Job Description

Position:

Permanent, full-time, position

Position Type

:

Non Unionized Professional

Hours of work:

Monday to Friday, 9 am to 5 pm

Language of work

:

English

Location

:

Toronto campus - 306 Lawrence Avenue East, Toronto, Ontario, M4N 1T7

Dates

: Immediately

About the position :

Reporting to the Director of Development, the coordinator will help provide administrative support and coordinate projects and initiatives for TFS's $40 million capital campaign. The coordinator will work closely with TFS Foundation/Advancement colleagues and others throughout the TFS community, including staff and senior volunteers to support campaign activities, including events, special projects and initiatives, and stewardship & recognition programs.


Duties and Responsibilities :

Campaign Support & Strategy

Collaborate closely with the Director of Development, and President of the TFS Foundation/Executive Director of Advancement to support the successful execution of fundraising programs Coordinate and prepare campaign-related materials including tracking reports, proposals, briefing notes, and gift documentation. Maintain and monitor the donor pipeline and moves management activities in Raiser's Edge NXT, ensuring prospect stages are current and accurate. Provide administrative and strategic support for cultivation, solicitation, and stewardship meetings involving campaign leadership and volunteers. Liaise with donors and campaign volunteers, responding to inquiries and supporting a positive and professional donor experience.
Donor Stewardship, Recognition & Gift Processing

Coordinate the execution of the Foundation's donor recognition and plaquing program, including updates to the Donor wall and Alumni of Distinction wall; manage vendor communications, timelines, and logistics to ensure accurate, high-quality, and timely installations. Prepare customized gift agreements and documentation in coordination with the Development team Manage the donor thank-you and stewardship process, including letters, tokens of appreciation, and engagement follow-ups. Process and acknowledge gifts in Raiser's Edge NXT with accuracy and timeliness.
Prospect Research & Strategic Support

Conduct and compile comprehensive donor and prospect research to support cultivation and solicitation strategies. Prepare detailed donor profiles and briefings for senior leadership and fundraising staff. Assist in the development of a robust prospect pipeline through data analysis and collaborative planning.
Event & Program Leadership

Working with the strategic guidance of the Manager of Development, Director of Development and/or President/ED, plan and execute donor and campaign-related events from concept to completion, ensuring excellence in execution and follow-through. Working with the EA to the Head of School, provide support to the New Parent Breakfast Program, including developing briefing notes, and scheduling of parents Manage event logistics including invitations, RSVPs, materials, budgets, and reporting. Track all event interactions and donor engagement in Raiser's Edge.
Data & Operational Support

Ensure the accuracy and integrity of donor records in RE/NXT and support regular data quality reviews. Generate reports to support internal planning and donor cultivation strategies. Support the Advancement Services and Operations Manager to reconcile gift records, track campaign pledges, and process related payments and expenses.
Cross-Functional & Administrative Collaboration

Work closely with colleagues across the Office of Advancement and school to ensure cohesive execution of fundraising initiatives. Support the President and Foundation/Advancement leadership with administrative tasks related to donor engagement and campaign activity. Contribute to a collaborative, mission-driven team culture with a shared focus on relationship-building and results. Participate on department wide cross-functional teams when required.
The School may, from time-to-time, alter these duties and/or assign additional duties and responsibilities at its sole discretion.

Who we are looking for :

We recruit candidates who embrace our TFS values of integrity, discernment, respect and engagement. The ideal candidate profile is as follows:

Education:

Graduate of a post-secondary program, ideally in communications, fundraising, or management.
Skills & Experience:

Previous experience working in an office environment. Demonstrated ability to work effectively and communicate with a wide range of stakeholders, including donors, volunteers, sponsors, and staff. Strong writing, proofreading, and editing skills, with experience developing and producing communication materials. Project management and organizational abilities, with a proven track record of meeting deadlines and coordinating multiple projects simultaneously. Excellent interpersonal skills and a collaborative working style. Demonstrated ability to exercise tact, discretion, and sound judgment. Proficiency with software such as Microsoft Office Suite, Google Suite, and Adobe. Experience with Raiser's Edge or other fundraising databases is considered an asset. Exceptional written and verbal communication skills in English. Proficiency in French and/or Mandarin is considered an asset.

What we offer :

TFS is an exceptional place to work, and our offers are generous as well as competitive in the marketplace in terms of:

A competitive compensation An attractive group insurance package and participation in a RRSP plan or OTPP Generous vacation policy and additional paid time off A stimulating working environment Multiple professional development opportunities A rewarding career where you can make a difference


TFS welcomes applications from Indigenous peoples, persons with disabilities, visible minorities, persons of all sexual orientations and gender identities, and all others with the skills and knowledge to productively engage with diverse communities.



If you require accommodation, please notify us in advance and we will work with you to meet your needs. TFS is committed to providing accommodation throughout the recruitment and selection process.

Interested and qualified candidates should submit a cover letter and a resume here as soon as possible.

-

Poste

: Permanent, a temps plein

Type de poste :

Professionnel non syndique

Horaire de travail :

Du lundi au vendredi, de 9 h a 17 h

Langue de travail :

Anglais

Lieu :

Campus de Toronto - 306, avenue Lawrence Est, Toronto (Ontario), M4N 1T7

Date d'entree en fonction :

Immediatement

A propos du poste :

Sous la direction du directeur ou la directrice du developpement, le ou la coordonnateur(trice) apportera un soutien administratif et contribuera a la coordination de projets et d'initiatives lies a la campagne majeure de 40 millions $ de TFS. Il ou elle travaillera en etroite collaboration avec les collegues de la Fondation/Direction de l'avancement de TFS ainsi qu'avec d'autres membres de la communaute TFS, y compris le personnel et les benevoles de haut niveau, afin de soutenir les activites de la campagne, notamment les evenements, les projets speciaux, les initiatives et les programmes de reconnaissance et de fidelisation des donateurs.


Les taches seront les suivantes :

Soutien a la Campagne et a la strategie :

Collaborer etroitement avec le directeur ou la directrice du developpement et le president ou la presidente de la Fondation TFS/directeur-directrice executif-ve de l'avancement pour assurer la mise en oeuvre reussie des programmes de collecte de fonds. Coordonner et preparer les documents lies a la campagne, incluant les rapports de suivi, propositions, notes d'information et documentation relative aux dons. Assurer le suivi et la mise a jour du portefeuille de donateurs et des activites de gestion de prospects dans Raiser's Edge NXT, en veillant a l'exactitude des etapes de prospection. Offrir un soutien administratif et strategique lors des rencontres de sollicitation, de fidelisation et de developpement impliquant les responsables de la campagne et les benevoles. Servir de liaison aupres des donateurs et benevoles de la campagne, repondre aux demandes et contribuer a offrir une experience donateur positive et professionnelle.
Fidelisation, reconnaissance des donateurs et traitement des dons:

Coordonner la mise en oeuvre du programme de reconnaissance et de signalisation de la Fondation, incluant la mise a jour du Mur des donateurs et du Mur des anciens emerites; gerer les communications avec les fournisseurs, les echeanciers et la logistique pour garantir des installations precises, de qualite et realisees en temps opportun. Preparer des ententes de dons personnalisees et la documentation connexe en collaboration avec l'equipe de developpement. Gerer le processus de remerciement et de fidelisation des donateurs, incluant les lettres, cadeaux de reconnaissance et suivis d'engagement. Traiter et accuser reception des dons dans Raiser's Edge NXT avec rigueur et dans les delais requis.
Recherche de prospects et soutien strategique:

Effectuer et compiler des recherches approfondies sur les donateurs et prospects afin d'appuyer les strategies de sollicitation et de developpement. Preparer des profils detailles et des notes d'information pour les cadres superieurs et l'equipe de collecte de fonds. Contribuer a l'elaboration d'un portefeuille de prospects solide grace a l'analyse de donnees et a la planification collaborative.
Leadership evenementiel et programmatique:

En collaboration avec le ou la gestionnaire du developpement, le directeur ou la directrice du developpement et/ou le president-e/directeur-trice executif-ce, planifier et executer les evenements lies aux donateurs et a la campagne, de la conception a la realisation, en garantissant l'excellence de l'execution et du suivi. Avec l'adjointe executive du chef d'etablissement, soutenir le programme du Petit-dejeuner des nouveaux parents, incluant la preparation de notes d'information et la planification des rencontres avec les parents. Gerer la logistique des evenements, incluant invitations, reponses (RSVP), documents, budgets et rapports. Assurer le suivi de toutes les interactions liees aux evenements et de l'engagement des donateurs dans Raiser's Edge.
Soutien operationnel et gestion des donnees:

Garantir l'exactitude et l'integrite des dossiers de donateurs dans RE/NXT et contribuer aux examens reguliers de la qualite des donnees. Produire des rapports pour appuyer la planification interne et les strategies de developpement des donateurs. Soutenir le gestionnaire des services et operations de l'avancement dans la reconciliation des dons, le suivi des promesses de dons de la campagne et le traitement des paiements et depenses connexes.
Collaboration administrative et transverale:

Travailler en etroite collaboration avec les collegues du Bureau de l'avancement et de l'ecole afin d'assurer une mise en oeuvre harmonieuse des initiatives de collecte de fonds. Soutenir le president et l'equipe de direction de la Fondation/de l'avancement dans les taches administratives liees a l'engagement des donateurs et aux activites de la campagne. Contribuer a une culture d'equipe collaborative, axee sur la mission, le developpement des relations et l'atteinte de resultats. Participer, au besoin, a des equipes transversales au sein du departement.
TFS peut, de temps a autre, modifier ces responsabilites et/ou assigner d'autres taches et responsabilites a sa seule discretion.

La personne que nous cherchons :

Nous recrutons des candidats qui mettent en evidence nos valeurs d'integrite, de discernement, de respect et d'engagement. Le profil ideal est le suivant :

Education:

Diplome(e) d'un programme postsecondaire, idealement en communications, en collecte de fonds ou en gestion.
Skills & Experience:

Experience prealable de travail dans un environnement de bureau.
Capacite demontree a travailler efficacement et a communiquer avec une grande variete d'intervenants, y compris des donateurs, benevoles, commanditaires et membres du personnel.
Excellentes competences en redaction, revision et correction de textes, avec experience dans la redaction et la production de documents de communication. Competences en gestion de projets et en organisation, avec un solide historique de respect des echeances et de coordination simultanee de plusieurs projets.
Excellentes aptitudes interpersonnelles et style de travail collaboratif. Capacite eprouvee a faire preuve de tact, de discretion et de bon jugement.
Maitrise des logiciels tels que la suite Microsoft Office, la suite Google et Adobe. Une experience avec Raiser's Edge ou d'autres bases de donnees de collecte de fonds constitue un atout. Excellentes competences de communication ecrite et orale en anglais. La maitrise du francais et/ou du mandarin constitue un atout.

Ce que nous offrons :

TFS offre a ses employes un environnement exceptionnel et stimulant, et nos conditions de travail sont genereuses et competitives. Nous offrons:

Une remuneration competitive Une assurance collective attrayante et la participation a un plan REER ou RREO Une politique de vacances genereuse et des conges payes supplementaires Un environnement de travail stimulant De multiples possibilites de developpement professionnel Une carriere enrichissante ou vous pouvez faire la difference.

TFS encourage les candidatures des personnes issues des peuples autochtones, de celles dans une situation de handicap, des minorites visibles, des personnes de toutes orientations sexuelles et identites de genre, et de toute autre personne possedant les competences et les connaissances necessaires pour s'engager de maniere productive aupres de diverses communautes.

Si vous avez besoin d'accommodement, veuillez-nous en informer a l'avance et nous travaillerons avec vous pour repondre a vos besoins. TFS s'engage a fournir des accommodements tout au long du processus de recrutement et de selection.

Les candidats interesses et qualifies doivent envoyer une lettre de motivation et un curriculum vitae ici des que possible. Veuillez utiliser le portail des candidats via le lien fourni.