Job Description

Service: Services de bureau
Lieu: Montrxc3xa9al
Titre de poste: adjointxc2xb7e administratifxc2xb7ve
Relxc3xa8ve de: Gestionnaire, Services de bureau (Canada)
Votre rxc3xb4le
L'adjointxc2xb7e administratifxc2xb7ve soutient un groupe d'avocatxc2xb7exc2xb7s et d'adjointxc2xb7exc2xb7s juridiques en effectuant des txc3xa2ches non juridiques. Le ou la titulaire du poste fera partie de l'xc3xa9quipe de ressources en soutien administratif au Canada (AART Canada). Le poste est hybride dans la mesure oxc3xb9 il implique de remplacer la personne xc3xa0 la rxc3xa9ception et d'effectuer des txc3xa2ches lixc3xa9es aux Services de bureau.
Il s'agit d'un poste admissible aux heures supplxc3xa9mentaires et qui nxc3xa9cessite une prxc3xa9sence sur place au bureau de Montrxc3xa9al 5jours par semaine.
Vos responsabilitxc3xa9s

• Assistance dans les txc3xa2ches de facturation lixc3xa9es xc3xa0 un important client du cabinet.
• Envoi de factures aux clients.
• Rxc3xa9daction d'xc3xa9crans xc3xa9thiques.
• Prxc3xa9paration de rapports de dxc3xa9penses
• Traitement des factures dans Chrome River Invoice.
• Aide xc3xa0 la gestion de documents et xc3xa0 la prxc3xa9paration des interrogatoires et des procxc3xa8s.
• Remplacement xc3xa0 la rxc3xa9ception pendant les pauses et les congxc3xa9s.
• Gestion et transferts des appels entrants xc3xa0 la rxc3xa9ception; transfert des courriels de manixc3xa8re efficace, courtoise et professionnelle.
• Accueil des clients, des officiers de justice et autres visiteurs qui se prxc3xa9sentent xc3xa0 la rxc3xa9ception de notre cabinet et rxc3xa9pondre xc3xa0 leurs questions.
• Organisation de documents xc3xa9lectroniques dans iManage.
• Prxc3xa9paration et envoi de documents au moyen du logiciel Box.
• Assistance aux services de reprographie.
• Rxc3xa9servation de stxc3xa9nographes officiels.
• Toutes autres txc3xa2ches connexes, au besoin.

Vos compxc3xa9tences et votre expxc3xa9rience

• Diplxc3xb4me en secrxc3xa9tariat, en bureautique ou toute autre combinaison xc3xa9quivalente de formation et d'expxc3xa9rience.
• Au moins 3 annxc3xa9es d'expxc3xa9rience pertinente dans le secteur juridique ou dans un autre environnement de services professionnels.
• Bilinguisme (franxc3xa7ais et anglais) essentiel, xc3xa0 l'oral comme xc3xa0 l'xc3xa9crit, compte tenu du fait que nous recevons des appels des autres provinces canadiennes, des xc3x89tats-Unis et d'ailleurs dans le monde, ce qui nxc3xa9cessite un usage fonctionnel de l'anglais.
• Excellente connaissance de Microsoft Office, en particulier Excel, Word et Outlook.
• Grande rigueur et souci du dxc3xa9tail dans l'exxc3xa9cution des txc3xa2ches.
• Intxc3xa9rxc3xaat pour le travail avec les chiffres, les tableurs, la facturation et les txc3xa2ches administratives lixc3xa9es xc3xa0 la facturation.
• Compxc3xa9tences xc3xa9prouvxc3xa9es en matixc3xa8re d'organisation et de gestion des prioritxc3xa9s.
• Capacitxc3xa9 xc3xa0 gxc3xa9rer plusieurs txc3xa2ches simultanxc3xa9ment et xc3xa0 respecter des dxc3xa9lais serrxc3xa9s.
• Capacitxc3xa9 xc3xa0 se concentrer et xc3xa0 travailler dans un environnement dynamique.
• Aptitude xc3xa0 communiquer et xc3xa0 interagir de manixc3xa8re professionnelle avec tous les membres du personnel de Clyde&Cie.
• Sens de l'autonomie et excellent esprit d'xc3xa9quipe.
• Respect de la confidentialitxc3xa9.
• Excellente aisance dans un environnement informatisxc3xa9 (avec divers logiciels) et bonne capacitxc3xa9 xc3xa0 apprendre de nouveaux outils technologiques.

Notre cabinet
Clyde&Cie est un cabinet d'avocats mondial de premier ordre, qui se consacre aux secteurs inhxc3xa9rents au commerce international et aux activitxc3xa9s commerciales, notamment les suivants: assurance, transports, construction, xc3xa9nergie, commerce et biens de consommation. Intxc3xa9grxc3xa9 xc3xa0 l'xc3xa9chelle de la planxc3xa8te, le cabinet fournit aux entreprises xc5x93uvrant partout dans le monde une gamme complxc3xa8te de services juridiques litigieux et non litigieux et de conseils axxc3xa9s sur le commerce. Clyde&Cie s'engage xc3xa0 agir de manixc3xa8re responsable. En d'autres mots, nous nous engageons xc3xa0 xc3xa9tablir une main-d'xc5x93uvre diversifixc3xa9e et inclusive qui reflxc3xa8te la diversitxc3xa9 de nos clients et des collectivitxc3xa9s oxc3xb9 nous sommes actifs, xc3xa0 mettre xc3xa0 profit nos compxc3xa9tences juridiques pour redonner xc3xa0 la socixc3xa9txc3xa9 par l'intermxc3xa9diaire d'activitxc3xa9s pro bono, xc3xa0 soutenir les communautxc3xa9s et les organismes caritatifs, ainsi qu'xc3xa0 rxc3xa9duire notre incidence environnementale. Le cabinet compte 490associxc3xa9xc2xb7exc2xb7s, 2400avocatxc2xb7exc2xb7s, 3200professionnelxc2xb7lexc2xb7s du droit et 5500membres au total dans plus de 60bureaux principaux et affilixc3xa9s xc3xa0 l'international.
Nos valeurs
Nos valeurs sont les principes directeurs qui orientent nos dxc3xa9cisions, nous unissent dans notre travail et nous permettent de gxc3xa9nxc3xa9rer de meilleurs rxc3xa9sultats, autant pour nos clients que pour notre effectif. Voici ce que nous faisons pour y parvenir:

• Travailler dans l'unitxc3xa9 Nous formons une xc3xa9quipe internationale connectxc3xa9e de personnes talentueuses qui mettent le cabinet xc3xa0 l'avant-plan pour rxc3xa9ussir.
• Exceller avec les clients Nous visons haut et nous mettons au dxc3xa9fi d'offrir l'excellence xc3xa0 nos clients, en les gardant au cxc5x93ur de toutes nos activitxc3xa9s.
• Cxc3xa9lxc3xa9brer les diffxc3xa9rences Nous nous entraidons pour xc3xaatre au mieux et croyons que les diffxc3xa9rences favorisent une meilleure rxc3xa9ussite.
• Agir avec audace Nous cherchons de nouvelles occasions, passons xc3xa0 l'action et apprenons progressivement, en reconnaissant que notre curiositxc3xa9 stimule notre dxc3xa9veloppement et contribue xc3xa0 notre croissance.

Compxc3xa9tences propres aux services administratifs
Clyde&Cie est dxc3xa9terminxc3xa9 xc3xa0 offrir d'innombrables occasions de perfectionnement personnel et professionnel pour ses collaborateurs et collaboratrices, afin qu'ils et elles puissent devenir hautement efficaces dans leur rxc3xb4le et afin de les aider xc3xa0 rxc3xa9aliser leurs aspirations de carrixc3xa8re.
Les compxc3xa9tences en question visent xc3xa0 orienter tous les aspects des services administratifs sur le plan du dxc3xa9veloppement de carrixc3xa8re. Elles varient en fonction des niveaux et des divers secteurs d'affaires et s'inscrivent dans les domaines suivants:

• Excellence technique
• Personnel et xc3xa9quipe
• Relations avec les clients et les parties prenantes
• Offre de services et xc3xa9tat d'esprit commercial
• Efficacitxc3xa9 individuelle

Cette description de poste se lit actuellement tel qu'elle est prxc3xa9sentxc3xa9e. Toutefois, le cabinet se rxc3xa9serve le droit de la modifier de manixc3xa8re raisonnable en cas de changement aux besoins d'affaires.

Department: Workplace Services
Location: Montrxc3xa9al
Role: Administrative Assistant
Reporting to: Workplace Services Manager, Canada
The Role
The Administrative Assistant supports a group of lawyers and legal assistants by performing non legal tasks. The position incumbent will be part of the Administrative Assistant Resource Team in Canada (AART Canada). The role is hybrid in that it also entails covering at reception and handling local workplace services related tasks.
This is a non-exempt (overtime eligible) position which requires on site presence at the Montreal office 5 days a week.
Key Responsibilities

• Assisting with billing tasks related to a major client of the firm.
• Sending bills to the clients.
• Drafting ethical screens.
• Preparing expense reports.
• Processing invoices through Chrome River Invoice.
• Helping with document management and preparation for examinations and trial.
• Replacing at reception during breaks and time off.
• Answering and transferring calls while at reception; redirecting e-mails effectively in a courteous & professional manner.
• Greeting clients, judicial officers, and other visitors who come to our office's reception area and respond to any inquiries they may have.
• Filing electronic documents in iManage.
• Preparing and sending documents via Box software.
• Assisting with reprographics services.
• Booking official stenographers.
• Performing other related duties when needed.

Essential Skills & Experience

• Diploma in secretarial studies, office technology or other combination of equivalent training and experience.
• A minimum of 3 years of relevant experience in the legal sector or in another professional services environment.
• Bilingualism, French and English, verbally and in writing, at a functional level.
• Excellent knowledge of Microsoft Office, especially Excel, Word and Outlook.
• Great rigour and attention to detail in the execution of tasks.
• Interest for working with numbers, spreadsheets, billing and invoicing tasks.
• Strong organizational and prioritization skills.
• Ability to manage various tasks simultaneously and meet tight deadlines.
• Ability to focus attention and work in a dynamic environment.
• Communicating and interacting in a professional way with all Clyde & Co staff members.
• A sense of autonomy and an excellent team spirit.
• Respect for confidentiality.
• Very skilled at working in a computerized environment (with varied software) and a good aptitude for learning new software tools.

The Firm
Clyde & Co is a leading global law firm, specialising in the sectors that underpin global trade and commercial activity, namely: insurance, transport, construction, energy, trade and commodities. It is globally integrated, offering a comprehensive range of contentious and non-contentious legal services and commercially minded legal advice to businesses operating across the world. Clyde & Co is committed to operating in a responsible way. This means progressing towards a diverse and inclusive workforce that reflects the diversity of its communities and clients, using its legal skills to support its communities through pro bono work, volunteering and charitable partnerships, and minimising the impact it has on the environment. The firm has 480 partners, 2400 lawyers, 3200 legal professionals and 5000 people overall in over 60 offices and associated offices worldwide.
Our Values
Our values are the principles that guide the decisions we make, unite us in our endeavours and strengthen our delivery, for our clients and our firm. We:

• Work as one We are a globally connected team of talented people who act with a firm-first mentality to achieve success
• Excel with clients We aim high and challenge ourselves to deliver unique excellence for our clients, keeping them at the centre of everything we do
• Celebrate difference We help each other to be at our best and believe our differences result in greater achievement
• Act boldly We seek new opportunities, take action and learn as we go, recognising that curiosity drives our development and contributes to growth

Business Services Competencies
Clyde & Co is committed to providing extensive, personal and professional development opportunities for our people enabling them to be highly effective in their current role as well as assisting them to fulfil their career aspirations.
The competencies are used to inform all aspects of Business Services career development. They vary across levels and different business areas and fall under the following areas:

• Technical Excellence
• People and Team
• Client/Stakeholder Relationships
• Service Delivery and Commercial Awareness
• Personal Effectiveness

This is the job description as constituted at present; however, the Firm reserves the right to reasonably amend it in accordance with the changing needs of the business.