Job Description

ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(VE) D'UNE COOPERATIVE D'HABITATION

Temps partiel, 25 h/semaine

Sous la supervision du gestionnaire, le ou la titulaire du poste sera charge(e) de fournir un soutien administratif et de coordonner la gestion des activites liees au bon fonctionnement administratif de la cooperative. La personne retenue sera responsable de l'organisation et du controle de certaines activites liees a la gestion des ressources financieres et materielles, et de la gestion des programmes de la cooperative.

DESCRIPTION DES FONCTIONS

GESTION FINANCIERE

Recevoir et deposer les frais de logement, les depots de securite et les autres depots (sommes versees par la ville d'Ottawa, etc.).

Delivrer les avis de paiement en souffrance d'arrieres.

Etablir les frais dus par les membres ayant cause des dommages a leur logement.

Examiner, preparer et soumettre les factures pour paiement.

ADMINISTRATION

Assurer la correspondance en repondant aux lettres, aux courriels et aux demandes de renseignements de nature courante.

Rediger divers avis et notes de service d'interet general a l'intention des membres et veiller a ce que ces documents leur soient distribues.

Repondre aux demandes de renseignements par telephone, par courriel et en personne en fournissant des renseignements generaux et en dirigeant les demandes vers les sources d'information appropriees.

Tenir les dossiers administratifs des membres et mettre a jour les bases de donnees.

Preparer les ordres du jour des reunions du conseil d'administration et de ses comites, assister a ces reunions et en rediger les proces-verbaux.

Planifier et organiser les assemblees generales et autres evenements de la cooperative.

GESTION IMMOBILIERE

Repondre aux demandes d'entretien des membres et coordonner les reparations avec le personnel d'entretien.

Mettre a jour les bases de donnees et les dossiers sur les logements, les demandes de travaux, les travaux effectues, etc.

Obtenir des devis et surveiller les travaux effectues par les fournisseurs.

Assurer la liaison entre les fournisseurs, le conseil d'administration et le gestionnaire.

Aider le comite d'entretien pour l'inspection annuelle des logements et le suivi de l'inspection.

Allouer les places de stationnement et en tenir un registre.

Controler le systeme d'allocation de cles.

SERVICES AUX MEMBRES

Fournir des renseignements aux personnes qui demandent a devenir membres de la cooperative, et leur envoyer des lettres de refus ou d'acceptation.

Appuyer le comite de selection des membres.

Fournir tous les renseignements necessaires aux nouveaux membres.

Traiter les avis de resiliation et les demandes de demenagement.

EXIGENCES ET COMPETENCES REQUISES

Diplome d'etudes secondaires et experience pertinente, ou diplome collegial en administration des affaires ou l'equivalent.

Maitrise des outils de bureautique : traitement de texte, chiffrier electronique, systeme comptable, Internet et gestion de bases de donnees.

Excellentes competences en communication a l'oral et a l'ecrit en francais.

Competence fonctionnelle en anglais.

Maitrise des logiciels de la communication virtuelle (Google Meet et Zoom).

L'experience dans la gestion d'une cooperative de logement provinciale serait un atout.

Qualites personnelles

Competences organisationnelles et de resolution de problemes.

Attention au detail et exactitude.

Fortes habiletes interpersonnelles et communicationnelles.

Capacite a travailler de facon autonome et efficace sur divers projets en meme temps.

Capacite a travailler dans un environnement collaboratif avec diplomatie et tact.

Flexibilite, bon jugement, debrouillardise, initiative et creativite eprouves.

Exigences particulieres

Disposer d'une verification des antecedents judiciaires datant de 6 mois ou moins.

Salaire : 26 $ l'heure

Date d'entree en fonction : le plus tot possible.

La cooperative est une communaute francophone. Nous examinerons uniquement les lettres de presentation et les curriculum vitae soumis en francais.

Type d'emploi : Temps Plein, Permanent

Remuneration: 26,00$ par heure

Heures prevues: 25 par semaine

Lieu du poste : En presentiel