Job Description

Administrative Associate /

Adjoint administratif / Adjointe administrative

Location/Lieu:

Various locations in the Sudbury area/

Reports to:

Lead Administrative Associate

Relevant de:

Adjoint administratif principal / Adjointe administrative principale

Supervises:

N/A

Supervise:

N/A

Status:

Full-time, Permanent

Statut:

Temps plein, permanent

Compensation:

$25-$28 per hour - depending on experience

Remuneration:

25 $ a 28 $ l'heure - selon l'experience

About Us

At

Magic Triangle / Triangle Magique

, we believe in collaboration, belonging, and empowerment. Guided by our mission, vision, and values, we foster nurturing environments for children, families, and communities.

Mission:

We foster belonging by educating and empowering children and families in a nurturing environment.

Vision:

A society built on authentic relationships and valuing self-fulfillment.

Values:

Integrity, Respect, Inquisitiveness, Transparency, Exemplary practice.

Philosophy:

"Every child needs at least one person who is crazy about them." - Urie Bronfenbrenner*

Just as each child is recognized as a unique individual with their own gifts, we believe our team members bring their own strengths, passion, and creativity to the organization. By living our values and committing to reflective practice, we create an environment that supports both professional and personal growth.

A propos de nous

Chez

Magic Triangle / Triangle Magique

, nous croyons en la collaboration, le sentiment d'appartenance et l'autonomisation. Guides par notre mission, notre vision et nos valeurs, nous favorisons des environnements bienveillants pour les enfants, les familles et la communaute.

Mission :

Nous favorisons le sentiment d'appartenance en eduquant et en outillant les enfants et les familles dans un environnement bienveillant.

Vision :

Une societe fondee sur des relations authentiques et la valorisation de l'epanouissement personnel.

Valeurs :

Integrite, Respect, Curiosite, Transparence, Pratique exemplaire.

Philosophie :

Chaque enfant a besoin d'au moins une personne folle de lui. - Urie Bronfenbrenner

Tout comme chaque enfant est reconnu comme un individu unique dote de ses propres talents, nous croyons que chaque membre de notre equipe apporte sa propre force, sa passion et sa creativite a l'organisation. En vivant nos valeurs et en nous engageant dans une pratique reflexive, nous creons un environnement qui soutient la croissance professionnelle et personnelle.

Position Summary

The Administrative Associate supports multiple childcare sites by managing daily administrative and operational tasks, including payroll, billing, scheduling, and regulatory compliance. This key role ensures smooth operations, accurate recordkeeping, and effective communication between teams, parents, and management.

Sommaire du poste

L'adjoint(e) administratif(ve) soutient plusieurs sites de garde d'enfants en assurant la gestion quotidienne des taches administratives et operationnelles, incluant la paie, la facturation, la planification et la conformite reglementaire. Ce poste essentiel veille a la fluidite des operations, a la precision des dossiers et a une communication efficace entre les equipes, les parents et la direction.

This is a brand new role for the organization.

Il s'agit d'un tout nouveau poste au sein de l'organisation.

Key Responsibilities

Review timesheets on a weekly basis for accuracy, ensuring all staff time and absence entries reflect the original schedule, or providing explanations otherwise.

Final review and approval and/or locking of timesheets on a bi-weekly basis per the Pay Period schedule, ensuring timely and accurate records for the Payroll team.

Set up transfer / replacement staff payroll codes, training codes, PD banks, etc., as required.

Support the Early Learning Site Leaders in a variety of tasks.

Ensure scheduling is aligned with the needs of the site while maintaining ratios and budget constraints.

Handle periodic billing tasks as assigned by the Early Learning Site Leader or the Finance Team, including reviewing attendance, subsidy applications, and statistical data sheets.

Work with external partners and internal staff to ensure accurate financial records in accordance with requirements.

Utilize tools like Digibot to streamline billing processes and manage attendance effectively.

Manage effective collections for outstanding childcare fees, ensuring timely resolution while maintaining positive parent relationships through clear communication and support.

Maintain up-to-date records for staff certifications, children's files, and emergency binders.

Ensure compliance with local regulations, including health and safety requirements, and handle necessary paperwork in a timely and efficient manner (e.g., incident reports, medication plans).

Ensure all policies and procedures are kept up to date with the latest revisions across different platforms, such as binders, folders, electronic versions, etc.

Coordinate with other Administrative Associates and/or the Operations Manager to manage waitlists, intake processes, and ensure that all parent communications are clear and professional.

Create, review and/or send parent and staff communications and correspondence across various platforms, such as parent and staff memos via Digibot or email or paper posters on site boards, etc.

Monitor the general site email on a daily basis and reply or forward, as appropriate.

Ensure communication with personnel is accurately documented and in line with Agency guidelines.

Offer administrative support to staff, ensuring they have the necessary resources and guidance to fulfill their roles.

Monitor certification expiration dates and ensure staff are registered for renewals.

Maintain complete and up-to-date staff records, and ensure all documentation is properly handled with a copy forwarded to HR or uploaded to Digibot, as appropriate and in accordance with confidentiality protocols.

Assist with logistical support for the programs and site offices, including purchasing supplies and managing inventories, manually and through an automated procurement system.

Ensure prompt delivery of packing slips and purchase receipts to the Finance department.

Ensure the program adheres to operational guidelines and budgets, and regulatory standards.

Oversee the timely and accurate completion of required administrative documentation, including incident reports, meeting records, and staff communications.

Assist in handling internal requests and tasks such as organizing storage rooms, filing, and maintaining policy documents.

Other duties as assigned.

Principales responsabilites

Examiner les feuilles de temps chaque semaine afin d'en verifier l'exactitude, en s'assurant que toutes les heures et absences du personnel correspondent a l'horaire original ou en fournissant des explications, le cas echeant.

Effectuer la revision finale et l'approbation et/ou le verrouillage des feuilles de temps sur une base bihebdomadaire, selon le calendrier de paie, afin d'assurer des dossiers exacts et a jour pour l'equipe de la paie.

Creer les codes de paie pour le personnel en remplacement, en transfert ou en formation, ainsi que pour les banques de perfectionnement professionnel, au besoin.

Appuyer les leaders de sites d'apprentissage prescolaire dans diverses taches administratives et operationnelles.

S'assurer que la planification du personnel est conforme aux besoins du site tout en respectant les ratios et les contraintes budgetaires.

Gerer periodiquement les taches de facturation assignees par le leader du site ou l'equipe des finances, y compris l'examen des presences, des demandes de subvention et des feuilles de donnees statistiques.

Collaborer avec les partenaires externes et le personnel interne afin d'assurer l'exactitude des registres financiers selon les exigences etablies.

Utiliser des outils tels que Digibot pour simplifier les processus de facturation et gerer efficacement les presences.

Assurer la gestion des recouvrements pour les frais de garde impayes, en favorisant la resolution rapide des dossiers tout en maintenant des relations positives avec les parents grace a une communication claire et empathique.

Maintenir a jour les dossiers du personnel (certifications), les dossiers des enfants et les classeurs d'urgence.

Veiller au respect des reglements locaux, notamment en matiere de sante et securite, et traiter la documentation requise dans les delais (p. ex. rapports d'incidents, plans de medication).

Mettre a jour regulierement les politiques et procedures sur toutes les plateformes (classeur, fichiers electroniques, etc.).

Collaborer avec les autres adjoint(e)s administratif(ve)s et/ou le gestionnaire des operations pour gerer les listes d'attente, les processus d'inscription et les communications aux parents. Rediger, reviser et/ou envoyer les communications destinees aux parents et au personnel sur diverses plateformes (Digibot, courriel, affiches papier, etc.).

Surveiller la boite courriel generale du site quotidiennement et repondre ou rediriger les messages au besoin.

Assurer la documentation adequate de toutes les communications internes conformement aux directives organisationnelles.

Offrir un soutien administratif au personnel en s'assurant qu'il dispose des ressources et de l'encadrement necessaires pour accomplir ses fonctions.

Suivre les dates d'expiration des certifications et inscrire le personnel aux renouvellements necessaires.

Maintenir des dossiers complets et a jour du personnel, en veillant a ce que la documentation soit transmise aux ressources humaines ou televersee dans Digibot conformement aux protocoles de confidentialite.

Offrir un soutien logistique aux programmes et aux bureaux des sites, notamment pour l'achat de fournitures et la gestion des inventaires (manuellement ou via un systeme automatise).

Remettre rapidement les bons de livraison et recus d'achat au service des finances.

S'assurer que le programme respecte les lignes directrices operationnelles, les budgets et les normes reglementaires.

Superviser la production exacte et rapide de la documentation administrative requise (rapports d'incidents, proces-verbaux, communications internes, etc.).

Repondre aux demandes internes, notamment en matiere d'organisation des espaces de rangement, de classement et de mise a jour des politiques.

Accomplir toute autre tache connexe.

Qualifications

Mandatory:

Bilingual in French and English (oral and written).

Bachelor's degree or College diploma in Business Management or Office Administration required.

Other formal education in Finance or Accounting, Human Resources, Logistics, or Education (ECE or school-based) will be considered an asset.

Proven experience in administrative roles within childcare or similar sectors.

High level of organizational skills with impeccable attention to detail.

Ability to manage multiple sites, prioritize tasks, and meet deadlines.

Advanced proficiency in Office 365 applications (Word, Excel, Outlook, etc.), as well as scheduling, payroll, and procurement software, including Client Management Software like Digibot.

Knowledge of licensing and compliance requirements within the childcare industry.

Bilingualism (French and English) is required at specific sites (in francophone schools/locations), whereas bilingualism is considered a strong asset in English centres.

Strong communication, interpersonal, and problem-solving skills.

Qualifications

Obligatoire :

Bilinguisme francais et anglais (oral et ecrit).

Diplome universitaire ou collegial en gestion des affaires ou en administration de bureau (obligatoire).

Toute autre formation en finance, comptabilite, ressources humaines, logistique ou education (EPE ou milieu scolaire) sera consideree comme un atout.

Experience demontree dans un poste administratif, de preference dans le secteur de la petite enfance ou un domaine connexe.

Excellentes competences organisationnelles et souci du detail.

Capacite a gerer plusieurs sites, a prioriser les taches et a respecter les echeances.

Maitrise avancee des applications Office 365 (Word, Excel, Outlook, etc.), ainsi que des logiciels de planification, de paie et d'approvisionnement, y compris les logiciels de gestion de la clientele comme Digibot.

Connaissance des exigences en matiere de licences et de conformite dans le secteur de la garde d'enfants.

Le bilinguisme (francais et anglais) est exige pour certains sites (ecoles francophones) et constitue un atout important pour les centres anglophones.

Excellentes aptitudes en communication, en relations interpersonnelles et en resolution de problemes.

Compensation & Employment Details

Hourly Wage:

$25-$28 (based on skills and experience).

Hours of Work:

37.5 hours per week, Monday-Friday. Overtime will be compensated in accordance with the

Ontario Employment Standards Act (ESA)

.

Remuneration et conditions d'emploi

Taux horaire :

25 $ a 28 $ (selon les competences et l'experience).

Horaire de travail :

37,5 heures par semaine, du lundi au vendredi. Les heures supplementaires seront compensees conformement a la

Loi sur les normes d'emploi de l'Ontario (LNE)

.

Incentives and Benefits

We offer a comprehensive and competitive benefits package designed to support the well-being and growth of our employees:

Pension plan with

matched employer contributions

.

Paid break

(one 15 min paid break). Plus, ESA requirement.

Company-paid benefits plan

including prescription drugs, dental, vision, paramedical services, medical supplies, life insurance, and travel insurance.

Employee & Family Assistance Program (EFAP)

for confidential support.

Cost-Plus Health Spending Account

to supplement the core benefits plan. Up to

12 Wellness Days per year

.

Cell Phone Allowance

- paid bi-annually. "Stay Fit, Stay Healthy"reimbursement incentive for physical and wellness courses. Progressive

vacation entitlement

: 2 weeks to start, 3 weeks after 3 years, 4 weeks after 5 years, 5 weeks after 10 years.

Personnel Appreciation Days

and

monetary bonuses

to celebrate years of service milestones.

Annual Professional Development Symposium

(paid). Participation in our

Employee Representatives Committee

.

Avantages et incitatifs

Nous offrons un programme complet et concurrentiel d'avantages sociaux visant a soutenir le bien-etre et la croissance de nos employes :

Regime de retraite avec cotisations equivalentes de l'employeur.

Regime d'avantages sociaux paye par l'employeur, incluant : medicaments sur ordonnance, soins dentaires et de la vue, services paramedicaux, fournitures medicales, assurance-vie et assurance voyage.

Programme d'aide aux employes et a la famille (PAEF) pour un soutien confidentiel.

Compte de depenses de sante Cost-Plus pour completer le regime principal.

Jusqu'a

12 journees de bien-etre

par annee.

Incitatif Restez en forme, restez en sante pour le remboursement de cours de conditionnement physique ou de bien-etre.

Echelle de vacances progressive :

o 2 semaines au depart,

o 3 semaines apres 3 ans,

o 4 semaines apres 5 ans,

o 5 semaines apres 10 ans.

Journees de reconnaissance du personnel et primes financieres pour souligner les annees de service.

Participation au

Symposium annuel de perfectionnement professionnel

(remunere).

Participation au

Comite des representants des employes

.

Workplace Conditions

Travel between sites is required. Mileage is reimbursed per company policy. Work includes a combination of

office-based administration and hands-on facility support

. Accommodations are available upon request throughout the recruitment process, in accordance with the

Ontario Human Rights Code

.

Conditions de travail

Des deplacements entre les sites sont requis. Le kilometrage est rembourse selon la politique de l'organisation.

Le travail comprend un melange de taches administratives au bureau et de soutien pratique sur le terrain.

Des mesures d'adaptation sont disponibles sur demande tout au long du processus de recrutement, conformement au

Code des droits de la personne de l'Ontario

.

How to Apply

Please submit your resume and cover letter in confidence to: careers@trianglesudbury.ca

Comment postuler

Veuillez soumettre votre

curriculum vitae et votre lettre de presentation

en toute confidentialite a :

careers@trianglesudbury.ca

Job Types: Full-time, Permanent

Pay: $25.00-$28.00 per hour

Expected hours: 7.5 per week

Work Location: In person