Job Description

Broccolini est un employeur offrant l'egalite des opportunites et nous nous engageons a creer un environnement diversifie et inclusif. Nous ne pratiquons aucune discrimination fondee sur la race, la religion, la couleur, l'origine nationale, le sexe, l'orientation sexuelle, l'age, l'etat civil, le handicap ou le statut de veteran. Des amenagements pour les candidats handicapes sont disponibles sur demande a toutes les etapes du processus de recrutement.



Broccolini est une entreprise familiale et un fournisseur unique de services en construction, en developpement et en immobilier. Notre entreprise dessert, au Canada, les marches industriels, commerciaux et residentiels. Broccolini est reconnu pour la qualite de son travail, ses technologies innovatrices, sa franche collaboration et ses normes de qualite exceptionnelles.

Ce que vous ferez en tant que Adjoint(e) aux projets :

L'adjointe aux projets fait partie de l'equipe du projet de construction et est charge de fournir un soutien administratif, de coordonner les procedures et de veiller a ce que tous les documents relatifs au projet de construction soient conformes. En collaboration avec l'equipe de projet, le candidat s'assurera de livrer un travail de qualite, dans les delais prescrits. Venez faire partie de notre equipe en pleine croissance et profitez d'un environnement stimulant qui permet de vous realiser projet apres projet.



RESPONSABILITES




Coordonner les activites administratives relatives a la gestion de projet de construction (comptes-rendus de reunions, emission des bons de commandes, notes de changement, etc.) Effectuer les suivis des ordres de changement et des directives en collaboration avec les membres de l'equipe de projet Creer et organiser les documents de construction, incluant tous les documents relatifs a la conformite en matiere de sante et de securite et les contrats des sous-traitants Saisir des donnees comptables pour fins de facturation Gerer et organiser les reunions de l'equipe de projet Gerer les documents de fin de projet Preparer et compiler les factures des fournisseurs et d'autres documents requis pour approbation et traitement Jumeler les factures aux bordereaux d'expedition Communiquer avec les sous-traitants ou le client concernant les documents de facturation et les paiements Assurer la liaison avec l'equipe de la comptabilite au siege social




QUALIFICATIONS




Detenteur d'un diplome en administration, en secretariat, techniques de bureautique ou autre Un minimum de 3 ans d'experience dans un poste similaire, dans le domaine de la construction Experience/tres bonnes connaissances et aptitudes en comptabilite Bilingue (francais, anglais); niveau avance du francais exige Excellente maitrise des logiciels MS Office; tres a l'aise dans l'utilisation de tous types de logiciels Grande capacite de travail d'equipe et du respect des echeanciers Bonnes capacites de gestion du temps et des priorites, sens de l'organisation eleve Capacite a travailler dans un milieu dynamique, a un rythme rapide Organise, minutieux, et avoir l'esprit d'initiative




Broccolini est une entreprise en pleine croissance qui offre une approche multi-marchee, un environnement de travail dynamique, un programme de remuneration concurrentiel et d'excellents avantages sociaux incluant :




Plan d'assurance groupe (3 plans differents) Service de telemedecine (acces a un(e) infirmier(ere) ou un(e) docteur(e) 24/7) Programme d'aide aux employes Programme de formation et developpement professionnel Programme de mentorat Programme de compliment de maternite Programme de diner sante, a un cout tres raisonnable Comites sociaux, de bien-etre et d'autonomisation des femmes actifs (5 a 7, defis bien-etre, formations) Acces gratuit a une gym moderne, a l'entrainement personnel et aux cours collectifs de remise en forme. Nombreuses places de stationnement gratuit Cafe, espresso et the gratuit



Broccolini remercie tous les candidats interesses, mais seules les personnes retenues seront contactees.




-




Broccolini is an equal opportunity employer and we are committed to creating a diverse and inclusive environment. We do not discriminate on the basis of race, religion, colour, national origin, gender, sexual orientation, age, marital status, disability status or veteran status. Accommodations for applicants with disabilities are available at all stages of the recruitment process upon request.





Broccolini is a family-owned, single-source provider of construction, development and real-estate services. Our company caters to the industrial, commercial and residential markets in Canada. Recognized for our quality workmanship, innovative technology, open collaboration, and exceptional standards, we offer a one-stop approach to the planning, development and construction of remarkable buildings.

What you will do as a Project Administrative Assistant:

The Project Administrative assistant is an important part of the construction project team and is responsible for providing administrative support, coordinating procedures, and ensuring all documents related to the construction project are compliant. In collaboration with the project team, the incumbent will ensure to deliver quality work, on time. Be part of our team and enjoy a dynamic environment that will enable you to grow with every project!





RESPONSIBILITIES




Coordinate the administrative functions of the construction department (Taking meeting minutes, issuing purchase orders, change directives, etc.) Oversee change orders and requests for bids in collaboration with the project team members Create and organize construction documents including all health and safety compliance documents and subcontractor contracts Enter accounting data for billing purposes Manage Project Manager's calendar for the organization and coordination of team meetings Manage project close out documents Prepare and compile supplier invoices and other documents necessary for approval and processing. Match invoices to packing slips Communicate with subcontractors or the client regarding billing documents and payments Liaise with the Accounting team at head office




QUALIFICATIONS




Diploma in Administration, Secretarial, or similar discipline Minimum of 3 years' experience in a similar position, construction industry experience is considered an asset Experience/very good understanding of accounting functions Bilingual (French and English); advanced level of French required Excellent knowledge of MS Office software; Tech-savvy with various computer software's Strong teamwork abilities and ability to manage scheduling Ability to work within tight deadlines, strong time management skills and ability to prioritize in a dynamic and fast pace working environment Organized, meticulous and carries a team spirit




Broccolini is a fast-growing company that offers a multi-market approach, a dynamic working environment, a competitive compensation program and excellent benefits such as:



Group Insurance Plan (three plans to choose from) Telemedicine (24/7 access to a nurse or doctor) Employee Assistance Program Professional Training & Development Program Mentorship Program Maternity Top-Up Program Healthy lunch program at a very reasonable cost Active social, wellness and female empowerment committees (5 a 7s, wellness challenges, trainings) Free access to modern gym facilities, personal training and group classes Ample free parking Free espresso, coffee & tea



Broccolini thanks all interested applicants, however only those under consideration will be contacted.