Job Description

Duree

: Permanent

Quart de travail

: Jour

Numero de requete

: 399

Poste a temps plein pour un horaire de 35 heures par semaine

Votre mandat

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Sous l'autorite de la cheffe de l'Unite Formation et grands projets, la personne embauchee execute divers travaux lies a la gestion integree des documents (GID) et a la gestion de la correspondance.

Nos avantages

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Developper ses competences tout en atteignant l'equilibre travail-vie personnelle, c'est possible!


Teletravail offert jusqu'a 5 jours par semaine. Horaire flexible de 35 heures par semaine Variete de conges payes : 4 semaines de vacances, 13 jours feries, 9 jours de maladies, etc. Regime de retraite (RREGOP). Mesures concretes pour promouvoir de saines pratiques de gestion et d'organisation du travail. Et plus encore !

Vos principales responsabilites

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TACHES PRINCIPALES

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Gestion des documents

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Maintenir a jour le plan de classification et le calendrier de conservation et voir a son application au sein de l'organisation. Tenir a jour l'outil de gestion documentaire en collaboration avec les directions de l'Institut. Classer des documents a l'aide du plan de classification. Effectuer le declassement des dossiers actifs et semi-actifs a l'aide du calendrier de conservation institutionnel, peu importe le support (numerique ou papier). Effectuer le versement des dossiers inactifs a Bibliotheque et archives nationales du Quebec. Effectuer des tris documentaires ou des recherches dans les repertoires et ou dans les dossiers archives. Recevoir les listes de declassement annuelles du Centre de conservation des documents (CCD) et faire le suivi. Recevoir les factures et etats de compte du CCD et faire le suivi avec la gestionnaire. Archiver annuellement ou lors des departs les boites courriel des gestionnaires. Collaborer a la redaction de guides ou procedures. Offrir de l'aide et des informations pour toutes taches en gestion de documents. Effectuer la recherche de documents sur demande et reactualiser au besoin les dossiers sous tous supports. Maintenir a jour les listes des emplacements virtuels et infonuagiques de conservation des documents par direction et unite. Soutenir l'implantation d'outil, de logiciel ou de methodes de travail en lien avec la gestion et la conservation des documents.

Gestion de la correspondance

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Faire l'enregistrement quotidien des correspondances recues et attribuer des mandats a l'aide du logiciel de gestion de correspondance. Offrir la formation et le soutien aux agentes administratives pour l'enregistrement de leur correspondance de direction. Effectuer des recherches de correspondance sur demande. Veiller au bon fonctionnement de l'outil en collaboration avec les differentes parties prenantes. Soutenir le deploiement et la gestion du changement du logiciel de gestion de correspondance. Effectuer toutes taches connexes ou autres mandats a la demande du superieur immediat.

Votre profil

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Savoir

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Detenir un diplome d'etudes collegiales en technique de la documentation ou un certificat universitaire en gestion des documents administratifs et des archives. Posseder un a trois (1 a 3) ans d'experience comme technicien(ne) en documentation ou experience equivalente. Etre familier avec le domaine de la litterature scientifique et medicale. Maitriser Office 365, notamment les fonctionnalites avancees de TEAMS, One Drive et de Sharepoint. Avoir deja participe a un projet d'envergure en ressources informationnelles. Maitriser la langue francaise ecrite et parlee. Connaitre le logiciel Gestion virtuelle/QoreUltima de Coginov (un atout).

Savoir-faire

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Detenir une rapidite d'apprentissage et d'execution. Posseder une capacite d'analyse de synthese et de lecture rapide. Savoir organiser son temps et gerer ses priorites. Demontrer une bonne capacite a resoudre des problemes. Demontrer la capacite de repondre aux questions et aux demandes de differentes clienteles (usagers, equipes scientifiques, partenaires, fournisseurs).

Savoir-etre

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Posseder de bonnes habiletes interpersonnelles. Demontrer une attitude d'ecoute envers les collegues et les clients. Demontrer un excellent service a la clientele. Avoir la capacite de travailler en equipe. Etre discret et respectueux de la confidentialite des informations. Etre rigoureux dans l'exercice de ses fonctions et avoir un souci du detail. Faire preuve d'autonomie et de polyvalence. Avoir du jugement et un bon esprit d'analyse.

Qui sommes-nous?

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L'INSPQ est le centre d'expertise et de reference en sante publique du Quebec. Il reunit les expertes et les experts les plus qualifies dans des domaines tres diversifies. Notre objectif est de faire progresser les connaissances et les competences en sante publique et de proposer des strategies ainsi que des actions intersectorielles susceptibles d'ameliorer l'etat de sante et le bien-etre de la population. Depuis sa creation en 1998, l'INSPQ a produit des milliers d'etudes dont l'influence perdure a ce jour. Son personnel est amene a collaborer a de nombreux projets inspirants, notamment la redaction du guide Mieux vivre avec notre enfant de la grossesse a deux ans, la creation du premier test diagnostique de la COVID-19 disponible au Quebec et le Systeme de surveillance et de prevention des impacts sanitaires des evenements meteorologiques extremes.


Mettez vos competences au service du mieux-etre de la population!


Nous vous remercions pour votre interet envers l'INSPQ. Prenez note que nous communiquerons uniquement avec les personnes retenues pour une entrevue. L'INSPQ souscrit au programme d'acces a l'egalite en emploi pour les femmes, les personnes autochtones, les membres des minorites visibles et ethniques ainsi que les personnes handicapees. Nous vous invitons a nous faire part de tout besoin d'assistance en raison d'un handicap, pour le processus de selection.