Job Description

English to follow

Adjoint(e) administratif(ve), Services juridiques

Faites partie d'un groupe qui priorise la securite avant tout et qui valorise l'inclusion. Joignez-vous a une entreprise mondiale de premier plan oeuvrant sur 5 continents Poste permanent base a Montreal, Quebec, en mode hybride

Au sujet du poste

Trouver de meilleures facons(TM) de fournir les materiaux dont le monde a besoin.


Nous sommes a la recherche d'un(e) Adjoint(e) administratif(ve) afin d'assister l'equipe des Services juridiques dans son role de fournir des conseils de natures juridique et strategique a la direction et aux differentes equipes du groupe Aluminium de Rio Tinto, dans ses fonctions administratives et professionnelles.


Relevant du Directeur general, Services juridiques, Aluminium, Operations Atlantique et travaillant au sein d'une equipe dynamique dans un environnement passionnant et en constante evolution, vous aurez les responsabilites suivantes :

Servir de point de contact avec la haute direction et les divers services du groupe d'affaire Aluminium et des autres fonctions de Rio Tinto a travers le monde, afin de repondre aux diverses demandes de facon autonome et de maintenir la bonne relation et l'excellente reputation du groupe aupres de Rio Tinto, ainsi que nos partenaires d'affaires externes; Preparer, reviser et mettre en forme divers documents, incluant des lettres, contrats, presentations, sommaires, tableaux, documents de formation, etc, en francais et anglais; Effectuer des taches administratives generales comme la gestion de la facturation des cabinets d'avocats, des comptes de depenses, des agendas, de la documentation juridique, bases de donnees, le suivi des signatures electroniques ou papiers de documents, etc., en utilisant entre autres les logiciels et outils technologiques disponibles, dont ceux developpes par Rio Tinto; Coordonner la logistique des reservations de voyages, de reunions, rencontres et evenements internes et externes; Etre en mesure de gerer et regler des situations problematiques, en assistant et facilitant le travail des membres de l'equipe lorsque survient un probleme afin de trouver une solution en utilisant les ressources internes autant qu'externes a Rio Tinto; Participation active a l'ensemble du processus de recrutement de nouveaux etudiants, stagiaires et autres membres de l'equipe et executer des taches de coordination et d'integration a cet egard; Contribuer a assurer un haut niveau de qualite de communication entre les membres de l'equipe et vehiculer un esprit de travail positif malgre les nombreux defis;

Votre contribution

Pour que votre candidature soit prise en consideration, les exigences sont les suivantes :

Engagement envers votre propre securite et celle de l'equipe; Competences interpersonnelles demontrees et capacite a travailler en collaboration ainsi qu'a etablir et a entretenir des relations durables, de concert avec des equipes collaboratives et multidisciplinaires a tous les niveaux, en ayant a coeur la reussite de l'equipe et de l'entreprise; Excellentes competences en matiere d'organisation, de gestion du temps et d'etablissement des priorites, en etant engage a simplifier et optimiser le travail de votre equipe; Detenir un diplome en administration, comptabilite ou bureautique, ou dans un domaine similaire; Posseder une experience pertinente dans un poste similaire; Maitriser la suite d'application Microsoft, etre en mesure d'apprivoiser et maitriser les outils developpes a l'interne pour le suivi et le paiement des frais d'avocats, la gestion des documents juridiques, demandes de requisitions internes (TI, RH et autres) - SAP un atout; Pouvoir mettre a profit les outils d'intelligence artificielle pour offrir un soutien a l'equipe et avoir une curiosite pour des applications plus larges de l'IA. Etre en mesure de preparer de bonnes presentations avec Power Point et autres outils; Assister l'equipe dans certaines taches juridiques simples, telle la preparation de documents corporatifs (resolutions, procurations, etc.) et de certains contrats, ainsi que des recherches juridiques, en utilisant les outils appropries; Faire preuve d'initiative, d'une grande autonomie et d'une bonne capacite d'apprentissage; Faire preuve de discretion et de professionnalisme pour gerer des informations sensibles et maintenir la confidentialite, incluant la tenue de registres de confidentialite; et Maitriser le francais et l'anglais a l'oral et a l'ecrit de maniere impeccable. Rio Tinto est une entreprise mondiale et les fonctions de ce poste exigent une collaboration quotidiennement avec des collegues, des equipes et des partenaires bases a l'exterieur du Quebec.

Ce que nous offrons

Obtenez la reconnaissance de vos contributions, de votre capacite de reflexion et de votre travail rigoureux et assidu, et la satisfaction de savoir que vous avez aide le monde a progresser.

Environnement de travail stimulant et convivial au sein d'une equipe pour laquelle la securite et la sante sont en tout temps des priorites absolues; Occasions de developpement de carriere et aide a la formation pour realiser vos aspirations sur le plan technique et du leadership; Salaire de base concurrentiel etabli en fonction de vos competences et de votre experience, et programme incitatif annuel; Acces en tout temps a des programmes de sante/medicaux favorables a la famille, a des regimes de retraite et d'epargne, et un regime d'actionnariat interessant; Conges pour divers motifs (vacances/annuels, conge parental paye, conges de maladie); et Rabais pour les employes.

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Administrative Assistant, Legal

Be part of a group that puts safety first and values inclusion Join a leading global company operating on five continents Permanent hybrid role based in Montreal, Quebec

About the role

Finding better ways(TM) to provide the materials the world needs.


We are looking for an administrative assistant to support the Legal Team in providing legal and strategic advice to management and various teams of the Rio Tinto Aluminium Group.


Reporting to the General Manager, Legal, for the Atlantic Operations division of the Aluminium Group, you'll be part of a dynamic team in an exciting, fast-paced environment. Your responsibilities will be to:

Serve as a point of contact for senior management and various departments within the Aluminium business group and other Rio Tinto functions around the world, independently respond to various requests, maintain the group's excellent reputation, and foster good relationships with Rio Tinto and our external business partners. Prepare, review, and format documents, including letters, contracts, presentations, summaries, tables, and training documents, in French and English. Perform general administrative tasks--managing law firm invoices, expense accounts, diaries, legal documentation, and databases and tracking electronic or paper document signatures, etc.--using available software programs and technological tools, including ones developed by Rio Tinto. Coordinate the logistics of travel arrangements, meetings, gatherings, and internal and external events. Manage and resolve problematic situations by assisting team members and making their work easier when a problem arises, using both internal and external Rio Tinto resources to find a solution. Play an active role throughout the recruitment process for new students, interns, and other team members by coordinating activities and performing onboarding tasks. Help ensure high-quality communication between team members and model a positive work ethic in the face of challenges.

What you'll bring

To be successfully considered for this role, you will have:

A commitment to your own safety and that of the team Demonstrated interpersonal skills and the ability to collaborate with multidisciplinary teams across all levels to build and maintain lasting relationships, focusing on the success of the team and the company Excellent organisational, time management, and prioritisation skills with a strong commitment to simplifying and optimizing your team's work. A degree in administration, accounting, office automation, or a similar field Relevant experience in a similar position Proficiency in Microsoft Office as well as the ability to learn and master internally developed tools for tracking and paying legal fees, managing legal documents, and processing internal requests (e.g., from IT and HR); SAP experience is an asset Ability to leverage artificial intelligence tools to support the team, with a curiosity for broader applications of AI The ability to prepare effective presentations using PowerPoint and other tools The ability to assist the team with certain simple legal tasks, such as preparing corporate documents (e.g., resolutions and powers of attorney) and certain contracts, and to conduct legal research using the appropriate tools A sense of initiative, strong ability to work independently, and good learning capacity Demonstrated discretion and professionalism when handling sensitive information and maintaining confidentiality, including confidentiality records Fluency in spoken and written French and English; Rio Tinto is a global company, and the duties of this position require daily collaboration with colleagues, teams, and partners based outside Quebec

What we offer

Be recognised for your contribution, critical thinking, and hard work and go home knowing you've helped the world progress. A stimulating and friendly work environment with a team that always puts health and safety first Career development and education assistance to further your technical or leadership ambitions A competitive base salary reflective of your skills and experience, along with an annual incentive programme Ongoing access to family-friendly health and medical programmes, pension and savings plans, and an attractive share ownership plan Leave for all of life's reasons (vacation/annual, paid parental, and sick leave) Exclusive employee discounts

About Rio Tinto

Rio Tinto is a leading global mining and materials company. We operate in 35 countries where we produce iron ore, copper, aluminium, critical minerals, and other materials needed for the global energy transition and for people, communities, and nations to thrive.


We have been mining for 150 years and operate with knowledge built up across generations and continents. Our purpose is finding better ways to provide the materials the world needs - striving for innovation and continuous improvement to produce materials with low emissions and to the right environmental, social and governance standards. But we can't do it on our own, so we're focused on creating partnerships to solve problems, create win-win situations and meet opportunities.

Every Voice Matters

At Rio Tinto, we particularly welcome and encourage applications from Indigenous Peoples, women, the LGBTQIA2 community, mature workers, people with disabilities and people from different cultural backgrounds.


We are committed to an inclusive environment where people feel comfortable to be themselves. We want our people to feel that all voices are heard, all cultures respected and that a variety of perspectives are not only welcome - they are essential to our success. We treat each other fairly and with dignity regardless of race, gender, nationality, ethnic origin, religion, age, sexual orientation or anything else that makes us different.

A propos de Rio Tinto

Rio Tinto est un chef de file mondial du secteur des societes minieres et des materiaux. Nous sommes etablis dans 35 pays ou nous produisons du minerai de fer, du cuivre, de l'aluminium, des mineraux critiques et d'autres materiaux necessaires a la transition energetique mondiale et a la prosperite des personnes, des communautes et des nations.


Nous exercons nos activites depuis 150 ans, en nous appuyant sur les connaissances accumulees au fil des generations et sur les differents continents. Notre mission - trouver de meilleures facons de fournir les materiaux dont le monde a besoin - nous guide dans notre quete d'innovation et d'amelioration continue, dans le but de fabriquer des produits a faibles emissions et repondant aux bonnes normes environnementales, sociales et de gouvernance. Mais comme nous ne pouvons pas y arriver seuls, nous nous attachons a creer des partenariats nous permettant de resoudre des problemes, de creer des situations mutuellement avantageuses et de saisir des occasions.

Chaque voix compte

Chez Rio Tinto, nous accueillons favorablement et encourageons les candidatures d'Autochtones, de femmes, de membres de la communaute LGBTQ2S+, de travailleurs ages, de personnes handicapees et de representants d'origines diverses.


Nous sommes determines a creer un milieu inclusif ou les employes se sentent a l'aise d'etre eux-memes. Nous souhaitons de plus que chacun ait l'impression que sa voix compte, que toutes les cultures sont respectees et que les points de vue, aussi varies soient-ils, sont non seulement bienvenus, mais egalement essentiels a notre succes. Nous nous traitons mutuellement avec equite et dignite, sans egard a la race, au genre, a la nationalite, a l'origine ethnique, a la religion, a l'age, a l'orientation sexuelle ou a tout autre aspect distinctif.