Job Description

***English version follows ***
Adjoint(e) administratif(ve), Projets MD - Aluminium
Faites partie d'un groupe axe sur la securite qui valorise l'inclusion
Joignez-vous a une entreprise mondiale de premier plan
Poste permanent hybride base a Montreal (Quebec)
Au sujet du poste
Trouver de meilleures facons(TM) de fournir les materiaux dont le monde a besoin.
Nous sommes a la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(ve) proactif(ve) et hautement organise(e) pour soutenir l'equipe Projets MD - Aluminium au sein de la fonction D&T. Ce role est essentiel pour assurer le bon fonctionnement des operations administratives, appuyer la coordination des projets et maintenir une communication efficace entre les parties prenantes internes et externes.
Relevant de Projets MD - Aluminium, et travaillant au sein d'une communaute collaborative, d'un environnement stimulant et interessant, vous aurez les fonctions suivantes :
Fournir un soutien administratif complet a l'equipe Projets MD, notamment la gestion du calendrier, les dispositions en matiere de deplacements, la coordination des reunions et le traitement des depenses.
Preparer, mettre en forme et reviser des documents tels que des rapports, des presentations, des contrats et de la correspondance, en anglais et en francais.
Coordonner la logistique des reunions, ateliers et evenements internes et externes.
Gerer les flux de documents, y compris le suivi des approbations, tout en assurant la confidentialite des informations sensibles.
Appuyer les activites d'integration des nouveaux membres de l'equipe et contribuer a la coordination du recrutement.
Fournir un soutien aux taches liees aux projets, telles que le suivi des donnees, la production de rapports et la liaison avec les equipes interfonctionnelles.
Utiliser les systemes internes (p. ex. : SAP, SharePoint, RTTMS) et les outils d'IA afin de rationaliser les processus administratifs.
Favoriser un environnement d'equipe collaboratif et inclusif, contribuant a une culture de travail positive.
Votre contribution
Engagement envers votre securite et celle de votre equipe
Un diplome en administration, en gestion de bureau ou dans un domaine connexe.
Un minimum de 3 a 5 ans d'experience dans un role administratif similaire, idealement au sein d'une organisation mondiale.
De solides competences en organisation et en gestion du temps, avec une grande attention aux details.
Une maitrise de la suite Microsoft Office et la capacite d'apprendre les systemes internes (SAP, RTTMS, SharePoint).
D'excellentes competences en communication en anglais et en francais, tant a l'ecrit qu'a l'oral.
Discretion et professionnalisme dans la gestion des informations confidentielles.
La maitrise du francais a l'oral et a l'ecrit et connaissance de base de l'anglais. Rio Tinto est une entreprise mondiale et les fonctions de ce poste pourraient necessiter une collaboration avec des collegues, des equipes ou des partenaires bases a l'exterieur du Quebec.
Ce que nous offrons
Obtenez la reconnaissance de vos contributions, de votre capacite de reflexion et de votre travail acharne, et la satisfaction de savoir que vous avez aide le monde a progresser.
Environnement de travail au sein duquel la securite est toujours la priorite absolue
Occasions de developpement de carriere et aide a la formation pour realiser vos aspirations sur le plan technique et du leadership
Salaire de base concurrentiel etabli en fonction de vos competences et de votre experience, et programme incitatif annuel
Acces en tout temps a des programmes de sante/medicaux favorables a la famille, et a des regimes de retraite et d'epargne
Regime d'actionnariat interessant
Conges pour divers motifs (vacances/annuels, conge parental paye, conges de maladie)
Rabais pour les employes
Emplacement du poste
Un bureau moderne situe au centre-ville de Montreal offrant une vue panoramique sur le Vieux-Port et le Mont Royal, un espace de travail soigneusement concu qui comprend des zones collaboratives et des espaces prives, un jardin sur le toit et une cour qui se transforme en bassin reflechissant en ete et en patinoire en hiver.
Des repas du midi subventionnes tous les jours, un acces illimite a du cafe et a une large selection de thes, ainsi que des fruits frais disponibles chaque semaine a chaque etage.
Un eventail de commodites sur place, notamment un centre medical, des services de massage, une garderie pour les enfants des employe(e)s et des equipements axes sur le bien-etre, tels que des cours de conditionnement physique gratuits, une salle de meditation et des evenements culturels tout au long de l'annee qui favorisent un equilibre sain entre vie professionnelle et vie privee.
#FR
Administrative Assistant, MD Projects Aluminum
Be part of a group that puts safety first and values inclusion
Join a leading global company
Permanent hybrid role based in Montreal, Quebec
About the role
Finding better ways(TM) to provide the materials the world needs.
We are looking for a proactive and highly organized Administrative Assistant to support the MD Projects Aluminum team within the D&T function. This role is pivotal in ensuring smooth administrative operations, supporting project coordination, and maintaining effective communication across internal and external stakeholders.
Reporting to the MD Projects Aluminum, and working in a collaborative community, a challenging and exciting environment, you will:
Provide comprehensive administrative support to the MD Projects team, including calendar management, travel arrangements, meeting coordination, and expense processing.
Prepare, format, and review documents such as reports, presentations, contracts, and correspondence in both English and French.
Coordinate logistics for internal and external meetings, workshops, and events.
Manage document workflows, including tracking approvals and maintaining confidentiality of sensitive information.
Support onboarding activities for new team members and contribute to recruitment coordination.
Assist in project-related tasks such as data tracking, reporting, and liaising with cross-functional teams.
Use internal systems (e.g., SAP, SharePoint, RTTMS) and AI tools to streamline administrative processes.
Foster a collaborative and inclusive team environment, contributing to a positive workplace culture.
What you'll bring
A commitment to the safety of yourself and your team
Diploma in administration, office management, or a related field.
Minimum 3-5 years of experience in a similar administrative role, ideally within a global organization.
Strong organizational and time management skills with attention to detail.
Proficiency in Microsoft Office Suite and ability to learn internal systems (SAP, RTTMS, SharePoint).
Excellent communication skills in English and French, both written and spoken.
Discretion and professionalism in handling confidential information.
Fluency in written and spoken French and basic knowledge of English. Rio Tinto is a global company, and the duties of this position may require collaboration with colleagues, teams, or partners based outside Quebec.
What we offer
Be recognized for your contribution, your thinking and your hard work, and go home knowing you've helped the world progress.
A work environment where safety is always the number one priority
Career development & education assistance to further your technical or leadership ambitions
A competitive base salary reflective of your skills and experience with annual incentive program
Ongoing access to family-friendly health and medical programs, pension and savings plans
Attractive share ownership plan
Leave for all of life's reasons (vacation/annual, paid parental, sick leave)
Exclusive employee discounts
Where you'll be working
A modern downtown Montreal office with panoramic views of the Old Port and Mount Royal, a thoughtfully designed workspace that includes collaborative areas and private booths, a rooftop garden, and a courtyard that becomes a reflecting pool in summer and a skating rink in winter
Daily subsidized lunches, all-day access to free coffee and a wide selection of teas, and fresh fruit available weekly on every floor
On-site amenities including a medical center, massage services, daycare for employees' children, and wellness-focused features such as free fitness classes, a meditation room, and year-round cultural events that promote a healthy work-life balance.
#LI-HYBRID
About Rio Tinto
Rio Tinto is a leading global mining and materials company. We operate in 35 countries where we produce iron ore, copper, aluminium, critical minerals, and other materials needed for the global energy transition and for people, communities, and nations to thrive.
We have been mining for 150 years and operate with knowledge built up across generations and continents. Our purpose is finding better ways to provide the materials the world needs - striving for innovation and continuous improvement to produce materials with low emissions and to the right environmental, social and governance standards. But we can't do it on our own, so we're focused on creating partnerships to solve problems, create win-win situations and meet opportunities.
Every Voice Matters
At Rio Tinto, we particularly welcome and encourage applications from Indigenous Peoples, women, the LGBTQIA2 community, mature workers, people with disabilities and people from different cultural backgrounds.
We are committed to an inclusive environment where people feel comfortable to be themselves. We want our people to feel that all voices are heard, all cultures respected and that a variety of perspectives are not only welcome - they are essential to our success. We treat each other fairly and with dignity regardless of race, gender, nationality, ethnic origin, religion, age, sexual orientation or anything else that makes us different.
A propos de Rio Tinto
Rio Tinto est un chef de file mondial du secteur des societes minieres et des materiaux. Nous sommes etablis dans 35 pays ou nous produisons du minerai de fer, du cuivre, de l'aluminium, des mineraux critiques et d'autres materiaux necessaires a la transition energetique mondiale et a la prosperite des personnes, des communautes et des nations.
Nous exercons nos activites depuis 150 ans, en nous appuyant sur les connaissances accumulees au fil des generations et sur les differents continents. Notre mission - trouver de meilleures facons de fournir les materiaux dont le monde a besoin - nous guide dans notre quete d'innovation et d'amelioration continue, dans le but de fabriquer des produits a faibles emissions et repondant aux bonnes normes environnementales, sociales et de gouvernance. Mais comme nous ne pouvons pas y arriver seuls, nous nous attachons a creer des partenariats nous permettant de resoudre des problemes, de creer des situations mutuellement avantageuses et de saisir des occasions.
Chaque voix compte
Chez Rio Tinto, nous accueillons favorablement et encourageons les candidatures d'Autochtones, de femmes, de membres de la communaute LGBTQ2S+, de travailleurs ages, de personnes handicapees et de representants d'origines diverses.
Nous sommes determines a creer un milieu inclusif ou les employes se sentent a l'aise d'etre eux-memes. Nous souhaitons de plus que chacun ait l'impression que sa voix compte, que toutes les cultures sont respectees et que les points de vue, aussi varies soient-ils, sont non seulement bienvenus, mais egalement essentiels a notre succes. Nous nous traitons mutuellement avec equite et dignite, sans egard a la race, au genre, a la nationalite, a l'origine ethnique, a la religion, a l'age, a l'orientation sexuelle ou a tout autre aspect distinctif.

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