Job Description

[La version francaise suivra]

Job Title: HR & Payroll Administrator

Type: Permanent, Full-Time

Reporting To: VP Operations & Administration

Location: Hybrid (Office in Westmount, Quebec, 8-minute walk from Vendome Metro)

About CandorVision

Celebrating 10 years of success in transforming patient care, CandorVision (a division of CandorPharm Inc.) is at the forefront of dry eye treatment in Canada and has earned a trusted reputation with both patients and healthcare providers. We are a Canadian owned and operated company dedicated to helping healthcare professionals provide exceptional care to their patients. We are currently seeking an

HR and Payroll Administrator

to join our dynamic team. This role is ideal for a detail-oriented professional who able to work with minimal supervision and has excellent organizational and communication skills.

Key Responsibilities

The HR & Payroll Administrator is responsible for managing payroll processing, HR documentation, confidential records, and assisting with recruitment. Additionally, the position provides administrative support to the management team.

Payroll & HR Administration:

Process biweekly payroll accurately and on time using ADP software, ensuring compliance with company policies and regulations.

Prepare and manage HR contracts, offer letters, and other employment related documentation.

Maintain confidential employee files, contracts, and HR records in a secure and organized manner.

Respond promptly and professionally to employee inquiries regarding payroll, pay stubs, and leave balances.

Assist with employee on-boarding and off-boarding processes, ensuring all necessary documentation is completed.

Administer group insurance plans, including enrollments, terminations, and updates.

Post job openings on Indeed and other job boards, and manage applications and assisting with initial screening.

Reporting & Compliance:

Prepare and distribute T4 and Releve 1 forms annually.

Issue Records of Employment (ROEs) for departing employees as required.

Ensure compliance with federal and provincial payroll regulations, including taxation, deductions, and reporting requirements.

Expense Management:

Process and track expenses for the sales team, ensuring proper documentation and approvals.

Administrative Support:

Handle confidential mail, agreements, and document storage.

Provide general administrative support to the management team

Qualifications & Requirements

Education: Diploma or degree in Business Administration, Human Resources, Accounting, or a related field is preferred.

Experience: Minimum of 8-10 years of experience in HR administration, payroll or financial administration.

Previous experience in small business is a definite asset.

Bilingualism: Fluency in both English and French (verbal and written)

Strong knowledge of payroll systems and federal and provincial employment laws

Excellent organizational and multitasking skills.

Proven experience with hands-on involvement and excellent problem-solving skills

Strong attention to detail and confidentiality.

Ability to prioritize, meet deadlines, and handle multiple tasks in a fast-paced environment with minimal supervision.

Experience with accounting or payroll software is an asset.

Effective communication and interpersonal skills.

Proficiency in Microsoft Office Suite (Excel, Word, Outlook).

What We Offer

At CandorVision, we value our team and are committed to providing a supportive and enriching work environment.

Work-Life Balance: Flexible work options, with the ability to work from home or at our beautiful boutique office in Westmount. Collaborative Culture: Join a friendly, multicultural team of passionate, supportive individuals. Comprehensive Benefits: Generous group health insurance package. Career Growth: Opportunities for learning and professional development. Regular Hours: Enjoy a healthy work-life balance with office hours from 9:00 AM to 5:00 PM, Monday to Friday.
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Poste: Administrateur (trice) des RH et de la Paie

Type: Permanent, a temps plein

Superieure: Vice-presidente des operations et de l'administration

Lieu de travail: Hybride (Notre bureau est situe a Westmount, Quebec, a 8 minutes a pied du metro Vendome.)

A propos de CandorVision

Depuis plus de 10 ans, CandorVision (une division de CandorPharm Inc.) transforme la norme de soins aux patients souffrant de secheresse oculaire a travers le Canada. Nous sommes determines a soutenir les professionnels de la sante canadiens dans leur mission d'offrir des soins exceptionnels grace a nos traitements pour la secheresse oculaire sans agents de conservation a la fine pointe de la technologie. Nous sommes une entreprise canadienne devouee a aider les professionnels de la sante a fournir des soins exceptionnels a leurs patients. Nous recherchons actuellement un(e)

administrateur(trices) des ressources humaines et de la Paie

pour rejoindre notre equipe dynamique. Ce poste convient parfaitement a un professionnel minutieux, capable de travailler avec un minimum de supervision et possedant d'excellentes competences organisationnelles et en communication.

Responsabilites principales

L'administrateur(trice) des RH et de la Paie est responsable de la gestion du processus de paie, des documents RH, des dossiers confidentiels et de l'assistance au recrutement. Le poste apporte egalement un soutien administratif a l'equipe de direction.

Administration des RH et de la paie:

Effectuer le traitement bi-hebdomadaire des paies avec precision et dans les delais impartis (en utilisant le logiciel ADP), tout en veillant a la conformite avec les politiques de l'entreprise et les reglementations.

Preparer et gerer les contrats, les lettres d'offre d'emploi et les autres documents lies a l'emploi;

Gerer les dossiers confidentiels des employes, les contrats et les documents lies a la gestion RH de maniere securisee et organisee.

Repondre avec professionnalisme et promptitude aux demandes d'information des employes concernant la paie, les bulletins de paie et les soldes de conges.

Assister egalement aux procedures d'onboarding et de offboarding des employes, et s'assurer que tous les documents necessaires sont completes.

Gerer les regimes d'assurance collective, notamment les inscriptions, les resiliations et les mises a jour.

Publier des offres d'emploi sur Indeed et autres plateformes de recrutement, gerer les candidatures et les premieres etapes de selection

Rapports & conformite :

Preparer et distribuer les feuillets T4 et Releve 1 annuellement.

Delivrer des releves d'emploi (RE) aux employes qui quittent l'entreprise, le cas echeant.

Garantir la conformite avec les reglementations federales et provinciales relatives a la paie, a l'impot, aux retenues et a la declaration des revenus.

Gestion des depenses :

Traiter et suivre les frais de deplacement de l'equipe des ventes, en veillant a ce qu'elles soient correctement documentees et approuvees.

Soutien administratif :

Gerer le courrier confidentiel, les accords et le stockage des documents.

Fournir un soutien administratif general a l'equipe de direction

Qualifications et exigences :

Formation: diplome en administration des affaires, ressources humaines, comptabilite ou un domaine connexe est preferable.

Experience: minimum de 8 a 10 ans d'experience en administration des ressources humaines, en paie ou en administration financiere.

Une experience dans une petite entreprise est un atout indeniable.

Bilinguisme : excellente maitrise a l'oral et a l'ecrit du francais et de l'anglais.

Solide connaissance des systemes de paie et des lois federales et provinciales sur l'emploi.

Experience averee en participation pratique et excellentes competences en resolution de problemes

Excellentes competences en organisation et en gestion des taches.

Grande attention aux details et a la confidentialite.

Capacite a prioriser, a respecter les delais et a gerer plusieurs taches dans un environnement dynamique avec une supervision minimale.

La maitrise d'un logiciel de comptabilite ou de paie serait un atout.

Bonne communication et competences interpersonnelles.

Maitrise du Microsoft Office Suite (Excel, Word, Outlook).

Ce que nous offrons:

Chez CandorVision, nous valorisons notre equipe et nous sommes engages a offrir un environnement de travail enrichissant et stimulant.

Equilibre de vie personnelle et professionnelle: des options de travail flexible, avec la possibilite de travailler dela maison ou dans notre magnifique bureausituee a Westmount. Culture d'equipe collaborative : rejoignez une equipe accueillante, multiculturelle et passionnee. Avantages sociaux : regime d'assurance sante collective genereux. Evolution de carriere : opportunites d'apprentissage et de developpement professionnel. Heures de travail regulieres : profitez d'un equilibre sain entre vie professionnelle et vie personnelle avec des horaires de bureau de 9 h a 17 h, du lundi au vendredi.
Job Types: Full-time, Permanent

Pay: From $70,000.00 per year

Benefits:

Dental care Paid time off Vision care
Schedule:

Monday to Friday
Application question(s):

Do you have prior experience working in small/medium-sized company?
Experience:

work: 5 years (required)
Language:

French (required)
Work Location: Hybrid remote in Westmount, QC H3Z 1S3