Description de l'entreprise
Nous sommes SGS ? Le leader mondial des services d?essais, d?inspection et de certification. Nous sommes reconnus comme la r?f?rence mondiale en mati?re de qualit? et d'int?grit?. Nos 96 000 employ?s op?rent un r?seau de 2 700 bureaux et laboratoires, travaillant ensemble pour permettre un monde meilleur, s?curitaire et plus interconnect?.

Description du poste
RESPONSABILIT?S PRINCIPALES La personne titulaire de ce poste travaillera avec les clients, ? la fois en interne et ? l?externe, en offrant un soutien, de l?information et/ou de la documentation en r?ponse ? leurs demandes; ou en r?pondant aux demandes de renseignements sur les services offerts par SGS, les prix, et l??tat de l?analyse tout au long de l?ex?cution des obligations contractuelles de l?entreprise. Fournir un service rapide et digne de confiance aux clients tout en s?assurant du respect des normes de qualit? et d?int?grit? de l?entreprise.
RESPONSABILIT?S SP?CIFIQUES

• Recevoir et traiter les demandes de service des clients.
• Pr?parer et fournir des rapports, certificats et documents aux clients pour les services rendus par le personnel de SGS.
• Imprimer et envoyer les accus?s de r?ception des ?chantillons au client par t?l?copieur selon le syst?me utilis? (note : les filiales qui utilisent SLIMS envoient automatiquement des re?us confirmant la r?ception d??chantillons au client).
• V?rifier les instructions de travail, le code de la m?thode, les rapports, les prix et les instructions de facturation ? l??gard des devis, instructions des clients et informations provenant du profil des clients.
• Tenir ? jour un syst?me de classement.
• Effectuer la saisie de donn?es fournies par les clients et les laboratoires pour produire les ?tiquettes des ?chantillons, bons de travail, fiches de travail et divers rapports.
• Pr?parer et soumettre des factures exemptes d?erreurs et dans les d?lais requis aux clients pour les services rendus.
• Recevoir et valider les factures des fournisseurs, attribuer les codes et pr?parer les demandes de paiement; tenir ? jour les fichiers des comptes cr?diteurs et d?biteurs.
• Effectuer le contr?le des comptes d?biteurs et communiquer avec les clients pour recouvrer les comptes impay?s en cas de besoin.
• Entrer et assurer le traitement rapide de l?information dans les syst?mes de l?entreprise.
• ?mettre des devis ? partir d?une liste de prix standard.
• Documenter les demandes de renseignements des clients li?es aux donn?es discutables, rapports en retard, erreurs dans les rapports et les factures, etc., dans le registre des cas du client et fermer le cas une fois l?enqu?te sur le contr?le de la qualit? termin?e.
• Pr?parer et garder ? jour des dossiers complets et pr?cis des clients concernant les services rendus afin de faciliter les demandes de renseignements, assurer un soutien ? la facturation des clients et des comptes fournisseurs, et veiller ? la conformit? des exigences concernant les v?rifications internes et externes ?galement.
• Recueillir et/ou pr?parer les informations et documents n?cessaires chaque mois pour faciliter la pr?paration des documents de travail, des charges ? payer et des ?critures de journal du grand livre g?n?ral.
• Tenir ? jour les registres d?ordre de travail et les syst?mes de classement.
• Enqu?ter et r?soudre les plaintes et demandes de renseignement des clients en interne et externe avec le responsable de la filiale ou le superviseur et le responsable de l?assurance qualit?.
• Tenir ? jour un registre de cas.
• G?n?rer et tenir ? jour les feuilles de calcul, les graphiques et/ou les rapports de la direction.
• ?tablir les horaires des employ?s pour les inspections (ex. : veiller ? ce que les personnes concern?es suivent les formations n?cessaires pour les supervisions, audits) selon les besoins.
• Recevoir, inspecter, trier et ?tiqueter les ?chantillons des clients.
• Saisir les informations relatives aux ?chantillons dans le syst?me de SGS et pr?parer les ?tiquettes pour les envois aux stations appropri?es.
• Sous-traiter les ?chantillons aux autres laboratoires de SGS ou aux laboratoires ind?pendants de SGS, le cas ?ch?ant, et tenir ? jour les documents relatifs ? la sous-traitance.
• Effectuer le d?douanement d??chantillons, normes, etc., pour les clients selon les besoins.
• G?rer les fichiers des comptes cr?diteurs et d?biteurs. Trier, traiter, et v?rifier les applications, re?us, d?penses, formulaires et autres documents, si n?cessaire.
• Participer aux activit?s d?approvisionnement, d?exp?dition, de sous-traitance et tenir ? jour les documents connexes.
• G?rer les activit?s relatives ? l?approvisionnement et ? la r?ception de fournitures de laboratoire via le syst?me Oracle BOSS.
• Apporter un soutien ? la r?ception, si n?cessaire. Effectuer la mise ? jour et la distribution de la liste t?l?phonique interne.
• R?pondre et rediriger les appels t?l?phoniques de mani?re appropri?e. Accueillir les visiteurs avec rendez-vous et les diriger ? la personne ou ? l?endroit appropri?. Accueillir les visiteurs sans rendez-vous afin de d?terminer le but de leur visite.
• Organiser les ?v?nements sp?ciaux comme No?l, les charit?s, les collectes de dons, etc. Offrir un soutien mutuel aux autres membres du personnel selon les besoins.
• Certains projets sp?ciaux ou selon les circonstances pourraient ?tre assign?s ? l?occasion.
• D?velopper et entretenir de tr?s bonnes relations avec les individus ? tous les niveaux de l?organisation, ? la fois aux niveaux internes et externes.
• Coordonner et/ou communiquer les exigences du service ? la client?le aux autres services et sites concern?s ? travailler en collaboration avec eux afin d?offrir un service ? la client?le efficace et dans les d?lais requis.
• Veiller au respect des politiques de l?entreprise ? l??gard de la sant? et s?curit? au travail, du Code d?int?grit? et du Code de conduite professionnelle.

Qualifications
PROFIL

• La personne titulaire de ce poste doit poss?der au minimum un dipl?me d??tudes secondaires ou un certificat d??quivalence d??tudes secondaires (GED).
• Une ?ducation postsecondaire dans un domaine administratif ou dans un programme li? aux sciences est un atout important.
• Avoir 1 ? 3 ans d?exp?rience de travail dans un r?le administratif.
• Un minimum de 1 ? 3 ans d?exp?rience dans un environnement de laboratoire est un atout consid?rable.

HABILET?S REQUISES

• Avoir une bonne coordination oculo-manuelle pour manipuler les ?chantillons et le mat?riel de laboratoire.
• Faire preuve de bon jugement pour identifier et r?soudre les probl?mes au travail. En cas de difficult?s, signaler les probl?mes au superviseur pour les r?soudre.
• Faire preuve d?un certain niveau de cr?ativit? pour r?soudre les probl?mes de routine.
• Capacit? ? travailler sous pression en p?riode de grande activit?, et satisfaire aux demandes contradictoires d?un volume de travail important par rapport ? la qualit? des r?sultats.
• Ma?triser diff?rents types de logiciels (Word, Excel, etc.).
• Comp?tences reconnues ? g?rer et ? coordonner plusieurs projets ? la fois dans un environnement tr?s dynamique et professionnel.
• Faire preuve d?excellentes habilet?s de communications verbales et ?crites, y compris la grammaire et la r?daction de textes.
• Capacit? ? travailler en situation de groupe et de fa?on autonome.
• Comp?tences reconnues en mati?re de gestion du temps et avoir le souci du d?tail.
• Avoir une tr?s bonne compr?hension des applications Oracle serait ?galement un atout.
• Veiller au respect des politiques de l?entreprise ? l??gard de la sant? et s?curit? au travail, du Code d?int?grit? et du Code de conduite professionnelle.

Informations compl?mentaires
SGS Canada est un employeur qui souscrit au principe de l??galit? d?acc?s ? l?emploi et nous nous engageons ? assurer une plus grande accessibilit? en fournissant des mesures d?adaptation pour les personnes handicap?es au cours de notre processus d?embauche. Les mesures d?adaptation sont disponibles sur demande pour les candidats qualifi?s au cours de chaque ?tape du processus de recrutement. Veuillez noter que les candidats/candidates qui postulent aux offres d?emploi au Canada doivent ?tre autoris?s/autoris?es ? travailler au Canada.