Job Description

The Canadian Union of Postal Workers (CUPW) seeks a

bilingual Administrative Assistant

to work it's National Office. This replacement position will come into effect as soon as possible for a minimum of six months but may be terminated with two-weeks written notice.

Duties

provide administrative support to representatives of the employer and various committees as may be convened from time to time;

utilize e-mail and Internet to perform required functions;

prepare materials for internet posting;

establish and maintain files and mailing lists;

prepare and distribute printed materials in the appropriate language from hand-written notes using a computer;

prepare printed materials in the required quantities for various functions and meetings of the employer;

enter data into the computer;

research and retrieve information contained in files as requested by the employer;

receive incoming mail and prepare outgoing mail;

take and transcribe notes in the appropriate language taken in dictation sessions or at meetings, conferences, conventions, etc.;

operate electronic equipment such as personal computers, printers, photocopiers and fax machines;

format and file draft material given to him/her by others in a computerized form;

check documents for accuracy in grammar, spelling, punctuation and format;

compose correspondence and memos in the appropriate language for signature by representatives of the employer and verify that all relevant enclosures or attachments are located and forwarded with correspondence;

organize appointments and meetings, making appropriate travel arrangements, room reservations and arranging all other services required for a successful meeting;

review contracts required for meetings, conferences and conventions;

liaise with service providers on behalf of the employer;

provide assistance to officers and/or other staff members on an as required basis;

work co-operatively with other departments to ensure the efficient operation of the organization;

staff reception desk and answer telephone;

respond to general telephone inquiries;

all other related duties as may be assigned from time to time.

Skills Required

Expertise with Microsoft Office Suite;

Accuracy in grammar, spelling and punctuation are a must;

Ability to speak and write in both official languages;

Preference will be given to those candidates with an Office Administration course - Administrative Assistant.

Salary, Benefits and Hours of Work

In accordance with the COPE 225/CUPW Collective Agreement. Working hours will be Monday to Thursday, from 8:30h to 17:00h, and a regular day off on Friday.

Le Syndicat des travailleurs et travailleuses des postes (STTP) est a la recherche d'une

adjointe administrative

ou d'un

adjoint administratif bilingue

pour travailler a son bureau national. Il s'agit d'un poste suppleant a combler des que possible, d'une duree d'au moins six mois, mais qui pourrait prendre fin sur avis ecrit de deux semaines.

Taches

procure du soutien administratif aux representantes et representants de l'employeur et aux divers comites convoques a l'occasion;

utilise le courriel et Internet pour executer les taches requises;

prepare les documents pour affichage sur Internet;

etablit et maintien des dossiers et des listes d'envois;

prepare et distribue des documents imprimes dans la langue requise a partir de notes manuscrites a l'aide d'un systeme de traitement de textes ou d'un ordinateur;

prepare le nombre requis de documents imprimes pour diverses activites et reunions de l'employeur;

entre des donnees a l'ordinateur;

cherche et recupere l'information contenue dans des dossiers selon la demande de l'employeur;

recoit le courrier d'arrivee et prepare le courrier de depart;

lors de seances de dictee ou de reunions, de conferences, de congres et autres, prend des notes et les transcrit dans la langue requise;

utilise du materiel electronique, tel que des ordinateurs personnels, des imprimantes, des photocopieurs et des telecopieurs;

met en page et classe les documents preliminaires qui lui sont remis par d'autres personnes sous format electronique;

verifie l'exactitude grammaticale, l'orthographe, la ponctuation et la mise en page des documents;

redige dans la langue requise des lettres et des notes pour signature par les representantes et representants de l'employeur et s'assure que toutes les pieces jointes pertinentes sont obtenues et acheminees avec la correspondance;

fixe des rendez-vous et organise des reunions, prend les dispositions de deplacement necessaires, fait les reservations qui s'imposent et veillent a obtenir tous les autres services requis pour assurer le succes de la reunion;

passe en revue les contrats necessaires pour les reunions, les conferences et les congres;

assure la liaison avec les fournisseurs de services au nom de l'employeur;

aide les dirigeantes et dirigeants ou d'autres membres du personnel au besoin;

coopere avec les autres services pour assurer le fonctionnement efficace de l'organisation;

travaille a la reception et repond au telephone;

repond aux questions generales posees au telephone;

execute toutes les autres taches connexes qui peuvent lui etre confiees a l'occasion.

Competences requises

bien connaitre la suite Microsoft Office;

avoir une bonne connaissance de la grammaire, de l'orthographe et des regles de ponctuation est essentiel;

pouvoir parler les deux langues officielles et les ecrire;

avoir suivi un cours d'administration de bureau (adjointe ou adjoint administratif) : la preference sera accordee a ces candidates et candidats.

Salaire, avantages sociaux et heures de travail

Le salaire et les avantages sociaux sont determines par la convention collective conclue entre le SEPB 225 et le STTP. L'horaire de travail est du lundi au jeudi, de 8 h 30 a 17 h, le vendredi etant un jour de conge regulier.

Job Type: Full-time

Pay: $68,762.00 per year

Benefits:

Casual dress Dental care Disability insurance Employee assistance program Extended health care Life insurance On-site parking Paid time off Vision care
Language:

Mandarin (preferred)
Work Location: In person