Job Description

1 poste permanent vous attend au sein de notre equipe !

NOUS OFFRONS

o Une conciliation vie professionnelle et vie familiale;

o Une carriere au service des citoyens;

o Un horaire de 33,75 heures par semaine reparti sur 4 jours et demi;

o Un salaire horaire de 28,46 $ a 36,27 $ selon l'experience (salaire 2022);

o Un mode de travail hybride;

o Des avantages concurrentiels, dont la cotisation a un regime de retraite a prestation determinee et l'acces a un regime d'assurances collectives complet.

DATE LIMITE : 16 juillet 2025

Seules les personnes retenues seront contactees.

Brossard est en pleine effervescence et foisonne de grands projets qui lui procurent une vitalite hors du commun. Afin de poursuivre notre developpement economique, communautaire, culturel et environnemental et d'offrir une qualite de services aux citoyens, nous recherchons des candidats qui s'engagent a adopter les valeurs de la Ville, soit la

Coherence

, le

Respect

, l'

Ecoute

, l'

Equipe

et la

Reconnaissance

.

Realisons ensemble le Brossard de demain!

Votre role

Sous la supervision de la directrice du greffe et greffiere, le titulaire effectue diverses taches de secretariat et de soutien administratif associees a la gestion d'une direction. Il est charge des relations avec la clientele et du soutien administratif a toute l'equipe de la Direction du greffe, ainsi que le suivi des dossiers de reglements et de demandes d'acces aux documents.

Vos responsabilites

Exerce, aupres des employes cadres de la direction, un role de support concernant l'administration courante et le bon fonctionnement de la direction. Effectue le suivi des dossiers administratifs, s'assure du respect des echeanciers, effectue les rappels, voit a obtenir les informations demandees dans des delais prescrits, prepare les dossiers necessaires aux seances du conseil municipal et fait des rapports a son superieur; Redige, revise ou corrige des procedures, tableaux, echeanciers, projets de reglements, proces-verbaux, registres, sommaires decisionnels, comptes rendus, avis publics, projets de lettres, correspondances, memos, rapports, attestations et certificats de conformite ou tout autre document a la demande de son superieur immediat et les achemine aux destinataires, le cas echeant. S'assure de la diffusion sur le site Web, des documents requis emanant de la Direction du greffe; Accueille les personnes se presentant ou s'adressant a la direction, fournit des renseignements generaux concernant les directives, les procedures, la tarification et la reglementation; Recoit, filtre, loge et transmet les appels telephoniques ou courriels a la direction; recherche et donne l'information demandee ou refere le demandeur a l'autorite competente. Fournit des renseignements generaux concernant les responsabilites et activites en lien avec la direction; Assure le suivi de la correspondance et des plaintes, determine la priorite des demandes, achemine l'information aux personnes concernees; Assure le support clerical necessaire au traitement des demandes d'acces aux documents et tient leur repertoire a jour dans le logiciel de gestion documentaire; Participe a la planification et la preparation des dossiers de reglements municipaux, en assure le suivi selon les procedures applicables pour leur adoption et entree en vigueur et effectue toute tache reliee a leur diffusion; Agit a titre d'adjoint au responsable des registres, apporte le support demande et effectue le secretariat dans le cadre des processus referendaires et electoraux et assume toute autre fonction deleguee; Ouvre, indexe, numerise, enregistre et classe les dossiers, la correspondance et les documents dans les archives physiques et le logiciel de gestion documentaire dans le respect du plan de classification; Effectue les suivis requis au niveau du budget de la direction et signale les ecarts observes; Effectue les entrees dans le logiciel approprie des factures adressees a la direction et prepare au besoin, les bons de commande afferents; Tient a jour l'agenda du directeur du greffe et greffier, fixe les rendez-vous et fait la reservation de locaux et des equipements necessaires dans le cadre des activites administratives de la direction; Agit comme personne-ressource en l'absence de la coordonnatrice au soutien des seances pour le logiciel de conseil sans papier et remplace cette derniere au besoin dans l'une ou l'autre de ses taches ou sur demande de son superieur immediat.

Profil recherche

Attestation de specialisation professionnelle (ASP) en secretariat juridique, diplome d'etudes collegiales (DEC) en techniques juridiques, en bureautique, en administration ou l'equivalent; D'un (1) an a deux (2) ans d'experience pertinente a la fonction; Experience dans un service du greffe ou juridique municipal, un atout; Experience avec des logiciels de gestion documentaire et financiers, un atout; Excellente maitrise de la langue francaise parlee et ecrite; Connaissance fonctionnelle de la langue anglaise parlee et ecrite; Maitrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, etc.); Tres bonne connaissance de la bureautique et de la micro-informatique ainsi que des logiciels couramment utilises dans le travail de bureau (tels qu'Adobe Acrobat 9 Pro Extended, etc.); Discretion; Sens de l'organisation et rigueur; Sens de l'initiative; Demontre un certain jugement; Aptitude a travailler en equipe, entregent, tact et courtoisie; Aptitude a prioriser ses dossiers et ses echeanciers.
Sauf avis contraire de votre part, votre candidature pourrait etre consideree pour d'autres opportunites de carriere au sein de la Ville, en fonction des exigences et competences requises pour l'emploi.

En raison de la nature du role necessitant des interactions avec des citoyens francophones et anglophones, le bilinguisme en francais et anglais est requis pour ce poste (niveau fonctionnel).

La Ville de Brossard souscrit au principe d'equite en emploi et applique un programme d'acces a l'egalite en emploi pour les femmes, les autochtones, les minorites visibles, les minorites ethniques et les personnes handicapees.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Remuneration: 28,46$ a 36,27$ par heure

Heures prevues: 33.75 par semaine

Avantages:

Programme d'Aide aux Employes Stationnement sur place
Horaire:

Du Lundi au Vendredi
Remuneration supplementaire:

Heures supplementaires majorees
Lieu du poste : En presentiel

Date limite de candidature: 2025-07-16