Job Description

Type d'emploi :

Employe

Duree en mois

(pour les emplois a duree determinee) :


N/A

Famille d'emplois :

Administration des etudes

Nombre de postes a pourvoir :

1

Faculte/Service - Departement :

Etudes de premier cycle

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d'affichage (AAAA/MM/JJ):

2025/09/25

Les candidatures doivent etre recues

AVANT LE

(AAAA/MM/JJ):

2025/10/06

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 11

Echelle salariale :

$90,987.00 - $114,932.00
Au sujet de la Faculte des sciences:




Bienvenue a la Faculte des sciences, un endroit ideal pour apprendre, explorer, remettre en question, decouvrir - en ouvrant votre imagination et en repoussant les limites. C'est un temps passionnant pour faire partie d'une carriere enrichissante dans les domaines des sciences de la vie, des sciences naturelles et des mathematiques. Vous aurez acces a des installations de classe mondiale, notamment notre complexe de sciences, de technologie, d'ingenierie et de mathematiques (STEM), notre vaste complexe de biosciences et notre complexe de recherche avancee de pointe, qui font l'envie de nombreuses universites. Nous entretenons des liens etroits avec une multitude de centres de recherche publics et prives, nous permettant d'innombrables possibilites et experiences.



Nous sommes devenus un veritable centre d'excellence, reconnu au Canada et a l'etranger pour nos prouesses en enseignement et dans nos laboratoires, ou nos chercheurs s'attaquent a certaines des questions scientifiques les plus importantes et les plus pertinentes de notre epoque. Notre passe est un temoignage de notre passion, tout comme le sera notre avenir. En ferez-vous partie?

Raison d'etre du poste

Relevant de la Gestionnaire principale, adminsitration des etudes, la personne titulaire doit superviser, coordonner et planifier l'ensemble des activites reliees aux services etudiants et aux operations scolaires tout en assurant un deroulement efficace des activites du Bureau des etudes de premier cycle. Developper, planifier et realiser les strategies necessaires pour assurer des processus et des activites adaptees aux besoins des etudiants. Assurer un service de premiere ligne de qualite pour donner une experience etudiante de qualite superieure a notre clientele. Agir a titre de specialiste pour les questions relatives a uoCampus, Talisma, QLess, Xtender et autres outils informatiques.

Dans ce role, vous aurez les responsabilites suivantes:

Agir a titre de specialiste et fournir les conseils a l'ensemble du personnel sous sa supervision sur l'interpretation et l'application des reglements universitaires, les programmes ainsi que le developpement de strategies, de procedures et de processus internes qui maximisent l'efficacite et l'efficience du Bureau. Agir a titre de specialiste et fournir des conseils sur les procedures et processus qui relevent du cheminement scolaire et de la mise en oeuvre des mecanismes visant a assurer la qualite des services de meme que la satisfaction des etudiantes et etudiants de la Faculte. Mettre en oeuvre les processus normalises requis pour : la mise a jour des dossiers d'admission et des equivalences; les changements de programmes d'etudes, les choix de cours et le contingentement; la mise a l'horaire des cours et des examens, et les conflits d'examen; l'entree des notes finales; les programmes d'echanges; l'evaluation de l'enseignement et des cours; les corrections de listes et la production de statistiques necessaires a la bonne planification de l'offre de cours et des inscriptions dans les cours; etc. Preparer des rapports de complexites diverses a la demande de la ou du gestionnaire, Administration des etudes de premier cycle et/ou du decanat pour les aider dans la planification et la prise de decision; colliger, analyser et resumer les donnees demandees. S'assurer que l'ensemble des communications avec les etudiantes et etudiants (courriels, lettres, courriels de masse, Internet, etc.) sont exactes et de la plus haute qualite. Etablir et maintenir des relations de travail entre le Bureau de developpement et communications de la Faculte pour assurer l'exactitude des donnees dans les medias varies. Participer a divers comites et maintenir un reseau avec ses pairs dans le but d'echanger des informations utiles a l'amelioration des reglements et methodes universitaires, et des processus scolaires relies a ses fonctions. Embaucher et superviser le personnel sous sa responsabilite en accord avec les politiques universitaires : gestion de la performance; planification des ressources; etablissement des objectifs de l'equipe; et etablissement du plan de developpement et de formation des membres du personnel. Assurer la responsabilisation des membres de l'equipe dans l'accomplissement de leurs fonctions dans le but d'atteindre et de maintenir de hauts standards de qualite pour le travail fait par le Bureau.

Ce que vous apportez:

Baccalaureat dans un domaine connexe ou combinaison equivalente d'etudes et d'experience. Cinq (5) annees d'experience pertinente dans un poste similaire. Trois (3) annees d'experience de supervision. Connaissances approfondies des programmes scolaires au niveau secondaire, collegial, universitaire de premier cycle (structures, curriculum, reglements). Connaissance approfondie des reglements facultaires et universitaires. Experience en gestion de projets, en gestion de priorites Experience en analyse de dossiers academiques et experience dans l'interpretation, la communication et l'application des reglements et procedures universitaires. Experience dans la resolution de problemes Experience de la recherche, l'analyse et la production de donnees et rapports statistiques Experience en gestion des ressources humaines, en gestion d'equipes et de conflits. Experience du service a la clientele dans une relation d'aide academique. Aptitude a travailler sous pression et a organiser le travail d'equipe en fonction d'echeanciers stricts (fortes habiletes organisationnelles). Tres fortes aptitudes dans l'utilisation de systemes informatises de l'Universite et des logiciels necessaires a l'accomplissement de ses taches. Capacite de raisonnement rigoureux et aptitude d'analyse critique. Capacite de leadership et excellentes aptitudes interpersonnelles. Capacite de travailler des heures flexibles (soirs et fin de semaine) pendant les periodes de pointe. Bilinguisme (francais et anglais) - expression orale et ecrite.

#LI-Onsite

Competences cles a l'Universite d'Ottawa :

Voici les competences exigees de tous les membres du personnel de l'Universite d'Ottawa :

Planification :

Mettre en place une serie de mesures ou d'evenements afin d'atteindre un objectif ou de realiser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorites dans le cadre de ses activites quotidiennes normales.

Initiative :

Faire preuve d'initiative et de creativite pour suggerer des ameliorations et produire des resultats positifs. Faire preuve de proactivite et de debrouillardise. Etre disponible et avoir la volonte de se surpasser autant que possible.

Souci du service a la clientele :

Aider ou servir les autres afin de repondre a leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y repondre.

Travail d'equipe et cooperation :

Cooperer et bien collaborer avec les autres membres de l'equipe afin d'atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l'equipe.



L'Universite d'Ottawa s'engage a offrir un milieu de travail diversifie et inclusif. Notre personnel nous tient reellement a coeur, tout comme l'equite en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d'inclusion ou l'esprit d'equipe, l'innovation et la creativite nourrissent notre quete d'excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulierement les personnes autochtones, racialisees et handicapees ainsi que les femmes et les membres de la communaute LGBTIAQI2S+ a postuler. La creation et le maintien d'un environnement de travail totalement accessible sont d'une importance capitale pour l'Universite. C'est pourquoi nous mettons tout en oeuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d'adaptation pendant le processus de recrutement, d'evaluation et de selection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en ecrivant a gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiees sont invitees a postuler; la priorite sera toutefois accordee a celles qui ont la citoyennete canadienne ou la residence permanente.

Note : S'il s'agit d'un poste syndique :

Le processus d'embauche est regi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel precise. Pour en savoir plus



S'il s'agit d'un poste de premiere ligne comportant des interactions avec la population etudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de competence intermediaire avance ou superieur en comprehension orale et ecrite dans leur langue seconde. Le niveau de competence linguistique est determine au moyen d'un test de competence mis au point par l'Institut des langues officielles et du bilinguisme de l'Universite d'Ottawa.


Avant le 1er mai 2022, en vertu du Reglement 129 - Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population etudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite a l'Universite (y compris les entrepreneurs) etaient tenus d'etre vaccines. Ce reglement a ete suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait etre remis en vigueur a tout moment en fonction des directives de la sante publique et des recommandations des specialistes.