Job Description

About the Role:

We are currently seeking a

Receptionist / Administrative Assistant

to support the daily operations of our head office. The ideal candidate will have experience in administrative tasks and demonstrate strong organizational and communication skills.

Main Responsibilities:

Answer, screen, and transfer incoming phone calls. Greet and direct visitors to the appropriate person or department. Scan and organize all documents related to vehicle sales and purchases on a daily basis. Maintain the filing system for invoices (recording stock numbers, buyer information, etc.). Prepare Excel sheets for vehicle tax refund claims. Send documentation to Revenu Quebec for T.V.Q. reimbursement. Maintain organized filing systems for various company entities. Coordinate courier pick-ups and deliveries (FedEx, etc.). Receive, sort, and distribute daily mail and deliveries. Provide administrative support to the Transport Department and Human Resources. Assist management with various administrative requests and office tasks.

Additional Administrative Tasks:

Format and update Excel documents and internal procedures. Prepare invoices and assist with basic accounting tasks. Provide general customer service: respond to calls, emails, and client inquiries. Manage incoming and outgoing documentation and requests. Support other departments with miscellaneous administrative needs.

Work Conditions:

Schedule: Monday to Friday, 9:00 a.m. to 5:00 p.m.

Receptionniste / Adjoint(e) administratif(ve)

A propos du poste :

Nous sommes actuellement a la recherche d'un(e)

Receptionniste / Adjoint(e) administratif(ve)

pour soutenir les activites quotidiennes de notre siege social. Le ou la candidat(e) ideal(e) possede de l'experience en taches administratives et demontre un bon sens de l'organisation ainsi qu'un excellent service a la clientele.

Responsabilites principales :

Repondre, filtrer et transferer les appels telephoniques entrants. Accueillir les visiteurs et les diriger vers la bonne personne ou le bon departement. Numeriser et classer quotidiennement tous les documents lies aux ventes et achats de vehicules. Maintenir le systeme de classement des factures (numeros de stock, acheteurs, etc.). Preparer une feuille Excel pour les reclamations fiscales des vehicules achetes. Envoyer les documents a Revenu Quebec pour le remboursement de la T.V.Q. Tenir a jour les systemes de classement de differentes entreprises. Organiser et suivre les ramassages et livraisons par courrier (FedEx, etc.). Recevoir, trier et distribuer le courrier et les envois quotidiens. Offrir un soutien administratif au departement du Transport et aux Ressources humaines. Assister la Direction dans diverses demandes administratives.

Autres taches administratives :

Mise en page de documents Excel et mise a jour des procedures internes. Preparation de factures et assistance dans certaines taches comptables. Service a la clientele general : repondre aux appels, courriels et demandes des clients. Gestion des documents entrants et sortants. Appui a differents departements pour diverses taches administratives.

Conditions de travail:

Horaire : du lundi au vendredi, de 9h00 a 17h00.
Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Remuneration: a partir de 24,00$ par heure

Avantages:

Conges payes Tenue Decontractee
Experience:

administration: 1an (Obligatoire)
Langue:

Francais & Anglais (Obligatoire)
Lieu du poste : En presentiel