Job Description

Type d'emploi :

Employe

Duree en mois

(pour les emplois a duree determinee) :


7

Famille d'emplois :

Admissions

Nombre de postes a pourvoir :

1

Faculte/Service - Departement :

Evaluations des demandes

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d'affichage (AAAA/MM/JJ):

2025/09/25

Les candidatures doivent etre recues

AVANT LE

(AAAA/MM/JJ):

2025/10/06

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 10

Echelle salariale :

$80,942.00 - $102,245.00
A propos des affaires etudiantes :



Le Service des affaires etudiantes est au coeur meme de l'experience etudiante a l'Universite d'Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs etudiants, nous les soutenons tout au long de leurs annees universitaires et nous les laissons bien prepares a des carrieres epanouissantes et a des etudes futures. Notre equipe de plus de 600 employes devoues fournit les services qui permettent aux etudiants d'etre heureux, de se sentir bien et de s'epanouir dans la poursuite de leurs ambitions. Nous les aidons a postuler et a s'inscrire aux cours, nous supervisons 11 residences et une salle a manger primee, nous organisons des evenements amusants, nous offrons de nombreuses activites recreatives et des activites sportives universitaires, nous gerons un programme innovant de developpement de carriere et d'apprentissage par l'experience, et bien plus encore !



Il n'y a rien de plus gratifiant que d'aider les generations futures a atteindre leur plein potentiel dans une universite de classe mondiale. Grace a notre large eventail d'opportunites de carriere et de parcours de developpement professionnel, nous sommes certains que vous apprecierez l'experience autant que nos etudiants.

Raison d'etre du poste:

Sous la direction du superviseur des admissions, le titulaire du poste agit a titre d'expert principal aupres de ses collegues, des partenaires en recrutement, des facultes et des services sur le campus. Il est responsable de l'evaluation des demandes d'admission aux programmes de premier cycle et aux programmes professionnels. Il gere le cycle des admissions dans son secteur, en appliquant les politiques en vigueur afin de soutenir les objectifs d'inscription. Ce poste exige une connaissance approfondie des programmes d'etudes nationaux et internationaux, ainsi qu'une solide expertise en politiques d'admission. Le titulaire evalue des dossiers complexes, conseille les candidats ayant des parcours non traditionnels et traite les appels a l'aide de justifications claires et fondees sur les politiques.

Dans ce role, vous aurez les responsabilites suivantes:

Appliquer un jugement avance pour evaluer l'admissibilite des demandes, en mettant en oeuvre des politiques d'admission complexes et les reglements du Senat dans divers systemes educatifs nationaux et internationaux. Mener des entrevues approfondies selon une approche holistique afin d'identifier les candidats prometteurs, y compris ceux ayant un parcours academique non traditionnel ou un apprentissage experientiel. Statuer sur l'admissibilite des candidats issus de systemes nationaux et internationaux pour les programmes de premier cycle, les certificats et les programmes professionnels en education et en droit. Utiliser son expertise des systemes de notation, de la reconnaissance des titres de competences et des programmes d'etudes mondiaux pour assurer des evaluations justes et coherentes. Agir a titre d'expert institutionnel en matiere de procedures d'admission et de controle de la qualite des dossiers. Faire preuve de discernement pour detecter les documents frauduleux, evaluer les incoherences et analyser les tendances chez les candidats. Offrir du soutien aux agents d'information et aux parties prenantes afin d'assurer le respect des normes institutionnelles et des exigences reglementaires, en garantissant l'integrite du processus d'admission. Fournir des conseils academiques strategiques aux futurs etudiants et a leurs parents sur les exigences d'admission, les prealables, les moyennes requises et les bourses. Expliquer les raisons d'un refus et proposer des moyens d'ameliorer les profils academiques, y compris des voies alternatives. Gerer les appels complexes et assurer la liaison avec le Bureau de l'Ombudsman pour les dossiers escalades. Contribuer a l'elaboration des politiques d'admission de l'etablissement et a l'optimisation des processus pour ameliorer l'efficacite et la qualite du service. Evaluer les besoins en matiere d'inscription pour soutenir les objectifs strategiques de diversite au sein des facultes et sur les marches internationaux cibles. Gerer la repartition des quotas par faculte, programme et pays dans le cadre des admissions concurrentielles. Preparer et presenter des dossiers complexes au Comite d'admission des facultes en evaluant le potentiel academique. Soutenir les candidats confrontes a des defis personnels, familiaux ou economiques pouvant nuire a leur rendement, en mettant l'accent sur les besoins particuliers et les groupes minoritaires, et en les orientant vers les services appropries. Maintenir une expertise sur les systemes et programmes d'education provinciaux, nationaux et internationaux. Developper des strategies ciblees alignees avec les objectifs d'inscription et de rayonnement. Collaborer avec les parties prenantes et les equipes de recrutement pour soutenir le developpement des marches. Participer a un developpement professionnel continu par le biais de formations specialisees et de conferences, afin d'appliquer les meilleures pratiques. Produire des rapports fondes sur des donnees afin de soutenir les objectifs d'inscription de l'universite et des facultes, en tenant compte de la retention et du rendement academique. Peut assister le gestionnaire des admissions dans l'elaboration de materiel de formation destine aux collegues, partenaires de recrutement, facultes et services, ainsi que dans l'animation de seances de formation. Representer le service des admissions lors d'evenements de recrutement sur le campus et a l'exterieur, y compris en soiree et la fin de semaine. Participer a des missions de recrutement a l'echelle nationale et internationale. Collaborer avec les parties prenantes pour fournir des conseils et de la formation sur les exigences et politiques d'admission. Configurer les regles de decision dans le systeme d'information etudiant (SIS) pour soutenir l'evaluation electronique des demandes. Surveiller les soumissions de notes de l'OUAC et resoudre les anomalies. Collaborer avec le gestionnaire des admissions pour planifier les publications d'offres, examiner l'admissibilite aux bourses, evaluer les conditions, et gerer les retraits d'offres ou de bourses. Tester les nouvelles fonctionnalites d'admission du SIS et maintenir a jour le contenu lie aux admissions sur les sites web et dans les publications. Realiser des projets speciaux et effectuer d'autres taches selon les besoins. Promouvoir une approche centree sur le client en offrant un service personnalise et exceptionnel aux futurs etudiants, aux parents, aux conseillers et aux partenaires, par telephone ou courriel. Anticiper les besoins complexes, gerer les dossiers sensibles avec discretion et garantir l'application coherente des politiques, avec empathie et professionnalisme.

Ce que vous apportez :

Diplome de premier cycle complete, de preference en administration des affaires, relations internationales ou dans un domaine connexe. Une combinaison equivalente de formation et d'experience pourra etre consideree. Minimum de quatre (4) annees d'experience dans l'application de politiques et reglements lies aux admissions et/ou aux etudes, idealement dans un milieu postsecondaire. Au moins deux (2) annees d'experience dans l'analyse des besoins institutionnels et l'alignement du travail quotidien avec les objectifs organisationnels a long terme. Bilinguisme - anglais et francais (parle et ecrit) requis. Excellent jugement, sens de l'initiative et solides competences en resolution de problemes. Excellentes aptitudes interpersonnelles et en communication, avec tact et diplomatie. Service a la clientele exemplaire aupres d'une clientele diversifiee et parfois difficile; capacite a faire preuve d'empathie tout en maintenant ses decisions. Solides competences en analyse, pensee critique et prise de decision. Excellentes aptitudes pour le conseil, l'influence et la consultation; capacite d'ecoute active, de poser des questions pertinentes, de synthetiser des informations complexes et de communiquer efficacement pour appuyer la prise de decision et la resolution de problemes. Connaissance approfondie des systemes educatifs nationaux et internationaux. Bonne connaissance de la structure academique, des programmes universitaires et des processus d'admission. Maitrise des outils informatiques, incluant la suite Microsoft Office (niveau intermediaire/avance pour Excel) et capacite a s'adapter a l'evolution technologique. Excellente aptitude pour les calculs mathematiques et les validations de donnees. Capacite a travailler de facon autonome, sous pression, dans des delais serres, a gerer de l'information hautement confidentielle et sensible, tout en maintenant son efficacite dans un environnement a volume eleve et a stress important. Disponibilite a voyager au Canada et a l'etranger, ainsi qu'a travailler en dehors des heures normales (soirees et fins de semaine).

Competences cles a l'Universite d'Ottawa :

Voici les competences exigees de tous les membres du personnel de l'Universite d'Ottawa :

Planification :

Mettre en place une serie de mesures ou d'evenements afin d'atteindre un objectif ou de realiser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorites dans le cadre de ses activites quotidiennes normales.

Initiative :

Faire preuve d'initiative et de creativite pour suggerer des ameliorations et produire des resultats positifs. Faire preuve de proactivite et de debrouillardise. Etre disponible et avoir la volonte de se surpasser autant que possible.

Souci du service a la clientele :

Aider ou servir les autres afin de repondre a leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y repondre.

Travail d'equipe et cooperation :

Cooperer et bien collaborer avec les autres membres de l'equipe afin d'atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l'equipe.



L'Universite d'Ottawa s'engage a offrir un milieu de travail diversifie et inclusif. Notre personnel nous tient reellement a coeur, tout comme l'equite en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d'inclusion ou l'esprit d'equipe, l'innovation et la creativite nourrissent notre quete d'excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulierement les personnes autochtones, racialisees et handicapees ainsi que les femmes et les membres de la communaute LGBTIAQI2S+ a postuler. La creation et le maintien d'un environnement de travail totalement accessible sont d'une importance capitale pour l'Universite. C'est pourquoi nous mettons tout en oeuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d'adaptation pendant le processus de recrutement, d'evaluation et de selection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en ecrivant a gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiees sont invitees a postuler; la priorite sera toutefois accordee a celles qui ont la citoyennete canadienne ou la residence permanente.

Note : S'il s'agit d'un poste syndique :

Le processus d'embauche est regi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel precise. Pour en savoir plus



S'il s'agit d'un poste de premiere ligne comportant des interactions avec la population etudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de competence intermediaire avance ou superieur en comprehension orale et ecrite dans leur langue seconde. Le niveau de competence linguistique est determine au moyen d'un test de competence mis au point par l'Institut des langues officielles et du bilinguisme de l'Universite d'Ottawa.


Avant le 1er mai 2022, en vertu du Reglement 129 - Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population etudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite a l'Universite (y compris les entrepreneurs) etaient tenus d'etre vaccines. Ce reglement a ete suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait etre remis en vigueur a tout moment en fonction des directives de la sante publique et des recommandations des specialistes.