Job Description

Titre d'emploi :
Secretaire administratif.ve (ressources humaines)
Numero de reference :
SR2526-17
Categorie d'emploi :
Soutien administratif
Direction :
Direction des ressources humaines
Service :
Service des ressources humaines
Nom du superieur immediat :
Joelle Meloche
Statut de l'emploi :
S - Remplacement a temps partiel
Duree de l'emploi prevue :
Lieu de travail :
College Ahuntsic, 9155, rue St-Hubert, Montreal (Quebec)
Horaire de travail :
Horaire de travail : de 8 h 30 a 16 h 30, 4 jours / semaine ; En presentiel ; Environnement de travail de bureau. Date de l'affichage :
2025-10-29
Date et heure de fin de l'affichage externe :
2025-11-07 16:00
Echelle salariale :
Entre 25,20 $/heure et 29,07 $/heure, selon la scolarite et l'experience
Entree en fonction prevue :
Description :
NATURE DU TRAVAIL



Relevant de la direction adjointe au Service des ressources humaines - responsable du personnel de soutien et professionnel, la personne occupant l'emploi de secretaire administrative accomplit diverses taches de secretariat et administratives, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes.



Specifique au poste :




Notamment, elle agit a titre de personne-ressource de premier plan, accueillant les visiteurs, usagers et personnes candidates au Service des ressources humaines. Elle les oriente vers les ressources appropriees d'une maniere professionnelle et courtoise. Elle fournit aux personnes des renseignements d'ordre general et repond aux questions selon son champ de competence. Elle distribue et recoit les differents formulaires et documentations du Service. Elle traite le courrier electronique de la boite de messagerie AccueilRH selon son champ de competence, les transferant aux personnes appropriees, et ce, dans les meilleurs delais. Elle collecte et distribue chaque semaine, le courrier physique recu par le Service. Elle assure que l'aire de reception du Service soit toujours degagee, rangee et amenagee adequatement.



Elle soutient et assiste au quotidien la direction adjointe et au personnel du Service des ressources humaines en accomplissant diverses taches administratives et de secretariat. Elle redige, revise et assure la mise en page des documents tels que des communications, des correspondances, des presentations, des tableaux, des organigrammes, des politiques internes, des notes de service ou des sondages. Elle prepare des ordres de jours des reunions, redige des comptes-rendus et accomplit des suivis des divers dossiers en cours. Elle prepare egalement la documentation necessaire au bon deroulement de ses reunions et comites lorsque requis. Elle emploie en tout temps, dans son role et lors de ses communications, un haut niveau de la langue de travail (orthographe francaise, linguistique et syntaxe).




Elle traite les donnees financieres, effectue toutes les transactions et les suivis relies a la facturation et aux demandes de paiements pour le Service. Elle obtient l'autorisation appropriee lorsque requis, et transmets les donnees dans les meilleurs delais. Elle compile des statistiques, documente et recherche des renseignements utiles a l'avancement des projets du Service.




Elle assiste a la planification et l'organisation des differentes activites du Service des ressources humaines tels les evenements institutionnels, comites, formations, cliniques, reunions et entrevues, etc. Elle veille au bon deroulement de ces activites en procedant a la recherche des fournisseurs et en colligeant l'information necessaire. Elle procede a la reservation des salles, des equipements, des accessoires et autres. Elle envoie les correspondances et les invitations en s'assurant de la disponibilite des participants. Elle collabore etroitement avec les autres membres du Service afin d'assurer le succes de l'activite et le rayonnement du Service.




Elle veille au maintien efficace de l'inventaire de la papeterie et du materiel de bureau, ainsi qu'a son approvisionnement. Elle communique les besoins du Service aux parties prenantes, obtient les approbations et recherche les soumissions. Elle prepare et achemine les demandes d'achats. Elle accuse reception de la marchandise et procede a sa distribution et son rangement securitaire.




La personne occupant l'emploi de secretaire administrative procede au classement et a la gestion documentaire selon les normes et systemes etablis. Elle participe a l'elaboration, l'actualisation et a la mise a jour des procedures et outils de travail relatifs a son poste. Elle utilise les outils technologiques de l'information et des communications mis a sa disposition de facon optimale en lien avec les travaux a realiser.





RESPONSABILITES - ACTIVITES



1. Agir a titre de personne-ressource ;



2. Assister et soutenir la direction adjointe et le personnel du Service a l'egard de l'ensemble des activites administratives et de secretariat ;



3. Planifier et organiser, en collaboration avec les principaux intervenants, la logistique de differentes activites (activites institutionnelles, comites, evenements, formations, cliniques, rencontre d'entrevue, etc.) tout en assurant le bon deroulement ;



4. Veiller au maintien de l'inventaire et a son approvisionnement ;



5. Assurer une gestion documentaire efficace ;



6. Toute autre activite connexe sans etre limitatif.



CRITERES D'ADMISSIBILITE



Qualifications requises



Scolarite/Experience :


Diplome d'etudes professionnel (DEP) avec option appropriee ou un diplome d'etudes secondaires (DES) ou un diplome ou une attestation d'etudes dont l'equivalence est reconnue par l'autorite competente; Experience pertinente d'au moins quatre (4) annees.


Autres conditions exigees :


Niveau avance de la langue francaise, orale et ecrite (valide par un test). Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique : Microsoft 365 : Outlook (agenda et courrier electronique) Word niveau intermediaire (valide par un test) Excel niveau intermediaire (valide par un test) Connaissance des methodes et des usages propres a la tenue d'un secretariat. Reussite des tests d'aptitude et entrevue de selection.


Qualifications souhaitees



Experience dans un Service des ressources humaines ; Connaissance d'un logiciel de gestion electronique des candidatures (CV Manager ou autres) ; Nous recherchons une personne discrete, rigoureuse, ordonnee, autonome, ayant l'esprit d'equipe developpe et une communication claire. Tests requis :
Reussite des tests de qualification
Remarques :
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu'avec celles retenues pour une entrevue.
Le College Ahuntsic est fier de s'engager pour l'egalite des chances en emploi.

Nous appliquons un programme d'acces a l'egalite pour les groupes en quete d'equite dont les femmes, les Premiers Peuples, les membres des minorites ethniques et visibles, les membres de la communaute de la diversite sexuelle et de genre ainsi que les personnes en situation de handicap

Nous deployons des mesures securisantes et personnalisees tout au long de votre parcours professionnel.




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