Job Description

Overview

Affichage 25-36 (Poste regulier a temps plein)

Les enonces suivants sont destines a decrire la nature et le niveau de travail general. Ils ne representent pas une liste exhaustive de toutes les responsabilites, taches et aptitudes requises.



L'Universite Bishop's recherche un Adjoint(e) administratif(ve) - Juridique et Approvisionnement pour un poste regulier a temps plein. Se rapportant a la Directrice des services juridiques, le/la titulaire du poste joue un role cle en soutenant le departement juridique et d'approvisionnement en fournissant une assistance administrative et operationnelle complete. Ce poste combine des taches administratives generales avec des responsabilites specifiques a l'approvisionnement, assurant des processus efficaces, la conformite reglementaire et une communication fluide avec les partenaires internes et externes. La semaine de travail est de 35 heures, du lundi au vendredi avec des soirees et fins de semaine occasionnelles

Nature des taches et des responsabilites

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Soutien administratif (Juridique et Approvisionnement)

Coordonner les reunions du departement, y compris la preparation des ordres du jour et les suivis. Aider a la preparation, au suivi et a la production de rapports budgetaires du departement. Maintenir des systemes de classement numerique organises pour les documents d'approvisionnement, les contrats et les rapports. Traduire et resumer les documents lies au juridique et a l'approvisionnement (anglais et francais). Preparer des rapports internes, des presentations et des resumes statistiques. Fournir un soutien administratif general : classement, numerisation, gestion de calendrier et suivi de la correspondance. Compiler des donnees et generer des rapports internes au besoin. Surveiller et gerer les budgets de maniere ponctuelle, mensuelle et annuelle. Soutenir des projets speciaux et accomplir d'autres taches selon les besoins.

Operations d'approvisionnement

Emettre des bons de commande et autres documents lies a l'approvisionnement ; gerer les circuits de signature. Preparer des rapports conformes aux reglements gouvernementaux (ex. : reddition de comptes). Coordonner les demandes de courtier en douane et gerer la documentation de dedouanement. Maintenir des dossiers d'approvisionnement precis et soutenir les processus d'audit et de conformite. Coordonner les approbations pour les achats aux Etats-Unis et en ligne. Gerer les activites d'achats groupes et assurer la liaison avec les groupes d'achat. Gerer les exigences de rapports gouvernemental lies a l'approvisionnement.

Taches financieres et transactionnelles

Traiter les factures et les approbations pour les comptes fournisseurs. Suivre et rapprocher les depenses liees a l'approvisionnement. Effectuer d'autres taches connexes au besoin.

Qualifications et exigences

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Diplome universitaire de premier cycle. Minimum de 5 ans d'experience pertinente dans l'approvisionnement du secteur public. Bilinguisme en anglais et en francais (oral et ecrit). Maitrise de Microsoft Office 365 ; experience avec les logiciels SEAO et LAC. Solides competences organisationnelles et capacite a travailler de maniere autonome. Grande attention aux details, precision et sens des responsabilites. Esprit d'equipe et collaboration. Fait preuve de confidentialite, d'integrite, de professionnalisme et de tact en tout temps. Experience en budgetisation et en suivi financier.

A propos de l'Universite Bishop's

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Fondee en 1843, l'Universite Bishop's est situee au coeur de Lennoxville dans la region des Cantons-de-l'Est, au Quebec. Elle se distingue par son aspect residentiel et sa taille modeste, de meme que par son modele d'education liberale de haute qualite et offre principalement des programmes de 1er cycle. Situes a Sherbrooke, a environ une heure et demie de route au sud-est de Montreal, les Cantons-de-l'Est offrent une atmosphere accueillante et securitaire, des activites recreatives de plein air exceptionnelles et une excellente qualite de vie. L'Universite Bishop's est situee sur le territoire traditionnel des Abenaquis. Nous reconnaissons leur gestion de cette terre et apprecions le fait que nous sommes tous des invite.e.s sur le territoire abenakis.



Bishop's est une universite anglophone. Elle offre a ses etudiants plus de 100 programmes d'etudes dans cinq divisions : sciences humaines, sciences naturelles et mathematiques, sciences sociales, administration et education.



Le campus de 550 acres comprend 25 batiments, dont sept residences, deux bibliotheques, deux theatres, des salles de classe exceptionnelles, des laboratoires et des installations sportives, un arena, une chapelle historique, une salle de concert et une garderie. On y retrouve egalement un etang, un refuge pour la faune et un terrain de golf.

Ce que nous offrons a nos employes :

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un programme d'assurances collectives qui comprend : assurance medicament, medicale , soins de la vue et l'assistance-voyage ; des vacances genereuses ainsi qu'un conge de 10 jours entre decembre et janvier ; des horaires flexibles et la possibilite de travailler a domicile ; des tarifs preferentiels au centre sportif et au terrain de golf ; un regime de retraite a prestations determinees et/ou regime de retraite simplifie ; un programme d'aide aux employes et a la famille (PAEF) ; des initiatives en matiere de developpement durable et de bien-etre ; l'acces a des evenements culturels et educatifs en continu.

Classification: Classe 12 28.87$ a $37.70$ de l'heure ( poste non syndique)



L'Universite Bishop's applique un programme d'Acces a l'egalite en emploi issu de la Loi sur l'Acces a l'egalite en emplois des organismes publics. L'universite accueille les candidate.e.s qui s'engagent a respecter les valeurs d'equite, de diversite et d'inclusion et qui nous aideront a accroitre notre capacite en matiere de diversite et d'inclusion. Nous encourageons les candidatures de membres de groupes historiquement defavorises et marginalises, notamment les peuples autochtones, les membres des minorites visibles et ethniques, les personnes handicapees, les femmes et les personnes LGBTQ2S+.



S.V.P. faire parvenir votre

curriculum vitae ainsi qu'une lettre de presentation

, en indiquant

pour quel poste vous appliquez

a careers@ubishops.ca Ce poste restera ouvert jusqu'a ce qu'il soit pourvu



Veuillez noter que seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactees, et que des tests de selection peuvent etre administres ; merci pour l'interet manifeste. Dans le processus de recrutement, nous fournissons un soutien aux personnes handicapees afin de repondre aux besoins en prevenant et en eliminant les obstacles a l'accessibilite. Si vous necessitez de mesures d'adaptation pour participer en tant que candidat dans le processus de recrutement, veuillez contacter careers@ubishops.ca

POSTING 25-36 ( Regular full-time position)

The following statements are intended to describe the general nature and level of work performed. They are not representing an exhaustive list of all responsibilities, duties and skills required.



Bishop's University is seeking an Administrative Assistant -Legal & Procurement for a regular full-time position. Reporting to General Counsel the incumbent plays a key role in supporting the Legal & Procurement Department by providing comprehensive administrative and operational assistance. This position combines general administrative duties with procurement-specific responsibilities, ensuring efficient processes, regulatory compliance, and effective communication with both internal and external stakeholders. This position has a work week of 35 hours from Monday to Friday with occasional evenings and weekends required.

Nature of duties and responsibilities

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Administrative Support (Legal & Procurement)

Coordinate departmental meetings, including agenda preparation and follow-ups. Assist in preparing, tracking, and reporting departmental budgets. Maintain organized digital filing systems for procurement documents, contracts, and reports. Translate and summarize legal and procurement-related documents (English and French). Prepare internal reports, presentations, and statistical summaries. Provide general administrative support: filing, scanning, calendar management, and correspondence follow-ups. Compile data and generate internal reports as needed. Monitor and manage budgets on an ad hoc, monthly, and annual basis. Support special projects and perform other duties as assigned.

Procurement Operations

Issue purchase orders and other procurement-related documents; manage signature workflows. Prepare reports in compliance with government regulations (e.g., reddition de comptes*).
Coordinate customs broker requests and manage customs clearance documentation. Maintain accurate procurement records and support audit and compliance processes. Coordinate approvals for U.S. and online purchases. Manage group purchasing activities and liaise with buying groups. Handle external procurement reporting requirements to the government.

Financial and Transactional Tasks

Process invoices and approvals for accounts payable. Track and reconcile procurement-related expenditures. Perform additional related tasks as required.

Qualifications and Requirements

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Bachelor's degree. Minimum of 5 years of relevant experience in public sector procurement. Bilingual in English and French (oral and written). Proficient in Microsoft Office 365; experience with SEAO and LAC software. Strong organizational skills and ability to work independently. High attention to detail, accuracy, and accountability. Collaborative team player. Maintains confidentiality, integrity, professionalism, and tact at all times. Experience in budgeting and financial tracking.

About BU

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Founded in 1843, Bishop's is a primarily undergraduate university offering an outstanding liberal education in a small, residential setting in Quebec's Eastern Townships region. Located in Sherbrooke, about 1.5 hour drive southeast of Montreal, the Eastern Townships offers a safe and welcoming atmosphere, exceptional outdoor recreational opportunities, and a great quality of life. Bishop's University is located on the traditional and unceded territory of the Abenaki people. We acknowledge their stewardship of this land and appreciate that we are all guests on Abenaki territory.



We offer our students over 100 majors within five academic divisions: humanities, natural sciences and mathematics, social sciences, business, and education. The language of instruction at Bishop's is English.



Our 550-acre campus contains 25 buildings including seven residences, two libraries, two theatres, outstanding classrooms, laboratory and athletic facilities, an arena, a historic chapel, a music recital hall, and a daycare centre. A duck pond, wildlife refuge, and golf course are also found on campus.

What We Offer

- Employees benefit from:

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Medical, vision, health and travel insurance Generous vacation as well as a 10-day holiday break between December and January Flexible scheduling and work from home possibility Employee discounts to our sports center and Golf course Defined benefit and/or simplified pension plan Employee Family Assistance Plan (EFAP) Sustainable development and Wellness initiatives Access to ongoing cultural and educational events

Classification: Class 12 $28.87 to $37.70 per hour ( non-unionized position)



Bishop's University implements an equal access employment / program under the Act respecting equal access to employment in public bodies. The University welcomes applicants who are committed to upholding the values of equity, diversity and inclusion and who will assist us expand our capacity for diversity and inclusion. We encourage applications from members of groups that have been historically disadvantaged and marginalized, including Indigenous peoples, visible and ethnic minorities, persons living with disabilities, women and LGBTQ2S+ persons.



If interested, please submit your

curriculum vitae

and

cover letter,

including

what position you are applying for

to careers@ubishops.ca. This position will remain open until filled



Please note that only candidates selected for an interview will be contacted and testing may be required; thank you for your interest. We provide support in the recruitment processes to applicants with disabilities, including accommodation that takes into account an applicant's accessibility needs. If you require accommodation in order to participate as a candidate in the recruitment process, please contact careers@ubishops.ca