Job Description

Type d'emploi :

Employe

Duree en mois

(pour les emplois a duree determinee) :


N/A

Famille d'emplois :

Administration des etudes

Nombre de postes a pourvoir :

1

Faculte/Service - Departement :

EMPC Externat

Campus :

Pavillon Roger-Guindon

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d'affichage (AAAA/MM/JJ):

2025/08/18

Les candidatures doivent etre recues

AVANT LE

(AAAA/MM/JJ):

2025/08/29

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 10

Echelle salariale :

$80,942.00 - $102,245.00
Au sujet de la Faculte de medecine

Bienvenue a la Faculte de medecine de l'Universite d'Ottawa, la premiere et a la plus grande faculte de medecine bilingue au Canada. Nos apprenants ont acces a des installations de pointe et a des instituts specialises ou ils apprennent aux cotes de medecins et de scientifiques de renommee internationale. Constamment classee parmi les 10 premieres ecoles de medecine au Canada, notre faculte figure parmi les meilleures facultes de medecine dans le monde pour l'impact de sa recherche en sciences biomedicales et de la sante.

Raison d'etre du poste:

Favoriser une experience etudiante exceptionnelle en fournissant des conseils et de l'orientation sur les exigences scolaires en vue de la reussite du Programme des etudes medicales de premier cycle (volets francophone et anglophone). Assumer l'entiere responsabilite de la planification du cheminement et de la progression des membres de la population etudiante, et conseiller ceux et celles qui eprouvent des difficultes pour favoriser leur succes et leur retention. Promouvoir le programme et evaluer l'ensemble de ses aspects, s'occuper des inscriptions, des horaires et des conseils scolaires et gerer les dossiers etudiants.

Dans ce role, vous aurez les responsabilites suivantes:

Conseil et administration : Orienter les membres de la population etudiante et assurer un leadership en tout ce qui concerne les reglements et les procedures scolaires. Offrir des conseils a ceux et celles qui ont besoin de soutien additionnel et les diriger vers les services appropries (Affaires etudiantes, Faculte ou autres) de l'Universite. Preparer les dossiers en vue de leur presentation au Comite de promotion et au Comite principal des promotions. Preparer les contrats pour les membres de la population etudiante qui prennent conge et etablir les conditions de leur retour dans le programme.



Evaluation du rendement scolaire et planification : Elaborer des plans, en consultation avec la direction scolaire, pour permettre aux membres de la population etudiante d'ameliorer leur rendement et d'atteindre les objectifs en vue de leur progression scolaire. Evaluer les cas pouvant necessiter des exceptions (conge, remise, echec, extension, modification du programme, etc.). Etablir une strategie et des plans d'action pour promouvoir la progression des membres de la population etudiante. Participer a l'evaluation de la mise en place avant les examens a des fins d'assurance de la qualite.


Coordination : Travailler en etroite collaboration avec les coordonnatrices et coordonnateurs dans les hopitaux partenaires en ce qui concerne les accommodements lies aux examens et les stages obligatoires. Veillez a ce que les etudiantes et etudiants reussissent l'ensemble de leurs cours au choix de quatrieme annee, de maniere a repondre aux exigences de l'AFMC pour l'obtention de leur diplome.


Gestion des operations:

Inscriptions : s'occuper des inscriptions, y compris au tirage des stages cliniques en rotation et des stages au choix. Dossiers etudiants : mettre a jour les dossiers etudiants (grades obtenus, satisfaction des exigences cliniques, activites professionnelles transferables, modules obligatoires, certificats medicaux, accommodements, reprises de cours ou d'annee, problemes de professionnalisme, fraude, etc.). Examen et evaluation : enqueter sur des comportements possiblement problematiques lors des examens et veiller a l'integrite des processus d'evaluation. Rapporter les comportements suspicieux au Comite de promotion. Gerer l'obtention des grades dans le systeme de gestion de cours et uOcampus. Planifier les demandes de revision de note. Comptabiliser les points obtenus en comparant les reponses et l'objectif des questions pour permettre aux membres de la population etudiante de connaitre leur rendement a l'examen.

What you will bring:

Qualites essentielles:

Grade universitaire en administration, en commerce ou dans un domaine similaire, ou combinaison equivalente d'etudes et d'experience de travail Quatre annees d'experience pertinente Connaissance generale des principes de gestion du temps et de projet, ainsi de l'administration, normalement acquise au moyen d'une formation postsecondaire ou d'une experience de travail

Autres exigences:

Experience de l'interpretation, de l'explication et de la mise en application de reglements et de methodes. Excellentes competences interpersonnelles et relationnelles Aptitude a communiquer efficacement avec des parties prenantes a tous les niveaux Grande precision et minutie Grande capacite a effectuer plusieurs taches en simultane; excellent sens de l'organisation, et souplesse face aux priorites changeantes Capacite a travailler et resoudre des problemes sous pression Capacite de travailler de facon autonome, de gerer sa charge de travail et d'etablir des priorites pour respecter les echeances dans un milieu fort occupe Connaissance et experience approfondies de l'utilisation de systemes informatiques et de logiciels comme (liste non exhaustive) : les systemes de gestion etudiante et documentaire (uoCampus, Brightspace, Elentra, XTender); les systemes d'evaluation en ligne; les traitements de texte (MS Word), les tableurs (MS Excel), les interfaces de courriel et de calendrier (MS Outlook), les plateformes de videoconference (MS Teams et Zoom), les bases de donnees et les applications Web Experience dans cadre de travail medical, scientifique ou universitaire (un atout) Bilinguisme Grande maitrise du francais et de l'anglais (expression orale et ecrite, y compris en redaction administrative, en grammaire et en orthographe)

#LI-Hybrid

Competences cles a l'Universite d'Ottawa :

Voici les competences exigees de tous les membres du personnel de l'Universite d'Ottawa :

Planification :

Mettre en place une serie de mesures ou d'evenements afin d'atteindre un objectif ou de realiser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorites dans le cadre de ses activites quotidiennes normales.

Initiative :

Faire preuve d'initiative et de creativite pour suggerer des ameliorations et produire des resultats positifs. Faire preuve de proactivite et de debrouillardise. Etre disponible et avoir la volonte de se surpasser autant que possible.

Souci du service a la clientele :

Aider ou servir les autres afin de repondre a leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y repondre.

Travail d'equipe et cooperation :

Cooperer et bien collaborer avec les autres membres de l'equipe afin d'atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l'equipe.



L'Universite d'Ottawa s'engage a offrir un milieu de travail diversifie et inclusif. Notre personnel nous tient reellement a coeur, tout comme l'equite en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d'inclusion ou l'esprit d'equipe, l'innovation et la creativite nourrissent notre quete d'excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulierement les personnes autochtones, racialisees et handicapees ainsi que les femmes et les membres de la communaute LGBTIAQI2S+ a postuler. La creation et le maintien d'un environnement de travail totalement accessible sont d'une importance capitale pour l'Universite. C'est pourquoi nous mettons tout en oeuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d'adaptation pendant le processus de recrutement, d'evaluation et de selection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en ecrivant a gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiees sont invitees a postuler; la priorite sera toutefois accordee a celles qui ont la citoyennete canadienne ou la residence permanente.

Note : S'il s'agit d'un poste syndique :

Le processus d'embauche est regi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel precise. Pour en savoir plus



S'il s'agit d'un poste de premiere ligne comportant des interactions avec la population etudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de competence intermediaire avance ou superieur en comprehension orale et ecrite dans leur langue seconde. Le niveau de competence linguistique est determine au moyen d'un test de competence mis au point par l'Institut des langues officielles et du bilinguisme de l'Universite d'Ottawa.


Avant le 1er mai 2022, en vertu du Reglement 129 - Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population etudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite a l'Universite (y compris les entrepreneurs) etaient tenus d'etre vaccines. Ce reglement a ete suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait etre remis en vigueur a tout moment en fonction des directives de la sante publique et des recommandations des specialistes.