Job Description

Gestionnaire des ventes banquets Division : Ventes et marketing Département : Événements Se rapporte à : Directrice des événements * En raison des lois locales, nous considérerons prioritairement les candidats ayant l’autorisation de travailler au Canada, et s’exprimant parfaitement en français et en anglais, à l’oral et à l’écrit. Le Four Seasons Hôtel Montréal est à la recherche d’une personne qui partage notre passion pour l’excellence et cherche à créer une expérience mémorable pour nos employés et nos invités. Nous recherchons une personne qui a une solide éthique de travail, un haut niveau d’intégrité, un souci de qualité, une sensibilité culturelle et un sens du service client. Résumé du poste Le/La Responsable des événements sociaux est responsable de sécuriser les contrats d’événements ; la promotion active et efficace, la sollicitation, et la prospection, tout en maintenant les standards Four Seasons ainsi la maximisation des revenus / potentiel de profit. Cette personne doit s’assurer du respect des termes du contrat tout en agissant comme principal support au contact client pour la planification de réunions. Il/elle communique et coordonne les besoins et attentes du client aux départements appropriés afin d’assurer le bon déroulement et entière satisfaction de ce dernier. Responsabilités principales

• Solliciter activement des nouveaux potentiels d’affaires et répondre aux demandes de renseignements dans le but de confirmer les activités rentables de services de banquets et de conférence, et atteindre les objectifs de vente trimestriels.
• Effectuer des visites sur les lieux avec des clients potentiels en mettant l’accent sur les installations et les services offerts par l’hôtel ;
• Finaliser les exigences des réservations confirmées tout en maximisant le potentiel de revenus en vendant de façon incitative et en assurant une communication efficace écrite (résumés de groupes, BEO, rapports journaliers) et un contact personnel avec tous les services pour le succès de l’événement ;
• Assurer l’exécution minutieuse des événements groupes en coordonnant tous les services nécessaires des divers départements impliqués qui incluent entre autres : l’arrivée et le départ des invités, le montage de la salle, les besoins audio-visuels, les demandes spéciales individuelles, les diagrammes, les événements spéciaux et les moyens de transports vers l’hôtel ;
• Assurer une communication ouverte et faire des suivis régulièrement avec tous les services impliqués dans le but de satisfaire les exigences du client ;
• Communiquer fréquemment avec le responsable du groupe pour satisfaire et même surpasser les attentes du client ;
• Créer et distribuer les commandes pour les banquets et tout autre département impliqué afin de faciliter les achats, la planification et l’élaboration des horaires du personnel pour le jour de l’événement ;
• Assister et participer aux réunions banquets et à la rencontre hebdomadaire « révision des résumés de groupes » afin de revoir tous les détails des événements et prendre connaissance de toute modification de dernière minute. Ensuite, informer tous les services concernés de tout ajout ou retrait à la planification initiale des groupes ;
• Coordonner et planifier les rencontres pré-conférence avant le jour d’arrivée des invités du groupe ;
• Percevoir le dépôt pour le paiement et valider avec la personne responsable du groupe qu’ils respectent les minimums établis par le contrat pour la nourriture et les boissons ;
• Examiner tous les espaces de fonction avec le gestionnaire des opérations banquets.
• Accueillir les clients le jour de l’événement et surveiller le déroulement selon les besoins ;
• Prévoir une rencontre post-événement avec le responsable du groupe pour assurer leur satisfaction;
• Exécuter toute autre tâche connexe.

Qualifications et compétences souhaitées

• Capacité rédactionnelle avancée et maîtriser la grammaire et l’orthographe autant française qu’anglaise;
• Avoir une bonne résistance au stress et le gérer de manière positive et efficace ;
• Être à l’aise dans un environnement à cadence rapide ;
• Compréhension approfondie de la gestion des événements et des banquets d’un hôtel ;
• Faire preuve d’un très bon esprit d’équipe ;
• Intérêt et aptitude à offrir un service hors pair à nos clients internes, externes et nos fournisseurs ;
• Avoir une bonne élocution, en français et en anglais, et de bonnes compétences relationnelles pour correspondre aux attentes d’une clientèle haut de gamme.
• Maintenir un aspect professionnel et se conduire de façon mature et avec intégrité en tout temps, incluant les représentations à l’extérieur de l’hôtel ;
• Attention au détail et capacité à effectuer plusieurs tâches dans un environnement dynamique ;
• Être organisé, méticuleux et débrouillard ;
• Faire preuve de créativité et d’esprit d’initiative ;
• Être à l’aise avec le fait d’avoir un horaire atypique incluant certaines journées avec de longues heures et être disponible les soirs et fins de semaine ;
• Bonnes compétences informatiques, y compris une connaissance pratique de MS Word, Excel, Publisher et Power Point, et des systèmes Opera et Delphi ;
• Expérience antérieure de 3 à 5 ans dans un poste similaire ;
• Diplôme collégial en gestion hôtelière, en administration ou domaine connexe.

Avantages pour vous

• Couverture maladie complémentaire (soins dentaires, vision, assurance-vie, médicaments sur ordonnance, etc.)
• Réductions au restaurant MARCUS et à notre spa 5 étoiles
• Journées et événements pour les employés tels qu'Employé du mois, célébrations des années de service, événements d'anniversaire, et plus encore!
• Repas gratuit par quart de travail dans la salle à manger de nos employés (Café 1440)
• Plan de retraite avec contribution de l'employeur
• Congés payés: jours de maladie, jours de vacances et 2 jours fériés flottants supplémentaires par an
• Opportunités de formation, de développement et de mobilité
• Programme de voyage des employés, y compris les séjours gratuits au Four Seasons dans le monde (selon la durée du service et sous réserve de disponibilité)
• Et plus !

La liste des tâches précisées ci-dessus n’est pas exhaustive, votre fonction supposera une adaptation constante à des situations de forte activité et de gestion spécifique de relations clients. Notre organisation est un employeur sensibilisé envers l’équité professionnelle et qui s'engage à recruter une main-d'œuvre diversifiée et à maintenir une culture inclusive. L’usage du masculin n’est utilisé qu’aux fins d’alléger le texte. Nous ne discriminons pas en fonction du genre, de l'appartenance ethnique, de la religion, de l'orientation sexuelle, de l'âge, du handicap ou de toute autre base protégée par les lois provinciales ou fédérales.
- Catering Sales Manager Division: Sales and Marketing Department: Catering Reports to: Director of Catering *Due to local laws, we prioritize applicants who have permission to work in Canada, and are fluent in English and French, both orally and in writing.

The Four Seasons Hotel Montreal is looking for someone who shares our passion for excellence and seeks to create a memorable experience for our employees and guests. We are looking for a person who has a strong work ethic, a high level of integrity, a concern for quality and detail, a cultural sensitivity and a sense of customer service. Job Summary The Catering Sales Manager is responsible for securing event contracts including active and effective promotion, solicitation, and prospecting, while maintaining Four Seasons standards and maximizing revenue and profit potential. This person must ensure compliance with the terms of the contract while acting as the main support to the client contact for the planning of meetings. They communicate and coordinate the needs and expectations of the client to the appropriate departments in order to ensure flawless execution. Core Responsibilities

• Actively solicit new business and respond to inquiries in order to confirm profitable events and meet quarterly sales targets.
• Conduct site visits with potential clients with a focus on the facilities and services offered by the hotel;
• Finalize the requirements of confirmed bookings while maximizing revenue potential by up-selling and ensuring effective written communication (group summaries, BEO, daily reports) with all departments for the success of the event;
• Ensure the careful execution of group events by coordinating all the necessary services of the various departments involved which include, among others: arrival and departure of guests, room assembly, audio-visual needs, individual special requests, diagrams, special events and means of transport to the hotel;
• Ensure open communication and follow up regularly with all departments involved in order to meet the clients requirements;
• Communicate frequently with the group organizer to meet and exceed customer expectations;
• Create and place purchase orders for the events involved to facilitate inventory, planning and scheduling of employees for the day of the event;
• Attend and participate in banquet meetings and the weekly "Resume Reviews” meeting to review all event details and take note of any last-minute changes. Then, inform all relevant departments of any additions or removals to the initial planning of the groups;
• Coordinate and plan pre-event meetings before the day of arrival of the group's guests;
• Collect the deposit for payment and validate with the person in charge of the group that they respect the minimums established by the contract for food and drinks;
• Review all function spaces with the Banquet Manager;
• Welcome customers on the day of the event and monitor the progress as needed;
• Schedule a post-event meeting with the group leader to ensure their satisfaction;
• Perform any other related tasks.

Desired Qualifications and Skills

• Ability to work under pressure and manages tasks positively and effectively;
• Be comfortable in a fast-paced environment;
• Comprehensive understanding of hotel event planning and banquets;
• Demonstrate a very good team spirit;
• Interest and ability to provide outstanding service to our internal, external customers and our suppliers;
• Have an excellent presentation and elocution, in French and English, and interpersonal skills to meet the expectations of a high-end clientele;
• Maintain a professional appearance and behave in a mature manner and with integrity at all times, including outside the hotel while on business;
• Attention to detail and ability to multitask in a dynamic environment;
• Be organized, meticulous and resourceful;
• Demonstrate creativity and initiative;
• Strong computer skills, including a working knowledge of MS Word, Excel, Publisher and Power Point, Adobe, Oulook, Golden Sales and Catering and Opera PMS,
• Ability to work long and irregular hours, weekends and evenings;
• 3 years’ experience in a similar position;
• College diploma in hotel management, administration or related field;

What’s in it for you?

• Extended Health Coverage (dental, vision, life insurance, RMT, prescription drugs, etc.).
• Discounts at our MARCUS Restaurant and our 5 Star Spa.
• Employee themed recognition days and events such as Employee of the month, Service milestone celebrations, birthday events, and more!
• Complimentary meal per shift in our employee dining room (Café 1440).
• Retirement plan with employer contribution.
• Paid time off including sick days, vacation days and 2 additional floating holidays per year.
• Excellent training, development, and mobility opportunities.
• Employee Travel Program, including complimentary stays at Four Seasons globally (by length of service and subject to availability).
• And so much more!

The list of tasks specified above is not exhaustive, the function will require a constant adaptation to situations of high activity and specific management of customer relations.

• Our organization is an equal opportunity employer committed to hiring a diverse workforce and sustaining an inclusive culture. We do not discriminate on the basis of gender, ethnicity, religion, sexual orientation, age, disability or any other basis protected under provincial or federal laws.