Job Description

Secretaire

d'ecole et de bibliotheque (centre de ressources)

Affichage interne/externe

Concours 25-303 - poste de suppleance

(Selon les modalites de la convention collective entre le Conseil et la FEESO)

Nature du poste

: 17,5 heures par semaine

Endroit

: Ecole catholique St-Francois-Xavier, Mattice

Date d'entree en fonction

: 3 novembre 2025

Date de fin:

pourrait se prolonge jusqu'a la fin de l'annee scolaire

Taux horaire

: selon la convention collective en vigueur

Langue de communication

: Francais

FONCTIONS :

Sous la supervision de la direction de l'ecole, la personne titulaire de ce poste assure un soutien administratif general a l'ecole ainsi que de la gestion de la bibliotheque ou du centre de ressources de l'ecole. Elle contribue au bon fonctionnement des operations scolaires et a l'appui des eleves, du personnel enseignant et de la direction.

RESPONSABILITES PRINCIPALES :

1. Soutien administratif general

Accueillir les visiteurs, verifier les cartes des fournisseurs de service et assurer l'identification des visiteurs. Verifier l'assiduite des eleves et produire les rapports d'assiduite. Appuyer la direction d'ecole avec les absences du personnel dans les systemes prevus a cet effet (ex. : SISA) et les suppleances de l'ecole. Appuyer la direction dans diverses taches administratives : redaction de lettres, preparation de rapports, organisation de reunions courriels, reservations, documents internes, affichage numerique, rapports simples. Assurer le traitement et la mise a jour des dossiers administratifs des eleves, notamment les inscriptions, transferts, suspensions, modifications d'information, NISO, transport, etc.). Preparer les rapports ministeriels, les rapports d'accident OSBIE pour les eleves et les invites et la CSPAAT pour le personnel. Participer a la gestion et a la mise a jour des ressources de l'ecole et du centre de ressources : documents numeriques, outils de travail collaboratif, site web interne du centre. Assurer la tenue de livres : gestion bancaire, TPS (taxes sur les produits et services), depots, requisitions, administration du budget de l'ecole et de la bibliotheque/du centre de ressources. Appuyer avec la gestion du bulletin scolaire et de l'imprimerie. Commander les fournitures, receptionner la marchandise et gerer les inventaires. Assurer le classement central des documents, la gestion des registres et de l'archivage. Gerer les locations d'installations scolaires et les directives liees aux intemperies. Participer a la logistique d'activites scolaires (ex. : sorties, evenements, journees thematiques, incluant la gestion du transport scolaire). Maintenir le plan d'evacuation a jour et effectuer la surveillance en cas d'urgence. Assurer l'administration des premiers soins et des medicaments aux eleves, au besoin selon les directives administratives en vigueur. Maintenir l'equipement de bureau et effectuer le depannage de base. Collaborer et appuyer avec le bureau d'orientation, de l'education cooperative et du centre de ressources au palier secondaire. Appuyer l'ecole avec les projets speciaux (ateliers, campagnes de sensibilisation, evenements numeriques, portes ouvertes, soiree de reconnaissance et de bulletin etc.). Gerer certaines communications : infolettres, affichage numerique, annonces etc. Mettre a jour les ressources numeriques de l'ecole (intranet, documents collaboratifs). Toutes autres taches connexes assignees par la direction.

2. Gestion de la bibliotheque et du centre de ressources peuvent inclure:

Collaborer avec le personnel enseignant dans la gestion de la bibliotheque ou du centre de ressources. Gerer la circulation des livres notamment, les prets, les retours, les reservations, les retards et le rangement. Classifier les livres selon le systeme de classification du Conseil et saisir les donnees dans le systeme, selon l'outil cible par le Conseil. Placer les commandes de livres et en assurer le maintien. Effectuer l'inventaire annuel du centre de ressources. Effectuer les achats de nouveaux livres et assurer la vente de livres, notamment les foires. Participer a la gestion et a la mise a jour des ressources du centre : documents numeriques, outils de travail collaboratif, site web interne du centre. Reparer, au besoin, les livres abimes afin d'assurer leur conservation et leur circulation.

Palier secondaire ayant un centre de ressources peuvent inclure :

En plus des responsabilites liees a la gestion du centre de ressources decrites ci-dessus, la secretaire assume egalement les taches suivantes :
Accueillir et orienter les eleves au centre de ressources Assurer une surveillance fonctionnelle des eleves au centre de ressources. Gerer la reservation de salle dans le centre de ressources, le cas echeant. Offrir du depannage de base (mots de passe, acces aux plateformes, imprimantes, connexions, erreurs courantes). Participer a la gestion des appareils technologiques de l'ecole (prets, inventaire, entretien de base, configuration initiale). Jouer un role d'intermediaire avec les techniciens informatiques pour les problemes recurrents ou mineurs. Aider les eleves a utiliser les outils numeriques : ordinateurs, Office 365, plateformes scolaires (ex: EAV, CAVLFO) et les outils collaboratifs (ex.: TEAMS).

QUALIFICATIONS RECHERCHEES :

Diplome d'etudes collegiales (DEC) dans un domaine pertinent d'un minimum de deux ans: secretariat, administration des affaires, technique en administration de bureau ou autre domaine connexe juge pertinent.

COMPETENCES RECHERCHEES :

Excellentes habiletes en communication ecrite et verbale. Maitrise des outils informatiques et des logiciels de gestion (Suite Microsoft Office). Connaissances de base en gestion documentaire ou en bibliotheconomie (un atout). Habiletes interpersonnelles, discretion et professionnalisme. Capacite a gerer plusieurs taches a la fois dans un environnement scolaire dynamique. Connaissance des politiques scolaires, des procedures administratives et des exigences liees a la securite (un atout). Esprit d'equipe, d'initiative, autonomie, rigueur, capacite d'adaptation et le souci du detail. Capacite d'apprendre des nouveaux logiciels. Aptitude a vulgariser l'information et a creer un lien de confiance. Excellente capacite d'accompagnement et de communication avec les jeunes. Interet marque pour les technologies, la recherche et l'intelligence artificielle. Sens de l'ethique dans l'usage du numerique.

EXPERIENCES OU CONNAISSANCES SUPPLEMENTAIRES :

Experience en milieu scolaire ou en service a la clientele (un atout important). Experience en milieu scolaire ou en accompagnement d'eleve est souhaitee. Connaissances de base en depannage informatique (niveau utilisateur avance) est souhaitee. Experience pertinente en soutien administratif ou en gestion de bibliotheque scolaire est un atout. Une formation complementaire ou une attestation en technologie educative, mediation numerique est un atout. Connaissance de plateformes scolaires (EAV, CAVLFO) et outils d'IA serait un atout. Connaissance de SAP, Aspen, et SISA serait un atout.



Les personnes interessees sont priees de faire parvenir leur

c

urriculum vitae et tous les documents enumeres

ci-dessous au plus tard le

28 octobre 2025.

IMPORTANT

Veuillez noter que le Conseil scolaire catholique de district des Grandes Rivieres considerera les candidatures qui repondent aux criteres suivants :


Votre demande est soumise par l'entremise de la plateforme de recrutement en ligne (les demandes envoyees par courriels ne seront pas retenues). Votre lettre de presentation et votre curriculum vitae sont rediges en francais. Vous avez joint a votre candidature une copie de vos diplomes ou vos certificats. En vertu du reglement 521-01, toute personne employee aupres du CSCDGR doit fournir un releve de ses antecedents criminels avec verification aupres du secteur vulnerable emis six (6) mois avant d'entrer en fonction. Il s'agit d'une condition essentielle d'emploi.

En vertu du paragraphe 24(1) du code de droits de la personne de l'Ontario, le CSCDGR a le droit de preferer, en matiere d'emploi, des candidates et candidats de foi catholique romaine et d'expression de langue francais.

Dans le respect de la Loi de 2005 sur l'accessibilite pour les personnes handicapees de l'Ontario, le CSCDGR rend disponibles des mesures d'adaptation durant son processus de selection.

T

out en vous remerciant de votre interet, nous tenons a preciser que nous ne communiquerons qu'avec les candidates et les candidats retenus aux fins d'entrevues.

Nous souscrivons a l'equite en matiere d'emploi