Job Description

12 septembre 2025
Type de poste: Permanent



Horaire : Temps plein (37.5h/semaine)



Mode : Presentiel

Chez Vortex Solution, l'harmonie guide notre approche.

Entreprise quebecoise fiere de ses racines, nous developpons des solutions web innovantes qui creent un veritable impact pour nos clients, notre equipe et notre communaute. Certifie

Great Place to Work

, nous cultivons un environnement de travail collaboratif, respectueux et favorable a l'epanouissement de nos employe(e)s. Si vous desirez mettre votre expertise au service de projets captivants dans un environnement dynamique et humain, rejoignez-nous et contribuez a faire la difference!

ROLE

--------



Sous la supervision de la Directrice adjointe, Services & Amelioration continue, le/la

Responsable Administrative & de Bureau

est le premier point de contact de l'entreprise, en personne, par telephone et par courriel. Il/elle assure un accueil chaleureux, maintient un environnement de travail fonctionnel et organise, coordonne les fournisseurs et repond aux besoins logistiques. La presence au bureau est requise du lundi au vendredi de 9h a 17h.

RESPONSABILITES

-------------------

Accueil & service a la clientele

Appliquer les principes d'harmonie et les valeurs de Vortex dans l'execution des taches quotidiennes et dans les interactions avec les equipes. Accueillir les visiteurs.euses avec professionnalisme, en veillant a leur enregistrement conformement aux normes ISO 27001 et SOC 2. Offrir des rafraichissements (cafe, the, eau, etc.) aux visiteurs.euses afin d'assurer une experience professionnelle et conviviale. Prendre les appels entrants et gerer la boite courriel generale en triant et en redirigeant efficacement les demandes vers les bons interlocuteurs.trices, tout en assurant le suivi necessaire pour leur prise en charge et leur resolution, dans le respect des procedures internes et de la confidentialite. Contribuer activement au soutien du departement Experience client en assurant une gestion efficace et professionnelle des communications.

Gestion du bureau & logistique

Ouvrir et fermer le bureau chaque jour ouvrable. Preparer quotidiennement les salles de reunions (equipements, fournitures, boissons). Maintenir un environnement propre, accueillant et bien organise. Gerer les commandes et le reapprovisionnement des fournitures de bureau et des collations, afin de maintenir un environnement de travail confortable et accueillant pour l'equipe et les visiteurs.euses. Collaborer avec le Comite Sante, Bien-Etre & SST pour assurer le respect des obligations legales en matiere de sante et securite au travail en effectuant un tour regulier des lieux, en identifiant les risques potentiels d'accidents ou d'incidents a l'aide d'une liste de controle interne. Participer a la gestion des licences logicielles (acces, renouvellements, suivi des utilisateurs.trices), en appui au Directeur, Cloud & Technologies. Assurer la transmission des informations pertinentes a la comptabilite, notamment pour les renouvellements ou achats lies aux licences logicielles.

Gestion des fournisseurs

Coordonner les fournisseurs externes (entretien, reparations, deneigement), conformement aux normes ISO 27001 et SOC 2. Obtenir et suivre les estimations, les faire, approuver et confirmer les interventions. Transmettre les factures au service des finances dans les delais requis afin d'assurer un traitement efficace.

Soutien administratif & ponctuel

Realiser la mise en page, l'impression et la reliure de documents. Preparer des presentations et divers documents selon les besoins, notamment des documents de vente destines a soutenir le departement de l'Experience client. Effectuer certaines entrees de donnees dans les outils internes avec rigueur et exactitude.

COMPETENTES REQUISES

------------------------



Excellente maitrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel).



Bilinguisme (francais, anglais) avec d'excellentes aptitudes en communication ecrite et orale.



Aptitude remarquable en service a la clientele.



Sens de l'organisation, autonomie, rigueur et souci du detail.



Capacite a gerer plusieurs taches simultanement avec calme.



Discretion et respect de la confidentialite des informations.

FORMATION

-------------



Diplome d'etudes collegiales (DEC) en administration, comptabilite ou domaine connexe.

EXPERIENCE

--------------



1 a 3 annees d'experience dans un role similaire (reception, soutien administratif ou gestion de bureau).

CE QU'ON VOUS OFFRE

-----------------------

Sante

Assurance maladie complementaire. Assurance dentaire. Assurance vie. Assurance invalidite. Compte de soins de sante. Programme d'aide aux employe.e.s et aux membres de leur famille (PAEF).

Equilibre travail-vie personnelle

3 semaines de vacances par annee (6%); Environ 1 semaine de conge supplementaire pendant la fermeture des bureaux a la periode des Fetes; 5 conges personnels par annee (mobiles); Horaire de travail flexible.

Mobilite

Contribution a l'abonnement annuel de transport en commun (STM, Exo); Bureaux idealement situes au coeur de la Petite Italie, a proximite du metro, d'arrets de bus et de stations BIXI.

Culture et milieu de travail

Tenue decontractee; Environnement stimulant, axe sur la collaboration et l'innovation; Acces a des formations et des opportunites de perfectionnement; Ambiance conviviale et dynamique; * Comite social actif et nombreuses activites : 5 a 7, club de course, sorties thematiques, fetes d'equipe, etc.