Job Description

Description du poste:

McCarthy Tetrault est un cabinet d'avocats canadien qui offre une gamme complete de solutions juridiques et commerciales a ses clients au Canada et dans le monde entier. Chez McCarthy Tetrault, nous offrons des possibilites de carriere stimulantes et enrichissantes dans nos bureaux de Toronto, Montreal, Quebec, Calgary et Vancouver. Nous sommes ravis d'avoir ete selectionnes pour la onzieme annee consecutive en 2023 comme l'un des 100 meilleurs employeurs du Canada et d'avoir obtenu la distinction de l'un des meilleurs employeurs pour la diversite au Canada pour la treizieme annee consecutive en 2025.Notre culture est fondee sur l'excellence professionnelle, la collaboration, l'innovation, le leadership eclaire et l'esprit d'entreprise. Nous encourageons l'inclusion sous toutes ses formes et nous fournissons les outils et les opportunites necessaires pour aider nos collaborateurs a developper leur plein potentiel.

Nous recrutons un(e)

adjointe(e) administratif(ve) juridique bilingue

pour rejoindre notre equipe dans notre bureau de

Montreal

. Le candidat retenu doit avoir 1 a 3 ans d'experience pertinente, de preference dans le domaine juridique, et sera charge de fournir un soutien aux membres de l'equipe dans divers groupes de pratique, de gerer les demandes, et de fournir un soutien et une production de documents de base. Les employes de McCarthy Tetrault beneficient d'un environnement de travail hybride avec 3 jours au bureau par semaine.



L'employe(e) qui occupera ce poste fera partie d'une equipe bilingue et sera amene(e) a travailler sur des documents en francais ou en anglais pour des avocats, des clients ou des professionnels qui ne comprennent et ne communiquent qu'en anglais ou en francais. Certaines demandes seront envoyees uniquement en francais ou en anglais, il est donc necessaire au bon fonctionnement des operations d'avoir des employes bilingues disponibles en tout temps afin de repondre aux demandes. Le bilinguisme (francais et anglais) et donc requis pour ce poste.

A titre d'Adjoint(e) Administratif(ve) Juridique , vous aurez les responsabilites suivantes:

GeneralesCollaborer de maniere harmonieuse avec les membres de l'equipe pour fournir une assistance complete pour tout ce qui est lie au tri et a la gestion des demandes. Faire preuve de rapidite pour repondre aux questions, respecter systematiquement les delais fixes et favoriser une cooperation harmonieuse entre les divers services et personnes au sein du cabinet. Gerer de maniere efficace les variations de flux de travail avec peu de supervision. Superviser la gestion des demandes, etablir les priorites de travail et assurer la bonne coordination pour le completer a temps. Repondre aux questions relatives aux processus et aider les teneurs de temps a resoudre leurs problemes selon leur domaine d'expertise et leurs responsabilites. Assurer la liaison avec les autres ressources de soutien du cabinet et leur envoyer les demandes le cas echeant pour assurer l'utilisation efficace et appropriee des ressources. S'assurer d'effectuer le suivi des demandes avec precision dans le systeme de flux de travail. Fournir un soutien d'appoint au sein du Centre de ressources. Ameliorer de maniere continue ses connaissances professionnelles et ses competences techniques grace a une participation active au sein de l'equipe. Partager les connaissances, les informations et faire du mentorat aupres des personnes concernees et des membres de l'equipe dans le but de creer un environnement positif et collaboratif. Assurer le controle de la qualite de son propre travail, en posant des questions precises le cas echeant, et reviser le travail des autres. Fournir un soutien a des avocats appartenant a des groupes de pratique specifiques, selon les besoins, afin de maintenir le soutien apporte par les Services de soutien juridique du cabinet et d'assurer la continuite des operations juridiques ainsi que la satisfaction des clients. Accomplir toutes autres taches, en fonction des besoins.
Soutien operationnel et administratifCollaborer avec les clients du Centre de ressources pour traiter les depenses des teneurs de temps en creant des rapports de depenses conformement aux lignes directrices etablies par le cabinet. Soumettre et traiter les cheques et les factures des fournisseurs et des tiers parties au nom des teneurs de temps dans le systeme du cabinet. Fournir un soutien administratif, notamment imprimer, numeriser, telecopier, photocopier, archiver, sauvegarder et modifier le nom des documents dans le systeme de gestion des documents du cabinet, preparer les cahiers, copier les documents sur des CD ou des cles USB, saisir les donnees dans la base de donnees et telecharger ou televerser des fichiers provenant de l'Internet ou de bases de donnees. Travailler avec le service Gestion des dossiers pour creer, tenir a jour et sauvegarder les dossiers des clients conformement aux politiques et aux lignes directrices du cabinet.
Documents (soutien fondamental)Rediger, effectuer les corrections et le formatage de base et reviser la correspondance, les memos, les documents relatifs aux transactions importantes, les rapports, les formulaires, les etiquettes, etc. Corriger les projets de documents et s'assurer que le formatage, l'orthographe et la grammaire sont adequats et que le texte est clair. Preparer les documents juridique simples pour la Cour.
Soutien aux avocat(e)s et aux clientsAider les clients du Centre de ressources pour tout ce qui est lie a la reservation de voyages, a la preparation des itineraires en tenant compte de leurs preferences, notamment la reservation des billets d'avion, des chambres d'hotel, du transport terrestre et des repas. Mettre a jour de facon reguliere les noms et les adresses des clients dans la base de donnees de clients. Aider divers groupes de pratique dans le cadre de la preparation de documents juridiques en s'assurant de tenir compte des exigences etablies par le groupe de pratique. Maintenir un bon niveau de connaissance de la terminologie juridique, des reglements et procedures des tribunaux ainsi que de la terminologie medicale, s'il y a lieu.

Le ou la candidat(e) ideal(e) se distinguera par le profil suivant :

Diplome postsecondaire dans un programme d'adjoint(e) juridique, d'adjoint(e) de direction ou d'adjointe ou d'adjoint administratif. Une a trois annees d'experience de travail pertinente acquise preferablement dans le domaine juridique ou d'autres services professionnels. Competences de niveau intermediaire dans l'utilisation de la suite Microsoft (Outlook, Word, Excel, PowerPoint). Acquerir et maintenir une comprehension approfondie des politiques operationnelles du cabinet, des processus et de la technologie propre au cabinet. Posseder de solides competences en traitement de texte, en orthographe, en redaction et en revision. Travailler efficacement avec les autres membres de l'equipe et faire preuve de tact, de respect et de professionnalisme dans toutes les interactions. Fournir un niveau eleve de service aux collegues et aux clients (sur une base restreinte/ selon les besoins lies a des demandes specifiques). Faire preuve d'un grand sens de l'organisation lorsqu'il s'agit d'evaluer les priorites et d'accomplir les taches; demontrer de solides aptitudes en gestion de temps et une bonne capacite a completer plusieurs taches en meme temps et a travailler sous pression pour respecter les delais serres. Faire preuve d'une bonne ecoute pour etre en mesure de bien cerner les besoins des clients et des collegues; poser des questions pour clarifier les attentes, chercher a bien saisir les situations, les problemes et les preoccupations. Faire preuve de reactivite a l'egard des demandes des clients et des collegues et les tenir informes des progres effectues dans le traitement de leurs demandes; capacite a identifier et adresser en temps opportun les obstacles pouvant nuire a l'atteinte du resultat souhaite.

McCarthy Tetrault offre aux membres de son equipe:

Des avantages sociaux exceptionnels des le premier jour incluant une couverture d'assurance collective payee par le cabinet, un programme de bien-etre et une allocation de depenses en technologie. Une remuneration concurrentielle, le paiement des heures supplementaires et des conges genereux, y compris une journee de conge pour activites benevoles et une journee de conge pour votre fete. Des occasions de croissance et de perfectionnement professionnel a tous les echelons, selon une culture qui encourage et valorise pleinement la retroaction fondee sur le dialogue. La possibilite de s'impliquer frequemment dans la communaute et un engagement envers l'equite, la diversite et l'inclusion.
Une culture axee sur la collaboration et la cohesion ou les avocats et les equipes commerciales travaillent de concert a un objectif commun.

Comment postuler :

Nous encourageons les candidat(e)s externes a postuler en ligne et les candidat(e)s internes a postuler directement via notre portail de carriere interne sur Espresso. Nous nous rejouissons de recevoir votre candidature. Nous remercions tous les candidat(e)s de leur interet a l'egard de McCarthy Tetrault; cependant, seul(e)s les candidat(e)s selectionne(e)s seront contacte(e)s. Nous regrettons de ne pouvoir repondre individuellement a tous les candidat(e)s. McCarthy Tetrault souscrit au principe de l'egalite d'acces a l'emploi et favorise un milieu de travail inclusif, equitable et accessible. Nous vous encourageons a communiquer avec nous si vous avez besoin d'un accommodement dans le cadre du processus de recrutement.