Job Description

Spa Vert - Espace Bien-Etre est une petite entreprise respectueuse de l'environnement situee dans la Petite Bourgogne, pres du marche Atwater. Nous offrons des massages therapeutiques, de l'osteopathie et des consultations en naturopathie.

Le poste:

Les receptionnistes sont responsables de l'efficacite des operations quotidiennes et du service a la clientele du Spa Vert - Espace Bien-Etre.

Cette personne doit offrir un service a la clientele professionnel, rapide, personnalise et courtois et s'assurer que les clients sont satisfaits des services offerts ainsi que d'assurer une coordination parfaite avec les therapeutes. La receptionniste est le visage et la voix du Spa Vert - Espace Bien-Etre.

Ses taches sont les suivantes

Interaction avec les clients.

Traiter les appels des clients de maniere professionnelle, efficace et en temps voulu. Optimiser l'utilisation du logiciel de reservation pour reserver des clients dans une periode concentree lorsque cela est possible. Par exemple, fixer des rendez-vous rapproches dans la mesure du possible. - Developper et maintenir des procedures d'accueil gracieuses et efficaces. Saisir avec precision les rendez-vous dans le systeme de reservation. Accueillir les clients de maniere professionnelle lorsqu'ils arrivent dans l'espace. Offrir de l'eau et du the et veiller a ce qu'ils soient a l'aise avant et apres leur traitement. Rappeler les rendez-vous. Verifier regulierement les courriels et les messages textes du Spa Vert - Espace Bien-Etre afin de s'assurer que toutes les demandes sont traitees de maniere opportune et professionnelle.

Traitement des paiements

Recevoir le paiement du client, s'assurer que le client est facture du montant approprie et que la transaction est enregistree correctement dans le registre des traitements. S'assurer que la petite caisse est verifiee chaque jour et qu'elle est correcte. S'assurer que les achats de cartes-cadeaux en ligne et en personne sont correctement enregistres dans les dossiers des clients et dans le dossier excel de remboursement des cartes-cadeaux.

Coordination des therapeutes

S'assurer que les therapeutes sont informes de leurs rendez-vous en temps voulu et conformement a leur emploi du temps. S'assurer que l'espace est amenage et pret a accueillir les therapeutes. Optimiser les reservations afin que les horaires des therapeutes soient respectes en fonction de leurs besoins. S'assurer qu'il y a suffisamment de therapeutes pour couvrir les demandes potentielles de reservations des clients. S'assurer que le systeme en ligne reflete la disponibilite exacte de tous les therapeutes a tout moment.

Tenue de la maison

Assurer un entretien impeccable et contribuer a maintenir une atmosphere chaleureuse et professionnelle. Veiller a ce que l'espace soit propre et bien range et a ce que le niveau d'hygiene soit le plus eleve possible. La blanchisserie est geree sur place et la receptionniste s'en occupe entre les clients. Laver les tasses et la vaisselle des clients. Lorsque vous travaillez sur des projets administratifs, ne travaillez que sur un projet a la fois afin que le bureau soit toujours propre et bien range.

Vente

S'entretenir avec les clients potentiels et existants au sujet des services offerts par le Spa Vert - Espace Bien-Etre. Approche douce de la vente. L'objectif est de developper une relation avec le client, de l'informer sur nos offres et de le fideliser, de lui donner envie d'essayer les services et de revenir chez nous. Accroitre le chiffre d'affaires net de l'entreprise grace a une gestion efficace de l'entreprise, a des ventes efficaces sur le terrain et a la mise en oeuvre du plan de marketing. Gestion de la base de donnees des clients, des formulaires de sante des clients et du logiciel de planification pour s'assurer que tout est a jour et que les informations sont saisies avec precision.

Competences

Excellente communication orale et ecrite en francais et en anglais Excellentes capacites d'organisation. Capacite a effectuer plusieurs taches a la fois et a faire preuve d'autonomie. Capacite a gerer des situations difficiles, y compris des conflits, avec aisance. Solides competences en matiere de vente et de relations interpersonnelles. Debrouillardise et capacite a reflechir rapidement et a trouver des solutions. Bonne connaissance d'Excel. A l'aise avec l'utilisation d'un logiciel de reservation en ligne. Une experience dans le secteur des services est un plus.

Code vestimentaire

: Porter une tenue vestimentaire elegante.

Horaires

:

15 a 35 heures par semaine : en journee, en soiree et le week-end. Disponibilite le week-end et le soir requise.

Veuillez soumettre votre CV accompagne d'une lettre de motivation a info@spavert.com.

Dans la lettre de motivation, informez-nous de vos disponibilites.

Qualifications et competences

Nous encourageons fortement un minimum de 2 ans d'experience dans le service a la clientele.

Type d'emploi

: Temps partiel

Remuneration

: 17 a 23 $ de l'heure selon l'experience.

Heures prevues

: 15 heures par semaine

Avantages

:

Horaire flexible Reduction sur les services apres 3 mois

Horaire

:

Poste de soir Fin de semaine au besoin

Question(s) relative(s) a la candidature :

Avez-vous une experience pertinente dans l'industrie du bien-etre ou avec des logiciels de reservation?

Experience

:

Experience administrative : 1 an (de preference)

Reception : 1 an (de preference)

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Spa Vert - Espace Bien-Etre is a small environmentally friendly business located in Little Burgundy, near Atwater market. We offer therapeutic massage, osteopathy and naturopathic consultations.

The Position:

The front desk receptionists are responsible for the efficient running of the daily operations and customer service of Spa Vert - Espace Bien-Etre.

This individual must offer professional, rapid, personalized, and gracious customer services and ensure clients are happy with the services offered as well as ensure seamless coordination with the therapists. The receptionist is the face and voice of Spa Vert - Espace Bien-Etre.

Duties will include:

Client interaction.

Handling client calls professionally, efficiently and in a timely manner. Optimize the use of the booking software to book clients in a concentrated period when possible. I.e. Schedule appointments close together when possible. - Develop and maintain gracious and efficient front desk procedures. Accurately enter appointments into the booking system. Greeting clients professionally as they arrive in the space. Offer water and tea and ensure they are comfortable before and after their treatment. Reminder calls for appointments Check Spa Vert - Espace Bien-Etre email and text messages regularly to ensure any requests are handled in a timely and professional manner.

Handling Payments

Take the payment from the client, ensuring the clients are charged the appropriate amount and that the transaction is recorded in the treatment log correctly. Ensure petty cash is checked every day and is correct. Ensuring gift card purchases online and in person are properly recorded in client files and gift card redemption excel folder.

Therapist coordination

Ensure therapists know about their appointments in a timely manner and in accordance to when they have given their schedule. Ensure the space is set up and ready for therapists. Optimize bookings so that therapists schedules are met within their needs. Ensure there is enough therapists to cover potential requests for client bookings. Ensure the online system reflects the accurate availability of all the therapists at all times.

House-Keeping

Keep impeccable house-keeping and help maintain a warm yet professional atmosphere. Ensure the space is clean and tidy and to the highest level of hygiene. Laundry is handled on-site and receptionist takes care of this in between clients. Washing cups/dishes from clients. When working on administration projects, only work on one project at a time so the desk is always neat and tidy.

Sales

Engage with potential and existing clients about the services offered at Spa Vert - Espace Bien-Etre. Soft sale approach. The goal is to develop a relationship with the client, inform them of our offerings and build loyalty and desire to try the services and return to the us.

Grow net sales

of the business through efficient management of the business, effective on-site sales and implementing the marketing plan.

Management of the customer database

, client health forms and scheduling software to ensure everything is up-to-date and the information is accurately entered.

Skills

Excellent oral and written communication in French and English Excellent organization skills. Ability to multi-task and be autonomous Able to handle difficult situations including conflict with ease. Strong sales and interpersonal skills. Resourceful and ability to think quickly and find solutions. Good working knowledge of excel. Comfortable with using online booking software Experience within the service sector a plus

Dress Code:

Wear smart dress code

Hours:

15-35 hours per week: day, evenings and weekends. Availability on weekends and evenings necessary.

Please submit CVs with cover letter to info@spavert.com

In the cover letter, inform us of your availabilities.

Qualifications and Skills

We strongly encourage a minimum of 2 year experience in customer service.

Job Type

: Part time

Pay

: $17- $23 per hour depending upon experience

Expected hours

: 15 per week

Benefits

:

Flexible schedule Discount on services after 3 months

Schedule

:

Evening shift Weekends as needed

Application question(s)

:

Do you have relevant experience working in the Wellness industry or with booking softwares?

Experience

:

Administrative experience: 1 year (preferred) Front desk: 1 year (preferred)
Job Type: Part-time

Pay: $17.00-$23.00 per hour

Expected hours: 15 per week

Benefits:

Store discount
Application question(s):

Seriez-vous disponible pour travailler le soir et le week-end? | Would you be available to work evenings and weekends?
Language:

French (required) English (required)
Work Location: In person