Job Description

Compensation Pay Range:
$43.08-$50.70
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Please Note: If you are a current CHEO employee with access to Workday, please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub.
To successfully apply for this position, please submit your application by 11:59 pm the day before the advertised closing date in the posting to ensure your application is received.
Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations, Inuit and Metis peoples and their valuable past and present contributions to this land.
CHEO is one of the few stand-alone, global leaders in pediatric health and is home to more than 6,500 staff, clinicians, scientists and researchers, as well as volunteers - all of whom work together to help children and youth achieve their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers, CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system. Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure, CHEO combines excellence in clinical care, research, and education to advance seamless care that's provided where, when, and how it is needed. CHEO's Research Institute is dedicated to world-class clinical, translational, and basic science research covering a wide range of children's health concerns. CHEO has been named Canada's best health-care employer by Forbes in 2024 and 2025 and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canada's Best Employers for multiple consecutive years. For the 14th consecutive year in a row, the editors of Canada's Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500,000 children and youth from Eastern Ontario, western Quebec, Nunavut and Northern Ontario.
POSITION SUMMARY
The Project Coordinator contributes to the development, implementation, evaluation, and on-going coordination of activities related to BORN projects and initiatives. The incumbent will have demonstrated knowledge and experience in project management and coordination activities including excellent communication skills (both verbal and written), project development, project implementation, process redesign, project monitoring, project budget development/ management, communications, quality, risk and evaluation.
RESPONSIBILITIESLead the integration and coordination of all projects to create consistent, coherent documentation used to guide both project execution and project control Coordinate changes across the entire project Develop project schedules including identifying activities to produce project deliverables, identifying dependencies, number of work periods, analyzing activity sequences, activity durations, and resource requirements Develop and monitor the project budgets including assisting in the process for determining resources and quantities and allocation of overall cost estimates Lead the development of all required project documentation, inclusive of job descriptions, terms of reference, criteria for admission and termination, etc. Work with project teams to evaluate project performance, monitor specific project results and identify ways to eliminate causes of unsatisfactory performance. Work with the project teams to identify, document, and assign project roles, responsibilities, and reporting relationships for the human resources for the projects. Determine the information and communications needed by the stakeholders and ensure needed information is available to project stakeholders in a timely manner. Collect and disseminate project documentation (e.g. status reporting, progress measurement, and forecasting). Assess and implement risk analysis activities and mitigation strategies for projects. Ensure that team members are provided with and use the appropriate procedures, equipment and material to perform assigned duties. Ensure that team members perform work in accordance with the Occupational Health and Safety Act and Regulations and all CHEO Corporate/Departmental policies and procedures. Ensure that appropriate action is recommended for those team members who do not work in compliance with the Act. Provide support to Program/ Managers/Leads as required Perform other related duties as assigned by supervisor. Exemplify and advance BORN's health equity journey to promote equity, diversity, inclusion, justice, and indigeneity within BORN, its data holdings, and its stakeholder relations for the betterment of all pregnant and birthing people in Ontario.

QUALIFICATIONSPolice Record Check (PRC) (Essential) University Degree in a health-related field (Preferred) Minimum three (3) years of related experience (Essential) Competency with the Microsoft Office suite of tools (Essential) Project Coordination/Management experience (Essential) Self-directed with the advanced ability to plan, organize and prioritize projects according to priority, and ability to ask questions and to identify difficulties in meeting deadlines (Essential) Experience working with a Prescribed Registry under PHIPA (Preferred) Bilingualism - French/English (Preferred) Project Management Certification (Preferred) LEAN Certification (Preferred) Experience working with project scheduling software such as Microsoft Project (Preferred)
Experience and formal training combined with demonstrated performance and ability may substitute for stipulated academic/experience requirements
Timeline may be extended or shortened based on operational needs

Effective March 29, 2021, CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test, practical exam, or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.
Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.
CHEO is committed to providing a safe environment for staff, patients, and visitors. Consistent with that commitment, all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring, presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided, or presentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.
Veuillez noter : si vous etes actuellement un employe du CHEO ayant acces a Workday, veuillez postuler a cette offre via l'application Workday en tant que candidat interne.
Veuillez noter : pour postuler avec succes a ce poste, veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de cloture annoncee dans l'affichage pour vous assurer que votre candidature est recue.
Ottawa est batie sur un territoire non cede du peuple anichinabe algonquin. Les Anichinabes vivent sur ce territoire depuis des millenaires. Nous leur rendons hommage, ainsi qu'a ce territoire. Leur culture et leur presence ont enrichi le territoire et continuent de l'enrichir. Le CHEO rend egalement hommage a l'ensemble des Premieres Nations, des Inuit et des Metis, de meme qu'a leurs precieuses contributions, passees et presentes, a ce territoire.
CHEO est l'un des rares chefs mondiaux en matiere de sante pediatrique et compte plus de 6 500 employes, cliniciens, scientifiques et chercheurs, ainsi que des benevoles, qui travaillent tous ensemble pour aider les enfants et les adolescents a mener la meilleure vie possible. Au sein de ses propres murs et grace a des partenariats avec des fournisseurs communautaires, le CHEO est passe d'un hopital de soins actifs du 20e siecle a un systeme de sante integre du 21e siecle pour enfants et jeunes. Classe dans le premier un pour cent des hopitaux canadiens pour la numerisation de son infrastructure clinique, le CHEO combine l'excellence dans les soins cliniques, la recherche et l'education pour faire progresser les soins sans discontinuite la ou ils sont necessaires, et ce, de maniere et aux endroits appropries. L'Institut de recherche du CHEO se consacre a la recherche clinique, translationnelle et fondamentale de classe mondiale couvrant une vaste gamme de problemes de sante des enfants. CHEO a ete nomme meilleur employeur en soins de sante au Canada par Forbes en 2024 et 2025, et s'est classe deuxieme parmi les hopitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada pendant plusieurs annees consecutives. Pour la 14eme annee consecutive, les redacteurs du Canada's Top 100 Employers ont reconnu le CHEO comme l'un des meilleurs employeurs de la region de la capitale nationale. Chaque annee, le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de l'est de l'Ontario, de l'ouest du Quebec, du Nunavut et du nord de l'Ontario.
RESUME DES FONCTIONS
Le ou la titulaire contribue a l'elaboration, la mise en oeuvre, l'evaluation et la coordination continue des activites liees aux projets et initiatives de BORN. Le titulaire ou la titulaire devra demontrer des connaissances et de l'experience dans les activites de gestion et de coordination de projets, y compris d'excellentes competences en communication (orale et ecrite), dans l'elaboration, la mise en oeuvre, la refonte des processus, le suivi des projets, dans l'elaboration et la gestion du budget des projets, leur communication, qualite, les risques y afferents ainsi que leur evaluation.
RESPONSABILITESDiriger l'integration et la coordination de tous les projets dans le but de creer une documentation consistante, coherente utilisee pour guider leur suivi et leur execution Coordonner les changements qui se produisent dans l'ensemble des projets Elaborer les calendriers des projets, y compris l'identification des activites qui produisent les livrables, l'identification des dependances, du nombre de periodes de travail, l'analyse des sequences d'activites, de leurs durees et des besoins en ressources Elaborer les budgets des projets, en faire le suivi, y compris assister dans le processus de determination des ressources et des allocations ainsi que dans la repartition des previsions de depenses generales Diriger l'elaboration de tous les documents de projets requis, y compris les descriptions de poste, les cadres de reference, les criteres d'acceptation et de resiliation, etc. Travailler avec les equipes des projets en vue d'evaluer la performance de ces derniers, de veiller aux resultats de projets specifiques et d'identifier les moyens d'eliminer les causes des rendements insatisfaisants Travailler avec les equipes des projets dans le but d'identifier, de documenter et d'assigner, dans les projets, les roles, des responsabilites et des rapports hierarchiques pour les ressources humaines des projets Determiner les renseignements et les communications dont les differents acteurs des projets ont besoin, et s'assurer que ces informations leur sont disponibles en temps opportun Collecter et diffuser la documentation des projets (par exemple : les rapports d'etape, les indicateurs de progres, et les previsions) Evaluer et mettre en oeuvre des activites d'analyse de risques et des strategies d'attenuation pour les projets. S'assurer que les membres de l'equipe ont recu et utilisent les procedures, des equipements et le materiel appropries en vue d'accomplir les taches assignees S'assurer que les membres de l'equipe accomplissent leur travail en conformite avec les reglements et la Loi sur la sante et la securite au travailet en accord avec toutes les politiques et procedures de CHEO en general et avec celles de ses differents services. S'assurer que des mesures appropriees sont recommandees pour les membres d'equipe qui ne travaillent pas en conformite avec la Loi Fournir, au besoin, du soutien aux gestionnaires de programme Accomplir d'autres taches connexes assignees par le superviseur

QUALIFICATIONSVerification du casier judiciaire (Essentiel) Diplome universitaire dans un domaine connexe a la sante (Preferable) Minimum de trois (3) ans d'experience connexe (Essentiel) Competence de l'utilisation de la serie d'outils Microsoft Office (Essentiel) Experience de travail avec un registre prescrit sous la PRPS (Essentiel) Connaissance informatique dans le domaine des logiciels de projet (par ex. Microsoft Project) (Essentiel) Experience dans la coordination et la gestion de projet (Essentiel) Experience de l'utilisation d'un registre prescrit en vertu de la Loi sur la protection et la promotion de la sante (LPPS) (Preferable) Autonome, ayant d'excellentes capacites de planifier, d'organiser et de classer les projets par ordre de priorite; et possedant des capacites de poser des questions et d'identifier les difficultes dans le respect des delais (Essentiel) Bilingue - Francais/Anglais (Preferable) Certification en gestion de projet (Preferable) Certificat en LEAN (Preferable) Experience de l'utilisation de logiciels de planification de projets tels que Microsoft Project (Preferable)
L'experience et une formation reconnue combinees a un rendement et une capacite demontrees peuvent suppleer aux exigences de formation et d'experiences stipulees.
Le poste peut etre prolonge ou raccourci en fonction des besoins operationnels.

A partir du 29 mars 2021, CHEO menera un processus de preselection et d'evaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus varies et multidimensionnels tels qu'un test ecrit, un examen pratique ou une autre evaluation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et preferees peuvent etre testes.
La validation du bilinguisme (francais-anglais) se fera au moyen d'une evaluation des competences linguistiques menee par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date d'embauche.
Si vous avez besoin de mesures d'adaptation pendant une phase du processus de recrutement, veuillez communiquer avec les Ressources humaines a TalentAcquisition@cheo.on.ca. Tous les renseignements recus concernant les mesures d'adaptation resteront confidentiels et seront traites conformement a la Loi sur l'accessibilite pour les personnes handicapees de l'Ontario.
CHEO s'engage a offrir un environnement securitaire au personnel, aux patients et aux visiteurs. Conformement a cet engagement, tous les candidats doivent etre entierement vaccines contre la COVID-19 pour etre consideres comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de benevole. Les candidats sont egalement fortement encourages a recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsqu'ils sont admissibles pour eviter la propagation de COVID-19. Lors de l'embauche, la presentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complete doit etre fournie, ou la presentation de documents justificatifs d'une contre-indication medicale valide ou d'une autre consideration raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de l'Ontario.CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at

TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.