Job Description

Summary

The AA, CDEPO provides administrative support for the Community Diabetes Education Program of Ottawa team, who provided services to clients across the city of Ottawa. The main functions of this position includes the calling, screening, registering and scheduling of clients for education groups and individual appointments that are offered at multiple sites to individuals of diverse backgrounds. The AA, CDEPO also provides other administrative support as required. Hybrid working arrangement is an option.

Qualifications:

Essential

Secondary School Diploma or equivalent

Minimum of two years experience in a direct client services role in a fast-paced environment

Experience inputting data into a computer system.

Excellent listening, written and verbal communication skills.

Excellent office administration skills including the ability to maintain a comprehensive system of record keeping.

Proficient with Windows-based computer systems, in particular, email, MS Word and Excel.

Excellent interpersonal skills and ability to manage challenging situations

Demonstrated knowledge of client service principles and practices

Uses good judgement and takes initiative.

Open to flexible work schedule and location.

Excellent organizational and time management skills.

Enjoys interacting with clients over the telephone and has superior phone manners.

Excellent attention to detail even while managing competing tasks.

Team player, ability to work with people from diverse backgrounds.

Desirable

Knowledge of community resources in Ottawa-Carleton.

Experience with computerized scheduling systems and electronic health records

Advanced knowledge of Excel

Knowledge of website development

Ability to communicate in other languages (Arabic, Mandarin, Cantonese, Spanish)

Language designation

English, written and spoken

French, written and spoken

How to "express an interest" for this opportunity:

Submit your letter of interest along with your resume on or before

September 30, 2025

by 11:59 pm.

Please note the following:

- The subject line of your email should read "Bilingual, Administrative Assistant (CDEPO)"

- The file name for your resume should read:" (last name)_(first name)_ Resume

- The file name for your cover letter should read: " (last name)_(first name)_ Cover Letter

We thank all applicants for their interest. Only applicants invited to an interview will be contacted.

Candidates requiring accommodation during the application and/or the interview process should contact us so arrangements can be made. CCHC is an equal opportunity employer and values diversity in its workforce and as such we encourage applications from individuals who reflect the broad diversity of communities we work with.

Centretown CHC has a mandatory COVID-19 vaccination policy, as such applicants must be fully vaccinated against Covid-19 and provide proof of vaccinations to be considered for employment. Reasonable accommodation will be considered for persons with medical exemption or other exemptions under the Ontario Human Rights Code.

Resume

L'adjoint.e administratif.ve, Programme communautaire d'education sur le diabete d'Ottawa (PCEDO), fournit des services de soutien administratif a l'equipe du programme, qui travaille a differents endroits de la ville. Il ou elle doit principalement s'occuper des appels, du filtrage des appels, de l'inscription, de la prise de rendez-vous et de la preparation des horaires pour les groupes d'education de clients, ainsi que de la prise de rendez-vous individuels, lesquels ont lieu dans plusieurs sites et a des personnes de divers milieux. L'AA, PCEDO assure egalement d'autres formes de soutien administratif, au besoin. L'arrangement de travail hybride est une option.

Qualites essentielles

Diplome d'etudes secondaires

Minimum de deux annees d'experience en prestation de services direct a la clientele dans un milieu au rythme soutenu

Experience en saisie de donnees dans un systeme informatique.

Excellente capacite d'ecoute et excellentes competences en communication orale et ecrite.

Excellentes aptitudes pour la gestion d'un bureau, et capacite a tenir a jour un systeme de gestion de dossiers complet.

Aisance avec les systemes fonctionnant sur Windows, en particulier avec la messagerie electronique, Microsoft Word et Excel.

Excellentes aptitudes interpersonnelles et capacite a composer avec des situations difficiles.

Connaissance averee des principes et des pratiques du service a la clientele.

Souplesse, bon jugement et sens de l'initiative.

Disponibilite a travailler a des horaires et lieux de travail flexibles. Excellent sens de l'organisation et de la gestion du temps.

Plaisir et habilete a communiquer au telephone avec les clients.

Excellente attention aux details notamment dans la gestion de taches concurrentes

Esprit d'equipe et capacite a travailler avec des personnes d'horizons divers.

Competences souhaitables

Connaissances des ressources communautaires a Ottawa-Carleton.

Experience de travail avec des systemes de prise de rendez-vous informatises et des dossiers de sante electronique.

Connaissance avancee du logiciel Excel.

Capacite a communiquer dans d'autres langues (arabe, chinois, espagnol).

Designation linguistique

Anglais (ecrit et parle)

Francais (ecrit et parle)

Pour soumettre votre candidature a ce poste :

Envoyez votre lettre de presentation et votre curriculum vitae au plut tard le

30 Septembre 2025

a 23h59 .

Veuillez prendre note des informations suivantes :

Votre courriel doit avoir pour objet Adjoint.e Administratif.ve Bilingue (PCEDO). Votre CV doit etre nomme comme suit : (Nom de famille) (Prenom)_CV . Votre lettre de presentation doit etre nommee comme suit : (Nom de famille) _(Prenom)_Lettre de presentation.
Nous tenons a remercier tous les candidats pour leur interet. Toutefois, nous ne communiquerons qu'avec ceux retenus pour une entrevue.

Les candidats ayant besoin de mesures d'adaptation pour soumettre leur candidature ou passer une entrevue peuvent ecrire a l'adresse jobs@centretownchc.org. Le CSCC est un employeur qui souscrit au principe de l'egalite des chances et accorde une grande importance a la diversite de son effectif. Ainsi, nous encourageons les candidatures qui refletent la grande diversite des communautes que nous servons.

La politique de vaccination COVID-19 du CSC Centretown stipule que tous les postulants doivent obligatoirement etre vaccines et en fournir la preuve. Des mesures d'adaptations raisonnables seront envisages pour les personnes beneficiant d'une exemption medicale ou pour des raisons protegees selon le Code des droits de la personne de l'Ontario.

Job Type: Full-time

Pay: $42,768.00-$46,945.00 per year

Work Location: In person