Job Description

English will follow
QUI NOUS SOMMES
Sid Lee est un collectif creatif multidisciplinaire qui cherche a faire une difference et a celebrer la culture avec ses idees audacieuses. Ses 700 virtuoses travaillent avec coeur comme une seule equipe a partir des bureaux de Montreal, Toronto, New York, Paris, Londres, Los Angeles et Seattle. Leur mission est de creer ce qui a un impact durable a travers l'expression et l'experience de marque. Yard, Digital Kitchen, BIMM et Haigo font partie de cette communaute creative.
Melant habilement le design, la technologie, l'experientiel, la publicite, les donnees et l'architecture, Sid Lee collabore avec une clientele aux valeurs progressistes pour lui donner le pouvoir de surpasser la concurrence, de gagner la confiance des consommateurs et consommatrices ainsi que d'accroitre son influence sur la culture.
Par ailleurs, Sid Lee est membre de kyu, un collectif d'agences de creation de premier plan fonde par Hakuhodo DY Holdings. Elle a aussi imagine C2 Montreal, une des plus grandes conferences d'affaires creatives au monde.
ROLE
Relevant du Gestionnaire des installations, le.la Receptionist et Coordonnateur.trice sera responsable d'organiser, de coordonner et de veiller au bon fonctionnement des espaces autant pour nos employes, nos clients que lors d'evenements externes.
RESPONSABILITES
Gestion des espaces :

• Veiller au bon fonctionnement des differents services: reception, bistro, cafe, espaces locatifs;
• Gerer l'accueil des clients, les livraisons et les envoies postaux de la reception;
• Coordonner et gerer l'entretien des espaces lors d'evenements;
• Agir a titre de personne-ressource pour toutes demandes en lien avec l'utilisation des espaces;
• Proceder a la reservation des bureaux et salles pour les clients et les sous locataires; ;
• Maintenir et organiser l'inventaire, faire les achats de fournitures de bureau et autres;
• Supporter la coordonnatrice culture dans la realisation d'evenements internes;
• Supporter l'equipe dans la realisation de taches operationnelles et taches administratives variees.

Gestion des evenements externes :

• Repondre et faire le suivi de toutes demandes venant de l'externe concernant nos espaces;
• Rediger et envoyer les soumissions aux clients;
• Rediger les contrats de location et proceder a la facturation;
• Gerer le calendrier evenementiel et les reservations de salles pour de l'ensemble du bureau;
• Comprendre les exigences de chaque evenement et s'assurer de la satisfaction des clients;
• En collaboration avec les clients, planifier les evenements en respectant les budgets et les echeanciers;
• Coordonner les besoins avec les differents departements internes : TI, Maintenance, bistro, operations, etc;
• Effectuer les achats necessaires pour les evenements : Glace, alcool, etc.;
• Lors des evenements, veiller au bon deroulement de ceux-ci et resoudre le probleme lors d'imprevus;
• Participer au montage et au demontage des espaces locatifs selon les besoins;
• Effectuer des post mortem avec les organisateurs.

REQUIS

• Experience en service a la clientele, evenements, hotellerie ou toute autre combinaison d'experiences en relation avec le poste;
• Maitrise de l'anglais et du francais, tant a l'oral qu'a l'ecrit, pour travailler avec des clients et collegues nationaux et internationaux (50% du temps) est requis;
• Il s'agit d'un poste a pourvoir en personne, la presence au bureau est donc requise;
• L'autonomie, la debrouillardise et l'efficacite sont des qualites essentielles dans ce poste en plus de la polyvalence, de l'entregent et du professionnalisme;
• Ce poste necessite 20% des heures en dehors des heures regulieres de bureaux.

WHO WE ARE
Sid Lee is a multidisciplinary creative collective striving to make a difference and celebrate culture with bold ideas. Its 700 professionals work as one team from offices in Montreal, Toronto, New York, Paris, London, Los Angeles and Seattle. Their mission is to create what matters through brand building, brand expression and brand experience. Its creative community also includes Yard, Digital Kitchen, BIMM and Haigo.
Alongside progressive clients, Sid Lee draws on its rich collection of disciplines, from design to data and experiential communication and technology to advertising and architecture, empowering its clients to outperform their competitors, earn the trust of their customers and increase their influence on culture.
Sid Lee is a member of kyu, a collective of top-tier global creative companies established by Hakuhodo DY Holdings. Sid Lee also imagined C2 Montreal, one of the largest creative-business conferences in the world.
ROLE
Reporting to the Facilities Manager, the Receptionist and Office Coordinator will be responsible for organizing, coordinating, and ensuring the proper functioning of spaces for our employees, clients, and external events.
RESPONSIBILITIES
Space Management:

• Ensure the smooth operation of various services: reception, bistro, cafe, rental spaces;
• Manage client reception, deliveries, and mail from the front desk;
• Coordinate and manage the maintenance of spaces during events;
• Act as a point of contact for all requests related to space usage;
• Handle the booking of offices and meeting rooms for clients and subtenants;
• Maintain and organize inventory, and purchase office supplies and other items;
• Support the Culture Coordinator in organizing internal events;
• Assist the team with operational tasks and various administrative duties.

External Event Management:

• Respond to and follow up on all external requests regarding our spaces;
• Draft and send proposals to clients;
• Write rental contracts and handle billing;
• Manage the event calendar and room reservations for the entire office;
• Understand the requirements of each event and ensure client satisfaction;
• Collaborate with clients to plan events within budgets and timelines;
• Coordinate needs with various internal departments: IT, Maintenance, Bistro, Operations, etc;
• Make necessary purchases for events: ice, alcohol, etc;
• Ensure the smooth execution of events and address any unforeseen issues;
• Participate in the setup and clean up of rental spaces as needed;
• Conduct post-event evaluations with organizers.

REQUIREMENTS

• Experience in customer service, event planning, hospitality, or any other related field;
• Fluency in English and French, both spoken and written, to work with national and international customers and colleagues (50% of the time) is required;
• This is an in-person position, therefore presence in the office is required;
• Autonomy, resourcefulness, and efficiency are essential qualities for this position, along with versatility, interpersonal skills, and professionalism;
• This position requires 20% of hours outside regular office hours.

Fier de souscrire au principe de l'egalite d'acces a l'emploi, Sid Lee s'engage a creer un milieu de travail refletant la diversite. Tous les candidates et candidats qualifies sont pris en consideration, sans egard a leur citoyennete, ethnicite, race, couleur, religion, genre, identite ou expression de genre, orientation sexuelle, handicap, age ou statut de veteran.
Nous encourageons les femmes, les Autochtones, les personnes handicapees et les membres de minorites visibles a postuler a nos emplois.
Proud to be an equal opportunity employer, Sid Lee is committed to creating a diverse work environment. All qualified applicants are considered without regard to citizenship, ethnicity, race, colour, religion, gender, gender identity or expression, sexual orientation, genetics, disability, age or veteran status.
We encourage women, Indigenous people, persons with disabilities and members of visible minorities to apply.
#LI-Hybrid