Job Description

Voir la version franxc3xa7aise xc3xa0 la suite de la version en anglaisAssistant, Results ManagementGroup: Legal AffairsReports to: General Counsel, Office of the Director General, and Associate Director, Results Management, Legal AffairsLocation: WADA Headquarters, Montreal, CanadaPosting deadline: 24 March 2025WHO WE AREThe World Anti-Doping Agency (WADA) was established in 1999 as an international independent agency to lead a collaborative worldwide movement for doping-free sport. As the global regulatory body, WADAxe2x80x99s primary role is to develop, harmonize and coordinate anti-doping rules and policies across all sports and countries. Our key activities include: scientific and social science research; education; intelligence & investigations; development of anti-doping capacity; and, monitoring of compliance with the World Anti-Doping Program.POSITION OVERVIEWThe Assistant, Results Management works closely with the Coordinator, Results Management, and provides support, where required to the General Counsel, the Associate Director, Results Management, and the Results Management Unit on any administrative or results management-related matter.In addition, the Assistant supports the Results Management Unit in implementing the Results Management database (RMC), in particular by entering data on this platform, controlling the quality of these data and compiling statistics upon request.MAIN CHALLENGES

• Ability to independently organize and prioritize work, and to liaise with internal and external stakeholders as needed;
• Manage of volume of diverse and complex tasks within a short timeframe.

KEY RESPONSIBILITIES

• Provide administrative support to the General Counsel, such as agenda management, meetings and stakeholder communications as required;
• Assist the Results Management Coordinator and Unit with various administrative tasks (proofreading, editing and formatting of documents, letters and reports, creating PowerPoint presentations, Excel spreadsheets or other material);
• Manages departmental Inbox, flags/forwards queries to relevant team member(s);
• File correspondence, manage and organize records and files;
• Ensure Data Entry and upload documents to the Results Management database;
• Performing data searches, verifying data through source documents and preparing relevant reports as needed;
• Coordinate travel arrangements with WADA Travel desk;
• Contribute to other initiatives, as required.

QUALIFICATIONS AND SKILLS

• A minimum of two (2) yearsxe2x80x99 experience in relevant role required;
• Proficiency in Microsoft Office Suite, advanced skills in PowerPoint, Excel and Word required;
• Excellent oral and written skills in one of the two WADA official languages (English/French) and very good command of the other official language; Additional languages would be an asset;
• High level of discretion and confidentiality;
• Very precise and detail-oriented with strong organization and interpersonal skills;
• Ability to work with minimal supervision and work under tight deadline;
• Periodic work in the evening or on weekends;
• Fit with organizational culture: Teamwork, team spirit and love of sport;
• Aligned with WADA core values: Integrity, Openness and Excellence.

WHAT WE OFFER

• Competitive Benefits Package.

Vision: WADAxe2x80x99s vision is a world where all athletes compete in a doping-free sporting environment.Mission: WADA's mission is to lead a collaborative worldwide movement for doping-free sport.About us: WADA is headquartered in Montreal, Canada and has regional offices in Cape Town, South Africa; Lausanne, Switzerland; Montevideo, Uruguay; Tokyo, Japan and the office of the President in Warsaw, Poland. As of December 2024, the Agency employs approximately 180 employees and is represented by 56 nationalities. We value the diversity of our employees xe2x80x93 current and future xe2x80x93 that, as a global team, endeavor every day to protect the rights of clean athletes worldwide.The masculine is used in our communications for the sole purpose of lightening the text and it designates all genders. WADA believes in the success of an inclusive organization that values diversity within its team. All qualified candidates will be considered for this position in a fair manner. WADA would like to thank all candidates who have shown an interest by applying for a position. However, after a thorough profile review, only the retained candidates will be contacted.Assistant, Gestion des rxc3xa9sultatsGroupe: Affaires juridiquesSupxc3xa9rieur: Conseiller gxc3xa9nxc3xa9ral, Le Bureau du Directeur gxc3xa9nxc3xa9ral et Directeur associxc3xa9, Gestion des rxc3xa9sultats, Affaires juridiquesLieu: Le Bureau principal de l'AMA, Montrxc3xa9al, CanadaDate limite de candidature: 24 mars 2025QUI SOMMES-NOUSLxe2x80x99Agence mondiale antidopage (AMA) a xc3xa9txc3xa9 crxc3xa9xc3xa9e en 1999 en tant quxe2x80x99agence internationale indxc3xa9pendante pour diriger un mouvement collaboratif mondial pour un sport sans dopage. En tant que rxc3xa9gulateur de la lutte antidopage dans le monde, le rxc3xb4le principal de lxe2x80x99AMA est de dxc3xa9velopper, dxe2x80x99harmoniser et de coordonner les rxc3xa8gles et politiques antidopage dans tous les sports et tous les pays. Nos principales activitxc3xa9s comprennent : la recherche scientifique et en sciences sociales ; lxe2x80x99xc3xa9ducation ; les renseignements et enquxc3xaates ; le dxc3xa9veloppement des capacitxc3xa9s antidopage ; et la supervision de la conformitxc3xa9 au Programme mondial antidopage.APERxc3x87U DU POSTEL'assistant, gestion des rxc3xa9sultats, travaille en xc3xa9troite collaboration avec le coordinateur, gestion des rxc3xa9sultats, et apporte son soutien, le cas xc3xa9chxc3xa9ant, au conseiller gxc3xa9nxc3xa9ral, au directeur associxc3xa9, gestion des rxc3xa9sultats, et xc3xa0 l'unitxc3xa9 de gestion des rxc3xa9sultats pour toute question administrative ou lixc3xa9e xc3xa0 la gestion des rxc3xa9sultats.En outre,l'assistant soutient l'unitxc3xa9 de gestion des rxc3xa9sultats dans la mise en xc5x93uvre de la base de donnxc3xa9es de gestion des rxc3xa9sultats (RMC), notamment en saisissant des donnxc3xa9es sur cette plateforme, en contrxc3xb4lant la qualitxc3xa9 de ces donnxc3xa9es et en compilant des statistiques sur demande.PRINCIPAUX Dxc3x89FIS

• Capacitxc3xa9 xc3xa0 organiser et xc3xa0 hixc3xa9rarchiser le travail de manixc3xa8re indxc3xa9pendante et xc3xa0 assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes, le cas xc3xa9chxc3xa9ant;
• Gxc3xa9rer un volume de txc3xa2ches diverses et complexes dans un dxc3xa9lai court.

LES RESPONSABILITxc3x89S CLxc3x89S

• Fournir un soutien administratif au conseiller gxc3xa9nxc3xa9ral, tel que la gestion de l'agenda, les rxc3xa9unions et les communications avec les parties prenantes, le cas xc3xa9chxc3xa9ant;
• Assister le coordinateur de la gestion des rxc3xa9sultats et l'unitxc3xa9 dans diverses txc3xa2ches administratives (relecture, xc3xa9dition et mise en forme de documents, lettres et rapports, crxc3xa9ation de prxc3xa9sentations PowerPoint, de feuilles de calcul Excel ou d'autres documents);
• Gxc3xa8re la boxc3xaete de rxc3xa9ception du dxc3xa9partement, signale/transmet les demandes aux membres de l'xc3xa9quipe concernxc3xa9s);
• Classer la correspondance, gxc3xa9rer et organiser les dossiers et les fichiers;
• Assurer la saisie des donnxc3xa9es et txc3xa9lxc3xa9charger les documents dans la base de donnxc3xa9es gestion des rxc3xa9sultats;
• Effectuer des recherches de donnxc3xa9es, vxc3xa9rifier les donnxc3xa9es xc3xa0 l'aide de documents sources et prxc3xa9parer des rapports pertinents selon les besoins;
• Coordonner les prxc3xa9paratifs de voyage avec le bureau de voyage de l'AMA ;
• Contribuer xc3xa0 d'autres initiatives, le cas xc3xa9chxc3xa9ant.

LES QUALIFICATIONS ET LES COMPxc3x89TENCES

• Un minimum de deux (2) ans d'expxc3xa9rience dans un rxc3xb4le pertinent est requis;
• Maxc3xaetrise de la suite Microsoft Office, compxc3xa9tences avancxc3xa9es en PowerPoint, Excel et Word requises;
• Excellentes compxc3xa9tences orales et xc3xa9crites dans l'une des deux langues officielles de l'AMA (anglais/franxc3xa7ais) et trxc3xa8s bonne maxc3xaetrise de l'autre langue officielle ; des langues supplxc3xa9mentaires seraient un atout;
• Haut niveau de discrxc3xa9tion et de confidentialitxc3xa9;
• Trxc3xa8s prxc3xa9cis et soucieux du dxc3xa9tail, il possxc3xa8de de solides compxc3xa9tences en matixc3xa8re d'organisation et de relations interpersonnelles;
• Capacitxc3xa9 xc3xa0 travailler avec un minimum de surveillance et xc3xa0 respecter des dxc3xa9lais serrxc3xa9s;
• Travail pxc3xa9riodique le soir ou la fin de semaine;
• Correspond xc3xa0 la culture et aux valeurs organisationnelles (p.ex., travail dxe2x80x99xc3xa9quipe, esprit dxe2x80x99xc3xa9quipe et amour du sport);
• Alignxc3xa9 sur les valeurs fondamentales de l'AMA : Intxc3xa9gritxc3xa9, ouverture et excellence.

CE QUE NOUS OFFRONS

• Ensemble d'avantages sociaux compxc3xa9titifs.

Vision: La vision de l'AMA est un monde oxc3xb9 tous les sportifs peuvent participent xc3xa0 des compxc3xa9titions dans un environnement sans dopage.Mission: La mission de l'AMA est de mener un mouvement collaboratif mondial pour un sport sans dopage.xc3x80 propos de nous: Le bureau principal de Lxe2x80x99AMA est situxc3xa9 xc3xa0 Montrxc3xa9al, au Canada, et ses bureaux rxc3xa9gionaux sont situxc3xa9s au Cap, Afrique du Sud; Lausanne, Suisse; Montevideo, Uruguay; Tokyo, Japon et le bureau du prxc3xa9sident xc3xa0 Varsovie, Pologne. En dxc3xa9cembre 2024, lxe2x80x99Agence emploie environ 180 employxc3xa9s et est reprxc3xa9sentxc3xa9e par 56 nationalitxc3xa9s. Nous apprxc3xa9cions la diversitxc3xa9 de nos employxc3xa9s xe2x80x93 actuels et futurs xe2x80x93 qui, en tant quxe2x80x99xc3xa9quipe mondiale, sxe2x80x99efforcent chaque jour de protxc3xa9ger les droits des sportifs propres dans le monde entier.Le masculin est utilisxc3xa9 dans nos communications dans le seul but d'allxc3xa9ger le texte et il dxc3xa9signe tous les genres. L'AMA croit au succxc3xa8s d'une organisation inclusive qui valorise la diversitxc3xa9 au sein de son xc3xa9quipe. Tous les candidats qualifixc3xa9s seront pris en considxc3xa9ration pour ce poste de manixc3xa8re xc3xa9quitable. Lxe2x80x99AMA tient xc3xa0 remercier tous les candidats qui ont manifestxc3xa9 leur intxc3xa9rxc3xaat en postulant pour un poste. Toutefois, aprxc3xa8s un examen approfondi du profil, seuls les candidats retenus seront contactxc3xa9s.

World Anti-Doping Agency