Job Description

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Manager, Payroll and Benefits

Group:

Corporate Services and Sustainability

Reports to

: Director, Corporate Services and Sustainability

Location:

WADA Headquarters, Montreal, Canada



Posting deadline: 20 October 2025

WHO WE ARE

The World Anti-Doping Agency (WADA) was established in 1999 as an international independent agency to lead a collaborative worldwide movement for doping-free sport. As the global regulatory body, WADA's primary role is to develop, harmonize and coordinate anti-doping rules and policies across all sports and countries. Our key activities include: scientific and social science research; education; intelligence & investigations; development of anti-doping capacity; and, monitoring of compliance with the World Anti-Doping Program.

POSITION OVERVIEW

Under the direct supervision of the Director, Corporate Services and Sustainability (DCSS), the Manager, Payroll and Benefits, will be responsible for ensuring that WADA's payrolls, benefits and other related programs are appropriately administered for all WADA offices (Montreal-HQ; Cape Town; Lausanne; Montevideo; Tokyo and Warsaw).

KEY RESPONSIBILITIES

Support the Director, Corporate Services and Sustainability in the management of all payroll and benefits service providers, contracts and relationships; Oversee payroll managed services provider responsibilities, includes but not limited to:
+ Ensure accurate administration, processing and reconciliation of payrolls for Montreal Headquarters (bi-weekly) and Regional Offices (monthly);
+ Review reporting of taxable benefits and other source deductions;
+ Review end of year preparation of reports, T4's and Releve 1, T4A's;
+ Review and coordinate the preparation of documentation for annual audits;
+ Ensure proper reporting and remittances are filed to respective bodies;
Support DCSS with the annual salary review process; Manage the activities pertaining to the approval and payment of annual professional membership dues, wellness allowance and other taxable benefits and liaise with payroll managed services provider accordingly; Maintain up-to-date information on all employees, including (but not limited to) medical leaves, leaves of absence (maternity/paternity); Manage all leave type requests in BambooHR and ensure STD/LTD and MAT/PAT are updated. Also ensure appropriate adjustments are applied to payroll, where required; Manage benefits-related activities (enrollments, contributions, wellness allowances, disenrollments etc.); Respond to staff queries regarding payroll and/or benefits, where appropriate; Responsible for escalating problems for resolution with respect to compensation and benefits; Manage the maternity/paternity leave and disability programs and ensure their sound governance; Ensure that practices comply with applicable laws (pay equity, human rights, etc.); Ensure salary equity information is registered and tracked on a monthly basis and that an exercise is conducted and documented on an annual basis; Collect, analyze and report on pay, benefits and employee data and prepare reports/charts/graphs, as requested, to clearly outline analysis findings as well as defining and refining KPIs; Identify trends and/or issues and propose recommendations to address service, claims, policy or process matters; Responsible for ensuring information and internal documentation relating to employees, salaries and benefits is kept up to date in the HCM and employee digital files, and are fully compliant at all times; Collaborate with HR, and other CSS team members on employee life cycle activities: onboarding; offboarding and everything in-between; Participate in the creation of communication strategies to support the WADA's policies and the management of payroll, benefits and wellness programs, including developing presentations or information materials (policies, guides, FAQ etc.) and leading information or training sessions that educate employees about benefit plans, programs and changes, where applicable; Conducting continuous research on emerging trends as well as best practices; Lead or support Payroll and Benefits related projects; Liaise and/or collaborate with Human Resources and/or Finance and Strategy departments accordingly.

QUALIFICATIONS AND SKILLS

Minimum six years' experience in payroll processing (must have done full payroll cycle); Canadian Payroll Association certification an asset; Proficiency with Dayforce (payroll module), mandatory; Excellent interpersonal skills, cultural sensitivity paramount; Excellent oral and written skills in one of the two WADA official languages (English/French) and very good command of the other official language; additional languages would be an asset; Confidentiality, tact and discretion are paramount; Strong organizational and analytical skills; Advanced knowledge of SharePoint, MS Excel and Word required; Able to work methodically, quickly and accurately; Fit with organizational culture: Teamwork, team spirit and love of sport; Aligned with WADA core values: Integrity, Openness and Excellence.

WHAT WE OFFER

Competitive Benefits Package.

Vision:

WADA's vision is a world where all athletes compete in a doping-free sporting environment.

Mission:

WADA's mission is to lead a collaborative worldwide movement for doping-free sport.

About us:

WADA is headquartered in Montreal, Canada and has regional offices in Cape Town, South Africa; Lausanne, Switzerland; Montevideo, Uruguay; Tokyo, Japan and the office of the President in Warsaw, Poland. As of August 2025, the Agency employs approximately 187 employees and is represented by 53 nationalities. We value the diversity of our employees - current and future - that, as a global team, endeavor every day to protect the rights of clean athletes worldwide.

The masculine is used in our communications for the sole purpose of lightening the text and it designates all genders. WADA believes in the success of an inclusive organization that values diversity within its team. All qualified candidates will be considered for this position in a fair manner. WADA would like to thank all candidates who have shown an interest by applying for a position. However, after a thorough profile review, only the retained candidates will be contacted.



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Responsable, Paie et avantages sociaux

Groupe:

Services corporatifs et developpement durable

Superieur:

Directrice, Services corporatifs et developpement durable

Lieu:

Le Bureau principal de l'AMA, Montreal, Canada



Date limite de candidature: 20 octobre 2025

QUI SOMMES-NOUS

L'Agence mondiale antidopage (AMA) a ete creee en 1999 en tant qu'agence internationale independante pour diriger un mouvement collaboratif mondial pour un sport sans dopage. En tant que regulateur de la lutte antidopage dans le monde, le role principal de l'AMA est de developper, d'harmoniser et de coordonner les regles et politiques antidopage dans tous les sports et tous les pays. Nos principales activites comprennent : la recherche scientifique et en sciences sociales ; l'education; les renseignements et enquetes ; le developpement des capacites antidopage ; et la supervision de la conformite au Programme mondial antidopage.

APERCU DU POSTE

Sous la supervision de la directrice des services corporatifs et developpement durable (DSCDD), le responsable de la paie et avantages sociaux sera charge de veiller a la bonne gestion des paies, des avantages sociaux et des autres programmes connexes de l'AMA pour tous ses bureaux (Montreal-Siege Social, Le Cap, Lausanne, Montevideo, Tokyo et Varsovie).

LES RESPONSABILITES CLES

Soutenir la directrice des services corporatifs et developpement durable dans la gestion de tous les fournisseurs de services, contrats et relations lies a la paie et aux avantages sociaux; Superviser les responsabilites du prestataire de services de gestion de la paie, y compris mais sans s'y limiter: + Assurer l'administration, le traitement et la reconciliation des paies pour le siege social de Montreal (toutes les deux semaines) et les bureaux regionaux (tous les mois) ;
+ Examiner la declaration des avantages imposables et des autres retenues a la source;
+ Examiner la preparation des rapports de fin d'annee, des T4 et des releves 1, T4A;
+ Examiner et coordonner la preparation de la documentation pour les audits annuels;
+ Veiller a ce que les rapports et les versements soient correctement transmis aux organismes respectifs;
Soutenir la DSCDD dans le processus de revision annuelle des salaires; Gerer les activites relatives a l'approbation et au paiement des cotisations professionnelles annuelles, des allocations de bien-etre et d'autres avantages imposables et assurer la liaison avec le prestataire de services de gestion de la paie en consequence; Tenir a jour les renseignements sur tous les employes, y compris (mais sans s'y limiter) les conges de maladie et les conges d'absence (maternite/paternite); Gerer toutes les demandes de conges dans BambooHR et s'assurer que les indemnites de conge de courte duree et les indemnites de conge parental sont mis a jour. Veiller egalement a ce que les ajustements appropries soient appliques a la paie, le cas echeant; Gerer les activites liees aux avantages sociaux (inscriptions, cotisations, allocations de bien-etre, desinscriptions, etc ); Repondre aux questions du personnel concernant la paie et/ou les avantages sociaux, le cas echeant; Responsable de l'escalade des problemes a resoudre en matiere de remuneration et d'avantages sociaux; Gerer les programmes de conge de maternite/paternite et d'invalidite et veiller a leur bonne gouvernance; Veiller a ce que les pratiques soient conformes aux lois applicables (equite salariale, droits de la personne, etc.); S'assurer que les renseignements relatifs a l'equite salariale sont consignes et suivis mensuellement et qu'un exercice est mene et documente annuellement; Recueillir, analyser et communiquer les donnees relatives aux salaires et avantages sociaux aux employes, preparer des rapports, des diagrammes et des graphiques, sur demande, afin de presenter clairement les resultats de l'analyse et de definir et d'affiner les indicateurs cles de performance; Identifier les tendances et/ou les enjeux et proposer des recommandations pour traiter les questions relatives aux services, aux reclamations, aux politiques ou aux processus; Il est charge de veiller a ce que les renseignements et la documentation interne relatives aux employes, aux salaires et aux avantages sociaux soient tenues a jour dans le systeme HCM et dans les dossiers numeriques des employes, et a ce qu'elles soient pleinement conformes en tout temps; Collaborer avec les RH et d'autres membres de l'equipe services corporatifs et developpement durable sur les activites liees au cycle de vie des employes : l'integration, departs et tout ce qui se trouve entre les deux; Participer a la creation de strategies de communication pour soutenir les politiques de l'AMA et la gestion des programmes de paie, d'avantages sociaux e de bien-etre, notamment en elaborant des presentations ou du materiel d'information (politiques, guides, FAQ, etc.) et en animant des seances d'information ou de formation qui informent les employes sur les regimes d'avantages sociaux, les programmes et les changements, le cas echeant; Effectuer des recherches continues sur les tendances emergentes et les meilleures pratiques; Diriger ou soutenir des projets lies a la paie et aux avantages sociaux; Assurer la liaison et/ou la collaboration avec les departements des ressources humaines et/ou finance et strategie en consequence.

LES QUALIFICATIONS ET LES COMPETENCES

Au moins six ans d'experience dans le traitement de la paie (avoir effectue un cycle complet de paie); La certification de l'Association canadienne de la paie est un atout; Maitrise de Dayforce (module de paie), obligatoire; Excellentes aptitudes interpersonnelles, sensibilite culturelle essentielle; Excellentes competences orales et ecrites dans l'une des deux langues officielles de l'AMA (anglais/francais) et tres bonne maitrise de l'autre langue officielle ; des langues supplementaires seraient un atout; La confidentialite, le tact et la discretion sont primordiaux; Excellentes competences organisationnelles et analytiques; Connaissance avancee de SharePoint, MS Excel et Word requise; Capable de travailler de maniere methodique, rapide et precise; Correspond a la culture et aux valeurs organisationnelles : (p.ex., travail d'equipe, esprit d'equipe et amour du sport); Aligne sur les valeurs fondamentales de l'AMA : Integrite, ouverture et excellence.

CE QUE NOUS OFFRONS

Ensemble d'avantages sociaux competitifs.

Vision:

La vision de l'AMA est un monde ou tous les sportifs peuvent participent a des competitions dans un environnement sans dopage.

Mission:

La mission de l'AMA est de mener un mouvement collaboratif mondial pour un sport sans dopage.

A propos de nous:

Le bureau principal de L'AMA est situe a Montreal, au Canada, et ses bureaux regionaux sont situes au Cap, Afrique du Sud; Lausanne, Suisse; Montevideo, Uruguay; Tokyo, Japon et le bureau du president a Varsovie, Pologne. En aout 2025, l'Agence emploie environ 187 employes et est representee par 53 nationalites. Nous apprecions la diversite de nos employes - actuels et futurs - qui, en tant qu'equipe mondiale, s'efforcent chaque jour de proteger les droits des sportifs propres dans le monde entier.

Le masculin est utilise dans nos communications dans le seul but d'alleger le texte et il designe tous les genres. L'AMA croit au succes d'une organisation inclusive qui valorise la diversite au sein de son equipe. Tous les candidats qualifies seront pris en consideration pour ce poste de maniere equitable. L'AMA tient a remercier tous les candidats qui ont manifeste leur interet en postulant pour un poste. Toutefois, apres un examen approfondi du profil, seuls les candidats retenus seront contactes.