Job Description

About Us


St.Amant supports over 5,000 people in Manitoba with developmental disabilities, autism and acquired brain injury. We are a not-for-profit organization that offers a wide range of supports for adults, children and their families. Our over 2,000 staff follow a person centred approach and adapt to the needs of each person and each family. St.Amant is guided by its core values of Collaboration, Hospitality, Excellence and Respect.


Position Summary and Scope of Service:


Reporting to the Manager, Case Management, the Administrative Assistant provides services in accordance with the "Mission" and "Values" of St.Amant, policies and procedures of the service area, external legislation and all relevant professional standards of practice. The Administrative Assistant is familiar with and promotes a "customer service focus" in the provision of services to clients, staff and in other professional relationships.


The Administrative Assistant participates in continuous quality improvement activities, including contributing to the development, modification and implementation of service area goals, objectives, policies, procedures and standards. The Administrative Assistant provides support to staff and service area managers in a variety of administrative functions relating to the operation of the assigned service area.


The Administrative Assistant performs all duties professionally, ethically and with integrity. The Administrative Assistant takes an active role and personal responsibility for continuous learning to promote knowledge and best practices. The Administrative Assistant participates in staff development opportunities and is familiar with and adheres to all policies related to risk management and promotes and follows all safe, healthy and respectful workplace practices.

Qualifications:


Educational:


• Grade XII diploma or certificate
• Administrative Assistant or Secretarial training at a community college or career college level, with emphasis computer applications and office procedures
• Knowledge of medical terminology is an asset


Professional :


• Previous experience as an administrative assistant or secretary
• Previous experience working in a healthcare setting
• Skilled in the use of current software tools and applications including; Excel, Word, PowerPoint, Publisher, Access, and Outlook
• Experience creating and handling large, complex databases
• Proficient in the use of the full range of modern office equipment
• Experience performing a wide range of administrative/secretarial tasks
• Experience with complex record keeping and file systems
• High proficiency in and applying current best practices as they relate to office support functions, procedures, and techniques including the ability to compose correspondence, take minutes, produce large volumes of accurate and attractive documentation/materials
• Strong organizational and communication skills (written and oral)
• Demonstrated ability in developing relationships with clients and staff that are supportive and educational, and that reflect St.Amant Mission and Values
• General knowledge of Children's disAbility Services, Community Living disAbility Services and/or The Department of Education within Manitoba is an asset



Personal :


• Must be fluent, in speaking, reading and writing in both the French Language and English Language. Prior to hire, testing will be conducted
• Organized, professional and able to maintain effective interactions at all levels
• Self-motivated, confident, creative, innovative, productive, positive, energetic and collaborative
• Strong interest in process improvement; commitment to ongoing professional development and life-long learning
• Demonstrated confidential and ethical behaviour in the performance of all responsibilities
• Effective prioritization practices, efficient work methods that support due dates and required timeframes
• Ability to use good judgment in recognizing scope of authority
• Excellent written and verbal communication skills
• Flexible and able to work within a non-conventional schedule when this is of benefit to the assigned service area
• Ability to identify high risk situations and respond appropriately
• Ability to demonstrate behaviour consistent with the Mission and Values of St.Amant
• Ability to work harmoniously and contribute to effective employee and team relationships
• Ability to effectively manage variable stressors typically encountered in the workplace
• Projects a professional image
• Physically able to perform the duties of the position
• Successful completion of a satisfactory Criminal Record Check and Abuse Registry Check is required



Duties and Responsibilities


Program/Service Support :


Under the coordination of the Manager, Community Nursing Services, the Administrative Assistant provides administrative support consistent with the Mission, Values, policies, principal functions and priorities of St.Amant.


Duties include:


• Responsible for the compilation, organization, and dissemination of clinical and administrative data related to the service area and assisting in the preparation of reports and presentations in a variety of formats
• Responsible for organizing, creating and maintaining databases and electronic and paper file systems
• Organizes, prioritizes and ensures the delivery of effective, timely, courteous and professional services
• Assists management with process improvements related to the effective delivery of services
• Organizes and maintains mailboxes and collects, sorts and distributes mail in the assigned service area
• In conjunction with IT Services, provides support and basic instruction for the use of computers, telephones and other office technology
• Arranges for maintenance of basic office equipment including photocopiers, fax machine, printers, scanners and laminator
• Works on a variety of communication related projects as assigned
• Completes orders for equipment and supplies for the assigned service area and maintains a record of these
• Coordinates meetings, including scheduling and resources (i.e. room bookings, IT requirements, catering) for committee and staff meetings
• Compiles minutes for meetings
• Makes bookings for off-site meeting and catering requirements
• Stocks printers and photocopier
• Submits work orders to Environmental Services for maintenance requests
• Updates QHR with staff competencies & skills
• Consults effectively with other supports and services to ensure coordination of planning
• Develops a clear understanding of health or client record documentation standards according to specific service area policies
• Reports and documents all high risk or potentially high risk situations according to policy
• Establishes and maintains effective relationships with team members, other employees and leaders, clients, volunteers and external parties
• Works collaboratively with program and service leaders
• Exercises confidentiality and ethical practices in all work activities


The above information is intended to describe the general nature of this position and is not considered to be a complete statement of duties and responsibilities. Additional duties and responsibilities may be assigned provided they are consistent with the qualifications identified and fall within the parameters of this role.


St.Amant is a bilingual organization. Proficiency in both official languages (French/English) would be considered an asset.


St.Amant supports equitable employment practices and promotes an inclusive workforce representative of the people we support including diverse abilities, backgrounds, cultures, and identities. Applicants can request reasonable accommodations in all aspects of the selection and hiring process.


As a condition of employment, successful candidates will be required to provide a satisfactory Criminal Record Check with Vulnerable Sector Screening, Adult Abuse Registry Check, Child Abuse Registry Check and Prior Contact Check.


As a Condition of Employment, new hires must complete a series of Occupational Health checks. This includes the requirement to confirm immunization or immunity of specific communicable diseases. Successful applicants will also be required to provide proof of COVID-19 vaccination prior to start date.


We offer a competitive salary and a comprehensive benefits package that includes: Health & Dental Plans, Life Insurance Plans, Long Term Disability, Employer Paid-Employee Assistance Plan, and Employer-Matched Pension Plan.


Adjoint administratif -


Description du poste et etendue des services :


Sous la responsabilite de la gestionnaire, des services d'autisme, l'adjoint administratif ou l'adjointe administrative fournit des services conformement a la Mission et aux Valeurs de St.Amant, aux politiques et procedures specifiques a cette zone de services, a la legislation externe ainsi qu'a toutes les normes de pratique professionnelle pertinentes. L'adjoint administratif ou l'adjointe administrative connait et promeut une approche axee sur la clientele dans la fourniture de services aux clients, aux membres du personnel et toute relation professionnelle.


L'adjoint administratif ou l'adjointe administrative participe aux activites d'amelioration continue de la qualite, apportant sa contribution notamment a l'elaboration, la modification et l'application des buts, objectifs, politiques procedures et normes de cette zone de services.L'adjoint administratif ou l'adjointe administrative apporte son soutien aux membres du personnel et aux gestionnaires de cette zone de services en adoptant diverses fonctions administratives liees au fonctionnement de la zone de services assignee.


L'adjoint administratif ou l'adjointe administrative effectue toutes ses taches de maniere professionnelle, ethique et integre. L'adjoint administratif ou l'adjointe administrative adopte un role actif et s'engage personnellement dans l'apprentissage continu pour promouvoir les connaissances et les meilleures pratiques. L'adjoint administratif ou l'adjointe administrative participe aux occasions de perfectionnement donnees aux membres du personnel, connait et adhere a toutes les politiques liees a la gestion des risques, encourage et respecte toutes les pratiques en milieu de travail securitaires, saines et respectueuses.


Qualifications :


Academiques :



• Diplome ou certificat de 12e annee
• Formation d'adjoint administratif ou de secretaire niveau college communautaire ou college carriere, avec une importance apportee aux applications informatiques et aux procedures administratives
• Connaissance de la terminologie medicale est un atout



Professionnelles :


• Experience anterieure en tant qu'adjoint administratif ou secretaire
• Experience anterieure de travail dans un environnement medical
• Competence dans l'utilisation des outils et applications logiciels, notamment Excel, Word, PowerPoint, Publisher, Access et Outlook
• Experience dans la creation et l'utilisation de bases de donnees importantes et complexes
• Bonne maitrise d'une grande variete de materiel de bureau moderne
• Experience dans la realisation de taches administratives / de secretariat tres diverses
• Experience dans l'utilisation de systemes de fichiers et de tenue de registres complexes
• Bonne maitrise des meilleures pratiques et de leur application au niveau des fonctions, procedures et techniques liees au soutien administratif, notamment la capacite a rediger la correspondance, les comptes rendus, produire une grande quantite de documents precis et attrayants
• La maitrise du francais oral est obligatoire. Il faut obligatoirement passer un test de francais et obtenir au moins un B+ en expression orale et en comprehension orale pour pouvoir comprendre le francais et communiquer dans cette langue sur demande
• Solides competences organisationnelles et aptitudes en communication (ecrit et oral)
• Competence averee dans le developpement de relations avec les clients et les membres du personnel axees sur le soutien ainsi que la pedagogie, et qui refletent aussi bien la mission que les valeurs de St.Amant
• Culture generale des Services aux enfants handicapes, des Services d'integration communautaire des personnes handicapees ou du ministere de l'Education au sein du Manitoba est un atout


Personnelles :


• Personne organisee, professionnelle et capable d'entretenir des echanges efficaces a tous les niveaux, motivee, confiante, creative, innovatrice, productive, positive, dynamique et ayant un etat d'esprit collaboratif
• Interet marque pour l'amelioration des processus; engagement envers la formation professionnelle continue et l'apprentissage tout au long de la vie
• Respect de la confidentialite et comportement ethique averes dans l'execution de toutes les taches
• Pratiques de priorisation efficaces, methodes de travail efficientes respectant les echeances et periodes de temps exigees
• Capacite a faire preuve de discernement pour reconnaitre les limites des pouvoirs
• Excellentes aptitudes pour la communication orale et ecrite
• Capacite a s'adapter et a travailler selon un horaire non conventionnel quand cela sert les interets de la zone de services assignee
• Capacite a identifier les situations a haut risque et d'y reagir en consequence
• Capacite a adopter un comportement conforme a la mission et aux valeurs de St.Amant
• Capacite a travailler de maniere harmonieuse et d'entretenir des relations efficaces avec les membres du personnel et l'equipe
• Capacite a gerer efficacement les facteurs de stress rencontres typiquement sur le lieu de travail
• Renvoyer une image professionelle
• Physiquement capable d'executer les taches liees au poste
• Verification satisfaisante du casier judiciaire et du registre des mauvais traitements obligatoire


Taches et responsabilites :


Soutien du programme / service :

Sous la coordination de le gestionnaire des services de cas, l'adjoint administratif ou l'adjointe administrative apporte un soutien administratif conforme a la mission, aux valeurs, politiques, fonctions et priorites de St.Amant.



Taches :


• Responsable de la collecte, organisation et diffusion des donnees medicales et administratives liees a la zone de services et aider a preparer les rapports et presentations dans divers formats
• Responsable de l'organisation, creation et tenue a jour des bases de donnees ainsi que des systemes de fichier electronique et de dossier papier
• Organiser, prioriser et assurer une prestation de services dans les delais, efficace, courtoise et professionnelle
• Aider la direction a ameliorer les processus au niveau de l'efficacite de la prestation des services
• Organiser et entretenir les boites aux lettres, receptionner, trier et distribuer le courrier au sein du service assigne
• En liaison avec le service informatique, apporter son aide et donner des instructions de base pour l'utilisation d'ordinateurs, telephones et autres technologies de bureau
• Organiser l'entretien du materiel de bureau de base notamment les photocopieurs, telecopieur, imprimantes, scanneurs et machine a plastifier
• Travailler sur divers projets en lien avec la communication tels qu'assignes
• Realiser les commandes pour le materiel et les fournitures du service et tenir un registre de ces commandes
• Coordonner les reunions, y compris la programmation et les ressources (c.-a-d. reservation de salle, besoins informatiques, restauration) pour les reunions de comite et du personnel
• Compiler le compte rendu pour les reunions
• Effectuer les reservations pour toute reunion en dehors du lieu de travail y compris pour la restauration
• Approvisionner les imprimantes et photocopieurs
• Soumettre aux services environnementaux les bons de commande pour les demandes d'entretien
• Tenir a jour le programme QHR au niveau des competences et habiletes des membres du personnel
• S'entretenir efficacement avec les autres soutiens et services pour assurer la bonne coordination de la planification
• Acquerir une bonne comprehension des normes concernant la documentation medicale ou les fiches clients conformement aux politiques propres a chaque zone de services
• Rendre compte de toutes les situations a haut risque ou pouvant potentiellement l'etre conformement a la politique
• Etablir et entretenir de bonnes relations avec les membres de l'equipe, les autres employes et chefs, les clients, les benevoles ainsi que les intervenants exterieurs
• Travailler en collaboration avec les chefs de programme et de service
• Assurer la confidentialite et adopter des pratiques ethiques dans toutes les activites professionnelles


Effectuer les autres taches qui lui sont assignees


La personne retenue doit egalement se soumettre a une verification satisfaisante de casier judiciaire (avec filtrage du secteur vulnerable) et des registres concernant les enfants et les adultes victimes de mauvais traitements.


Comme condition d'emploi, les nouvelles recrues doivent se soumettre a une serie de verifications en matiere de sante au travail. Elles doivent notamment confirmer leur immunisation ou immunite contre certaines maladies transmissibles. Les candidats retenus doivent egalement fournir une preuve de vaccination contre la COVID-19 avant la date du debut de l'emploi.


St.Amant adopte des pratiques d'emploi equitables et favorise la formation d'un personnel inclusif et representatif des personnes que nous soutenons, notamment au niveau de la diversite des aptitudes, experiences, cultures et identites. Les candidates et candidats peuvent demander des amenagements raisonnables dans tous les aspects du processus de selection et d'embauche.


Fidele a la Politique des services en langue francaise, St.Amant est engage a offrir ses services en francais et en anglais dans des zones francophones designees de programmes et de services.