Job Description

A propos d'Abbott

Abbott est un chef de file mondial de l'industrie des soins de sante qui cree des solutions scientifiques revolutionnaires visant a ameliorer la sante des gens. L'entreprise est resolument tournee vers l'avenir, a l'affut des changements qui pourraient survenir dans le domaine des sciences et des technologies medicales.

Etre a l'emploi d'Abbott

En etant a l'emploi d'Abbott, vous pourrez faire un travail qui compte, vous perfectionner et apprendre, prendre soin de vous et des membres de votre famille, rester fidele a ce que vous etes et vivre pleinement. Vous pourrez :

Profiter de possibilites d'avancement professionnel au sein d'une entreprise internationale qui vous permettra de batir la carriere dont vous revez; Travailler pour une entreprise reconnue dans des douzaines de pays partout dans le monde comme etant un excellent milieu de travail et figurant parmi les entreprises les plus admirees dans le monde dans le classement Fortune; Travailler pour une grande entreprise reconnue comme etant l'une des meilleures ou travailler, notamment pour ce qui a trait a la diversite du personnel, a la conciliation travail-famille ainsi qu'a la place des femmes dans les postes de cadres et les postes scientifiques. Nous proposons des conditions de travail flexibles qui favorisent un equilibre sain entre vie personnelle et professionnelle. Nous investissons dans le developpement de nos employes grace a des formations et des opportunites d'evolution. Nous favorisons un environnement ou chaque voix est entendue et valorisee.

L'occasion a saisir

Ce poste est base dans notre bureau de Montreal, au sein du secteur Nutrition. Notre division Nutrition developpe des produits nutritionnels fondes sur la science pour les personnes de tous ages : de l'aide a la croissance des bebes et des enfants, au maintien de la force et de l'activite chez les adultes. Des millions de personnes a travers le monde comptent sur nos marques phares - notamment Similac, PediaSure, Pedialyte, Ensure, Glucerna et ZonePerfect - pour obtenir les nutriments necessaires a une vie en sante.


Sous la supervision du ou de la gestionnaire, Gestion des contrats commerciaux, le ou la specialiste junior, Gestion des contrats de partenariat, entretiendra une relation d'affaires solide avec les professionnels et professionnelles de la sante (PSS) et les organisations de soins de sante (OSS) au nom de la division Abbott Nutrition Canada. Le ou la specialiste agira comme point de contact principal pour recevoir et gerer toutes les demandes de contrats (y compris les accords de soutien reciproque, les commandites, les subventions et les contributions caritatives) provenant du siege social d'AN et de l'equipe de vente. Il ou elle jouera le role de liaison entre les responsables d'affaires (demandeurs de contrat) et les departements internes concernes (Ethique et conformite, Juridique, Finances, Achats).


Une bonne connaissance des politiques et procedures liees a la gestion des tiers sera requise pour agir en soutien au ou a la gestionnaire, Gestion des contrats commerciaux.

Ce que vous ferez

Interactions internes :

Recevoir, analyser et categoriser toutes les demandes de contrats provenant des parties prenantes internes (equipe des ventes, equipes Marketing PSS et Science de la nutrition, demandeurs internationaux). Produire et executer tous les contrats necessaires conformement aux processus et politiques de l'Office d'ethique et de conformite (OEC) d'Abbott. Soutenir le ou la gestionnaire Science de la nutrition dans toutes les demandes de contrats PSS-OSS. Developper et appliquer une procedure operationnelle standard pour les soumissions de demandes de contrat. Se tenir informee des politiques actuelles ayant un impact sur le processus de contrat avec les PSS-OSS. Participer aux audits internes de qualite ou d'affaires, selon les besoins. Identifier et mettre en oeuvre des initiatives d'amelioration des processus jugees pertinentes. Assurer le suivi et la surveillance appropries des contrats et depenses PSS-OSS. Maintenir des points de contact reguliers avec le ou la gestionnaire Science de la nutrition pour discuter des termes et renouvellements des contrats OSS. Assurer la soumission et le suivi des paiements via le systeme Ariba. Appliquer toutes les politiques de l'OEC et financieres, et former les nouveaux et nouvelles employees AN sur ces politiques et processus. Fournir des mises a jour hebdomadaires au ou a la gestionnaire, Gestion des contrats commerciaux, sur les engagements PSS-OSS en cours, les ameliorations de processus (si necessaire) et les echeanciers.

Interactions avec les PSS-OSS :

Envoyer les contrats aux PSS-OSS pour revision et signature. Assurer la communication et les suivis concernant les approbations de contrats PSS ou les documents requis. Organiser les deplacements des PSS, si necessaire. Communiquer et assurer le suivi des arrangements de voyage et des depenses. Communiquer avec les equipes mondiales d'Abbott demandant l'engagement de leaders d'opinion canadiens afin d'assurer le bon traitement et l'execution des contrats, des deplacements, des depenses et des paiements. Traiter les paiements dans Ariba. Maintenir des interactions professionnelles solides avec les leaders d'opinion cles, les associations professionnelles et les fondations.

Soutien a la gestion des contrats commerciaux :

Assister le ou la gestionnaire, Gestion des contrats commerciaux, dans les dossiers lies aux tiers, notamment : + Documents de renouvellement de contrat (avenants, comparaison PDF)
+ Completion de la documentation de demande agregee
+ Completion de la demande PCF
+ Revision des SOW
+ Completion de la demande PTURT
+ Soumission de nouvelles demandes de fournisseurs dans Ariba (iBuy) et suivi

Connaissances et travail d'equipe :

Maintenir une interaction reguliere avec le ou la gestionnaire Science de la nutrition pour une planification et une execution efficaces. Collaborer avec les equipes OEC et Juridique pour s'assurer que les contrats respectent les normes legales et de conformite.

Reseautage (interne et externe) :

Communication continue avec les contacts PSS et OSS actuels et nouveaux, selon les besoins. Participer aux initiatives interfonctionnelles d'excellence operationnelle et d'amelioration des processus.

Competences requises

Diplome technique de 3 ans (collegial) Minimum de 3 a 5 ans d'experience en gestion de projets Experience de travail avec des equipes interfonctionnelles, des professionnelles de la sante, des organisations de soins de sante et des tiers Bonne comprehension des lignes directrices et processus en matiere d'ethique, de conformite et de droit Bonne comprehension des processus OEC et financiers (bons de commande, fin de mois, provisions, etc.) Capacite demontree a travailler en equipe et a gerer plusieurs echeances et projets Capacite a equilibrer les priorites et les demandes dans un environnement dynamique et evolutif (adaptabilite et resilience) Le ou la titulaire doit etre capable de bien communiquer en anglais (50 % du temps), car ses fonctions exigent des interactions avec des parties prenantes et collegues hors Quebec et a l'international.X

Competences

souhaitables

Experience de travail avec le systeme SAP/Ariba (atout) Excellente maitrise de la suite Microsoft (surtout Excel, Word et Acrobat DC Pro) Experience intermediaire avec ContractHub, Acrobat DC Pro, Docusign, IsoTrain

Suivez vos aspirations professionnelles chez Abbott pour diverses opportunites dans une entreprise qui peut vous aider a construire votre avenir et a vivre votre meilleure vie. Abbott est un employeur garantissant l'egalite des chances et engage en faveur de la diversite des employes.


Visitez notre site www.abbott.com ou suivez-nous sur Facebook, a www.facebook.com/Abbott, et Twitter @AbbottNews et @AbbottGlobal.


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About Abbott

Abbott is a global healthcare leader, creating breakthrough science to improve people's health. We're always looking towards the future, anticipating changes in medical science and technology.

Working at Abbott

At Abbott, you can do work that matters, grow, and learn, care for yourself and family, be your true self and live a full life. You will have access to:

Career development with an international company where you can grow the career you dream of. A company recognized as a great place to work in dozens of countries around the world and named one of the most admired companies in the world by Fortune. A company that is recognized as one of the best big companies to work for as well as a best place to work for diversity, working mothers, female executives, and scientists. We offer flexible work policies that allow a healthy balance between personal and professional life. We invest in the development of our employees through training and growth opportunities. We foster an environment where every voice is heard and valued.

The Opportunity

This position works out of our Montreal location in the Nutrition. Our nutrition business develops science-based nutrition products for people of all ages, from helping babies and children grow, to keeping adult bodies strong and active. Millions of people around the world count on our leading brands - including Similac, PediaSure, Pedialyte, Ensure, Glucerna and ZonePerfect - to help get the nutrients they need to live their healthiest life.


Under the supervision of the Manager, Commercial Contract Management, the Junior Specialist, Partnership Contract Management will maintain a strong business relationship with given HCPs and HCOs on behalf of the Abbott Nutrition Canada Affiliate. The Specialist serves as the central contact for receiving and managing all HCP/HCO agreement requests (including reciprocal support agreements, sponsorships, grants and charitable contributions) from AN Head Office and Salesforce. The Specialist will be called upon to act as the AN liaison between the Business Owners (contract requesters) and necessary internal departments (OEC, Legal, Finance, Purchasing).


Familiarity with policies and procedures related to third-party management will be required to serve as backup to the Manager, Commercial Contract Management.

What You'll Do

Internal Interactions;

Receive, analyze and categorize all agreement requests from internal stakeholders (Sales Team, Marketing HCP and Nutrition Science teams, International Global requesters). Produce and execute all necessary agreements in accordance with processes and policies/guidelines related to Abbott's Office of Ethics and Compliance (OEC). Support the Nutrition Science Manager with all HCP-HCO Agreement Requests. Develop and enforce Standard Operating Procedure for agreement request submissions. Keep informed of current policies impacting the Agreement process with HCP-HCO. Participate in internal Quality/Business audits as appropriate. Identify and implement process improvement initiatives as deemed appropriate. Ensure proper tracking and monitoring of HCP-HCO Agreements and expenses. Have regular touchpoints with the Nutrition Science Manager to discuss HCO Agreement terms and renewals. Ensure submission and tracking of payments through the Ariba system. Apply all OEC and Financial Policies as well as onboard (train) all new AN employees on those policies and processes. Provide weekly updates to Manager, Commercial Contract Management on HCP-HCO engagements in progress, process improvements (if required) and timelines.

HCP-HCO Interactions;

Send agreements to HCPs-HCOs for review and execution. Ensure communication and follow-ups are done with HCP Agreement approvals or required documentation. Make traveling arrangements for HCPs, if required. Communicate and follow up regarding traveling arrangements and expenses. Communicate with Global Abbott teams requesting engagement of Canadian key thought leaders to ensure successful processing and execution of agreements, traveling arrangements, expenses and processing of payment for these. Process payments in Ariba. Maintain strong professional interactions with Key Opinion Leaders, Professional Associations, and Foundations.

Commercial Contract Management Assistance;

Assist Manager, Commercial Contract Management with third-party related matters such as but not limited to: + Agreement renewal paperwork (amendment, PDF compare)
+ Aggregate request documentation completion
+ PCF request completion
+ SOW review
+ PTURT request completion
+ Submit new Supplier request in Ariba (iBuy) and follow up

Knowledge & Teamwork;

Maintain regular interaction with Nutrition Science Manager for effective planning and execution purposes. Liaise with the OEC and Legal team to ensure agreements are meeting legal and compliance standards.

NETWORKING (internal and external):

Ongoing communication with current and new HCPs and HCO contacts when required Participate in cross-functional Business Excellence / Process Improvement Initiatives.

Required Qualifications

3 Year Technical College degree 3 to 5 years of experience minimum in project management. Experience working with cross-functional teams and health care professionals, health care organizations and third-parties. Good understanding of Ethics, Compliance and Legal Guidelines and processes. Good understanding of OEC and financial processes (PO, month end, accruals, etc). Proven capability for teamwork and managing multiple deadlines and projects. Ability to balance priorities and demands while working in a fast-moving and progressive environment (adaptability & resilience). The incumbent must be able to communicate well in English (50% of the time), as his or her duties require interaction with stakeholders and colleagues outside Quebec and Canada.

Preferred Qualifications

Work experience using SAP/Ariba system an asset. Superior skills working with Microsoft suite (mainly Excel, Word and Acrobat DC Pro). Intermediate experience with ContractHub,Acrobat DC Pro, Docusign,IsoTrain.

Follow your career aspirations to Abbott for diverse opportunities with a company that can help you build your future and live your best life. Abbott is an Equal Opportunity Employer, committed to employee diversity.


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