Job Description

Procurement & Logistics Coordinator

We are seeking an experienced and strategic individual to join our dynamic team in our Montreal office as the Procurement & Logistics Coordinator. This is an essential role for someone who thrives on negotiation and building long-term global partnerships to support our travel programs.

This full-time position reports to the Director of Program Delivery and the Director of Program Development & Planning.

The ideal candidate will be an independent, self-starting professional with extensive experience in procurement and contract negotiation. You will be responsible for the "bricks and mortar" of our programs, ensuring our participants have high-quality accommodations and reliable transportation worldwide.

What will you do?

Sourcing & Contract Negotiation:

Identify and source

new indoor accommodations, including hotels and residences, as well as transportation providers that meet our high standards.

Negotiate favourable terms

, pricing, and contractual conditions that protect the company's interests.

Meticulously review, interpret, and audit legal contracts

and documents to ensure all obligations, liabilities, and terms are clear and beneficial.

Maintain and grow relationships

with our existing network of global properties and suppliers to ensure continuity and quality.

Planning and Coordination:

Collaborate

with the planning team to ensure seamless logistics for travel programs.

Assist with research and reservations

for complex program elements, with a focus on indoor accommodations and transportation.

Manage the financial lifecycle of bookings

, including producing quarterly projections, auditing expenditures, and

processing invoice payments

to suppliers

Coordinate logistical details

such as room drops or specific on-site requirements with property managers to enhance the participant experience

Audit print and web copies

of itineraries to ensure accommodation and transport details are accurate.

Administrative and Collaborative Tasks:

Maintain database

with contract terms, agreements, communication and notes

Collaborate on cross-functional projects

with Product Managers and Program Coordinators.

Adapt to a flexible work schedule

and extended hours during our peak summer season (June, July, and August) to support live operations.

Must-Have:

University degree

.

Significant experience

in procurement, sourcing, or contract negotiation.

Financial and analytical skills

, specifically in budgeting and forecasting.

Strong ability to manage competing priorities

while effectively negotiating and implementing planning practices.

Knowledge of hospitality/tourism industry

Exceptional written and verbal communication skills in English

, with a talent for persuasive negotiation.

Ability to function autonomously

as a subject matter expert while remaining an active team member.

Proficiency in learning new platforms

and managing detailed data.

Language Requirements:

High proficiency in English is required for this position as the incumbent will be responsible for daily communication with international vendors and partners located outside of Quebec where English is the primary language of business.

Nice-to-Have:

Fluency in French, Spanish, or Italian

.

Familiarity with Salesforce

.

International travel experience

and an understanding of global hospitality trends.

Why join us?

WCC is committed to fostering a flexible work environment, including hybrid arrangements (e.g., three days in-office and two remote). Our office is located in Monkland Village, Montreal, easily accessible by public transit.

Only applicants who submit

both

a cover letter and a CV will be considered for the position. We thank all those who apply; only those considered for an interview will be contacted

What makes Westcoast Connection unique...

Since 1982, Westcoast Connection has shown thousands of teens a meaningful, rewarding, and special summer experience. Our organization is filled with passionate, energetic, hard-working, entrepreneurial people. This means we set high goals and exceed them, we all wear multiple hats, and we are obsessed with opening teens' eyes to travel and life-changing experiences!

Visit to learn more about us.

Westcoast Connection is an equal opportunity employer.

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Coordonnateur(trice), Approvisionnement et Logistique

Nous recherchons une personne experimentee et strategique pour rejoindre notre equipe dynamique dans notre bureau de Montreal en tant que

Coordonnateur(trice), Approvisionnement et Logistique

. Il s'agit d'un role essentiel pour quelqu'un qui excelle dans la negociation et dans l'etablissement de partenariats mondiaux a long terme pour soutenir nos programmes de voyage.

Ce poste a temps plein est sous la responsabilite de la

Directrice de la prestation des programmes

et du

Directeur du developpement et de la planification des programmes

.

Le candidat ideal sera un professionnel independant et proactif possedant une vaste experience en approvisionnement et en negociation de contrats. Vous serez responsable des structures fondamentales de nos programmes, garantissant a nos participants des hebergements de haute qualite et un transport fiable a travers le monde.

Que ferez-vous ?

Sourcing et negociation de contrats :

Identifier et sourcer

de nouveaux hebergements interieurs, y compris des hotels et des residences, ainsi que des fournisseurs de transport repondant a nos normes elevees.

Negocier des conditions favorables

, des tarifs et des clauses contractuelles qui protegent les interets de l'entreprise.

Reviser, interpreter et auditer meticuleusement les contrats

et documents juridiques pour s'assurer que toutes les obligations, responsabilites et conditions sont claires et avantageuses.

Maintenir et developper les relations

avec notre reseau existant d'etablissements et de fournisseurs mondiaux afin d'assurer la continuite et la qualite.

Planification et coordination :

Collaborer avec l'equipe de planification

pour assurer une logistique et des operations fluides pour les programmes de voyage.

Diriger la recherche et les reservations

pour les elements complexes du programme, en se concentrant specifiquement sur l'hebergement et le transport.

Gerer les details logistiques

tels que les room drops ou les exigences specifiques sur place avec les gestionnaires d'etablissements pour ameliorer l'experience des participants.

Produire des projections financieres

et auditer les depenses pour s'assurer que tous les achats respectent le budget.

Traiter et payer les factures des fournisseurs

et gerer le cycle financier de toutes les reservations selon les ententes contractuelles.

Auditer les copies imprimees et Web

des itineraires prevus et de la correspondance pour s'assurer que les details sur l'hebergement et le transport sont exacts et coherents.

Taches administratives et collaboratives :

Mettre a jour et maintenir les bases de donnees

organisationnelles avec des notes meticuleuses concernant les contrats et les communications.

Collaborer a des projets interfonctionnels

avec les chefs de produit et les autres coordonnateurs de programme.

S'adapter a un horaire de travail flexible

et a des heures prolongees pendant notre haute saison estivale (juin, juillet et aout) pour soutenir les operations en direct.
Profil recherche :

Exigences (Must-Have) :

Diplome universitaire

.

Experience significative

en approvisionnement, sourcing ou negociation de contrats.

Competences financieres et analytiques

, particulierement en budgetisation et previsions.

Forte capacite a gerer des priorites concurrentes

tout en negociant et en mettant en oeuvre efficacement des pratiques de planification.

Connaissance de l'industrie de l'hotellerie et du tourisme

.

Exceptionnelles capacites de communication ecrite et verbale en anglais

, avec un talent pour la negociation persuasive.

Capacite a fonctionner de maniere autonome

en tant qu'expert technique tout en demeurant un membre actif de l'equipe.

Maitrise de l'apprentissage de nouvelles plateformes

et de la gestion de donnees detaillees.

Exigences linguistiques :

Une grande maitrise de l'anglais est requise pour ce poste, car le titulaire sera responsable de la communication quotidienne avec des fournisseurs et partenaires internationaux situes hors du Quebec, ou l'anglais est la langue principale des affaires.

Atouts (Nice-to-Have) :

Maitrise du francais, de l'espagnol ou de l'italien

.

Connaissance de Salesforce

.

Experience de voyage international

et comprehension des tendances mondiales en hotellerie.

Pourquoi nous rejoindre ?

WCC s'engage a favoriser un environnement de travail flexible, incluant des arrangements hybrides (ex. : trois jours au bureau et deux jours en teletravail). Notre bureau est situe dans le village Monkland, a Montreal, et est facilement accessible en transport en commun.

Seuls les candidats soumettant a la fois une lettre de presentation et un CV seront consideres pour le poste. Nous remercions tous ceux qui postulent ; cependant, seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactees.

Ce qui rend Westcoast Connection unique...

Depuis 1982, Westcoast Connection a fait vivre a des milliers d'adolescents une experience estivale significative, enrichissante et speciale. Notre organisation est composee de personnes passionnees, energiques, travailleuses et dotees d'un esprit entrepreneurial. Cela signifie que nous fixons des objectifs eleves et que nous les depassons ; nous portons tous plusieurs chapeaux et nous sommes obsedes par l'idee de faire decouvrir aux adolescents le voyage et des experiences qui changent la vie!

Visitez www.westcoastconnection.com pour en savoir plus sur nous.

Westcoast Connection est un employeur garantissant l'egalite des chances.

Job Type: Full-time

Pay: $45,000.00-$60,000.00 per year

Benefits:

Casual dress Extended health care Vision care
Work Location: Hybrid remote in Montreal, QC H4A 1E1