Job Description

Le College de Rimouski est actuellement a la recherche d'une secretaire administrative ou d'un secretaire administratif.

Joignez-vous a une equipe humaine, engagee et innovante !

Etablissement d'enseignement :

Cegep de Rimouski

Direction/service :

Direction des affaires etudiantes - Services psychosociaux et adaptes

Nom du superieur immediat :

Annie-France Pelletier

Nom du predecesseur :

Emilie Gagnon

Horaire de travail :

Du lundi au vendredi de 8 h a 12 h et de 13 h 30 a 16 h

Debut de l'affichage

: 2025-11-03

Fin de l'affichage

: 2025-11-17

Presentation de l'etablissement

Rythme par la vie entre fleuve et montagnes, le College de Rimouski est une institution d'enseignement superieur qui se distingue par son approche humaine et la diversite de son expertise, de ses savoirs et des moyens pedagogiques dont il dispose. Fort de ses trois composantes que sont l'Institut maritime du Quebec, le Cegep de Rimouski et le Centre matapedien d'etudes collegiales, le College brille grace a l'excellence et a la variete de la formation qui y est offerte. A travers plus de 30 programmes, il fait vivre des moments marquants et des experiences de vie et d'apprentissage uniques a plus de 2 300 etudiantes et etudiants chaque annee. Par leur travail et leur implication, pres de 800 personnes collaborent a sa reussite et a son essor. Ses services de formation continue appuient le developpement des competences de 2 600 personnes et de plus de 150 entreprises.


Le College de Rimouski marque le present et l'avenir de sa communaute et de sa region, et rayonne au-dela des frontieres. Il est un complice ouvert et bienveillant : il est present pour le futur.

Nature du travail

Le role principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste a accomplir diverses taches de secretariat, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes.

Quelques attributions caracteristiques

La personne de cette classe d'emploi compose des documents, concoit et redige des notes de service ainsi que la correspondance courante; elle effectue des recherches et prepare la synthese des problemes et des questions complexes; elle tient a jour les echeanciers et en verifie le respect.


Elle tient a jour l'agenda des personnes avec qui elle collabore et organise les activites liees a leurs rencontres internes ou externes; elle dresse le compte rendu des reunions auxquelles elle assiste et en assure les suivis necessaires. Elle communique les informations relevant de sa competence.


Elle tient a jour les donnees qui influencent les budgets du service et produit sur demande des rapports selon les procedures etablies.


Elle conseille le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la presentation a adopter dans la correspondance et dans les documents a produire.


Elle participe au developpement du systeme de classement du college et est responsable de la gestion documentaire du service.


Elle utilise les outils technologiques de l'information et des communications mis a sa disposition en lien avec les travaux a realiser.

Plus specifiquement dans les services psychosociaux et adaptes :

Assure la gestion de l'ensemble des portes d'entree de l'equipe des services psychosociaux et adaptes;


Assure le classement et la gestion documentaire du service;


Assure une vigie du bon fonctionnement du systeme de reservation d'une place a la salle d'examen et implique le soutien technique, au besoin;


Redige les communications et realise les envoies aux membres du personnel et/ou aux personnes etudiantes;


Analyse et traite les demandes d'examens des personnes etudiantes ayant des besoins particuliers;


Assure la preparation (logistique) des examens de la ou les journees suivantes;


En collaboration avec le ou la conseillere en services adaptes, assure la logistique des examens finaux;


Prepare et envoie le sondage de qualite du service offert dans la salle d'examen et fait l'analyse des resultats;


Prepare l'horaire des surveillantes et des surveillants en fonction de leurs disponibilites et des besoins du service;


Supporte les conseilleres en services adaptes dans la mise a jour et l'archivage des dossiers des personnes etudiantes utilisatrices du service;


Assure le respect des consignes d'usage de la salle d'examen aux diverses personnes utilisatrices et utilisateurs;


Assure la surveillance de la salle d'examen, au besoin;


En collaboration avec le ou la conseillere en services adaptes, participe a l'elaboration et a la realisation des formations aupres du personnel enseignant, au besoin;


Au besoin, elle accomplit toute autre tache connexe.



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EXIGENCES

Exigences particulieres

Detenir un diplome d'etudes professionnelles (DEP) avec option appropriee ou un diplome ou une attestation d'etudes dont l'equivalence est reconnue par l'autorite competente, et avoir quatre (4) annees d'experience pertinente.

Autres exigences

Tres bonne maitrise de la langue francaise; Tres bonne connaissance des logiciels Word, Excel et du courrier electronique; Faire preuve de calme face a des situations conflictuelles; Faire preuve d'autonomie, d'initiative, de polyvalence et d'organisation; Avoir une bonne capacite a gerer son stress; Demontrer une bonne capacite d'adaptation et une bonne capacite a composer avec des situations et demandes complexes; Avoir une bonne capacite de concentration et a gerer plusieurs demandes en simultanees; Excellente aptitudes en service a la clientele; Interet et facilite avec differents logiciels informatiques; Disponibilite a l'exterieur des heures de travail habituelles (un a deux soirs par semaine).

Tests requis

En complement d'une entrevue, les exigences particulieres seront mesurees a l'aide de tests, notamment de francais ecrit et psychometriques. L'obtention de l'emploi sera conditionnelle a la reussite de ceux-ci.




Le College de Rimouski souscrit aux programmes d'acces a l'egalite en emploi en vigueur et invite les femmes, les personnes en situation d'handicap, les membres des minorites visibles et ethniques ainsi que les autochtones a presenter leur candidature. Les personnes en situation d'handicap ayant besoin d'un accommodement durant le processus de candidature peuvent en faire la demande par courriel a l'adresse rh@cegep-rimouski.qc.ca.