs dossiers en simultane ; Capacite a rediger du contenu adapte aux objectifs et au public cible ; Rigueur et souci du detail ; Capacite a evoluer dans un environnement ambigu, complexe et en changement perpetuel; Habilete a traiter de l'information d'une facon ethique, rigoureuse et confidentielle.

Competences transversales

Capacite d'adaptation : Etre en mesure d'adopter une attitude positive et confiante face aux changements et a l'incertitude ; Communication : Articuler de maniere constructive et bienveillante des idees, concepts et points de vue personnels tout en cherchant a comprendre le point de vue des autres ; Agir de maniere responsable : Accepter des responsabilites, assumer les consequences de ses decisions et inspirer confiance aux autres par ses actions ; Etre innovant : Capacite a developper, exprimer et appliquer des nouvelles idees et de remettre en question les methodes et normes existantes ; Collaboration et entraide : Travailler en collaboration en demontrant du respect pour les differences individuelles et soutenir les autres pour atteindre un objectif commun.

Incarner et promouvoir les valeurs de Centraide: Solidarite, respect, depassement, collaboration et integrite.

Ce que nous offrons

A Centraide, l'humain est au coeur de nos priorites. Voici quelques avantages a travailler parmi nous :


Mode de travail hybride (presentiel et teletravail); Horaire flexible de 35 heures; Horaire reduit l'ete; Equipe dynamique et bienveillante; Conciliation travail/famille valorisee; Possibilite d'evolution de carriere; Remboursement d'activite de formation et de perfectionnement; Telemedecine et programme d'aide aux employes; Assurances collectives; Regime de retraite.

(Tres) en faveur de la diversite

Centraide applique un programme d'acces a l'egalite pour des groupes susceptibles de vivre de la discrimination en emploi c'est a dire les membres de minorites visibles et ethniques, les personnes en situation de handicap, les Autochtones et les femmes.



Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais nous communiquerons qu'avec celles retenues pour un processus de selection.