Job Description

The Role of the Project Coordinator

The position of Project Coordinator is with the IC Axon Division of ClinicalMind, .

The Project Coordinator assists the Project Managers in carrying out various project-related tasks.

Responsibilities/daily tasks:

• Assists the Project Manager in organizing and scheduling project tasks and activities to ensure the successful execution of client projects

Project execution:

• Coordination of scheduled reports (both internal and external)
• Helps track deliverable statuses on larger projects (acts as the liaison between Operations and Content)
• Acts as a Project Manager on select projects when required and/or when the Project Manager is travelling or otherwise out of the office
• Manages direct client communication when requested by the Project Manager
• Supports proposal requests for project management input
• Assists the Project Manager in final verification, proofing and quality control when required
• Project schedule updates and follow-up when required

Project administration:

• Supports/coordinates preparation of project kick-off and pitch packages
• Assists in the preparation of regulatory review submissions, (e.g., document preparation, form completion, shipping, etc.), as required
• Coordinates freelance and contractual invoice reconciliation, including PR/PO balancing
• Participates in approval site maintenance and reviews postings
• Provides JIRA support (e.g., bug entry, follow-up with the Production Manager)
• Contributes input towards the continuous improvement of IC Axon project management processes and practice

Requirements:

• BacheloraEUR(TM)s degree in communications, commerce, science or a related discipline or equivalent training
• Minimum 1 year of experience in relevant
• CAPM or project management course
• General computer skills: Word, Excel, PowerPoint, Outlook
• Highly organized, strong time management skills and detail-oriented
• Very good communication and interpersonal skills
• Quick learner and creative
• Strong team player and self-motivated
• Ability to multi-task, problem-solve and handle stress
• Languages: English and French
• Knowledge of - and ability to edit - basic HTML

Assets:

• Experience in pharmaceutical, healthcare and training sectors
• Knowledge of MS-Project
• Knowledge of Photoshop, Illustrator

Sommaire :Le poste de Coordonnateur ou coordonnatrice de project est pour la division IC Axon de ClinicalMind.Le coordinateur ou coordinatrice de projet assiste les gestionnaires de projet dans laEUR(TM)execution de divers taches liees aux projets.

Responsabilites/taches quotidiennes :

• Aide les gestionnaires de projet dans l'organisation et la planification des taches et des activites liees aux projets afin daEUR(TM)assurer la reussite des projets clients.

Realisation de projet :

• Coordination de rapports reguliers (internes et externes)
• Assister avec le suivi des etats de livrables pour les grands projets (assure la liaison entre les departements des operations et du contenu)
• Agir a titre de gestionnaire de projet sur aEUR
• Gerer la communication directe avec le client a la demande du chef de projet
• Aider avec les demandes daEUR(TM)offres en contribuant de la part de la gestion de projet
• Assister le gestionnaire de projet lors de la verification finale et du contrale de la qualite, au besoin
• Mise a jour de laEUR(TM)echeancier du projet et suivi, selon besoin

Administration de projet :

• Offrir un soutien/coordonne la preparation des lancements de projets et des trousses daEUR(TM)argumentaires
• Assister a la preparation des soumissions pour la revision reglementaire (p. ex. preparation de documents, remplissage de formulaires, expedition, etc.), selon besoin
• Coordonner le rapprochement des factures contractuelles et de pigistes, y compris laEUR(TM)ajustement des PR/PO
• Participer a laEUR(TM)entretien du site daEUR(TM)approbation et revise les affichages
• Fournir un soutien JIRA (p. ex. rapport de bogues, suivi avec le directeur de la production)

Autres responsabilites :

• Offrir des suggestions pour l'amelioration continue des processus et pratiques de gestion de projet IC Axon

Exigences :

• Baccalaureat en communications, commerce, sciences, une discipline connexe ou une formation equivalente

• Minimum daEUR(TM)un an daEUR(TM)experience en production Web/multimedia
• Competences generales informatiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook
• Bien organise, excellente gestion du temps, ayant le souci du detail
• Excellentes competences en communication et interpersonnelles
• Vous ates une personne creative qui apprend vite
• Fort esprit d'equipe et motive
• Capacite daEUR(TM)accomplir plusieurs taches a la fois, de resoudre les problames et a gerer le stress
• Bilingue : anglais et franaais
• Connaissance de base et capacite de modifier le code HTML

Atouts :

• De laEUR(TM)experience au sein des secteurs pharmaceutique, de soins de sante et de la formation
• Connaissance de MS-Project
• Connaissance de Photoshop, Illustrator, Flash

ClinicalMind is committed to Equal Employment Opportunity and to attracting and retaining the most qualified employees regardless of race, national origin, religion, sexual orientation, gender, age or disability.

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