Job Description

POSTE OUVERT

SECRÉTAIRE DE GESTION

LIEU DE TRAVAIL

MISTISSINI - Éducation des adultes

NO DE CONCOURS

MIS-4392

NATURE DE L'EMPLOI

Le travail principal et habituel du détenteur ou de la
détentrice de ce titre d’emploi consiste à remplir les
fonctions d’un(e) secrétaire de direction pour le
directeur de l’Éducation aux adultes et offrir du soutien
aux autres employés du Service de l’éducation aux
adultes Sabtuan (SAES).

FONCTIONS CARACTÉRISTIQUES

Le ou la titulaire de ce poste saisit des textes ainsi que
différentes données dans un ordinateur à partir de
textes manuscrits ou de différentes sources, et produit
des lettres, tableaux, rapports et autres documents. Il
vérifie aussi l’orthographe et les règles grammaticales
de textes pour y apporter les corrections nécessaires;

Il recherche et recueille des informations à inclure
dans des rapports ou de la correspondance, ou sur les
formulaires qu’il doit remplir;

Il répond aussi aux demandes d’informations
concernant le suivi de dossier ou de réunions, ou
portant sur les politiques, les règlements ou d’autres
sujets associés à ses tâches;

De plus, cet employé prépare des brouillons de
réponse, les fait parvenir aux personnes concernées et
en assure le suivi; il prépare un résumé des problèmes
et enjeux compliqués avant de les faire parvenir à la
personne concernée;

Planifie, organise, répond aux demandes et exécute des
tâches dans la limite de ses responsabilités;

Répond aux appels téléphoniques et aux demandes de
renseignements écrites ou électroniques des parties
internes ou externes et, si nécessaire les redirige;

Maintient à jour l’agenda de son superviseur et
organise les rendez-vous;

Organise les réunions et prépare le matériel, et lorsque
nécessaire, assiste aux réunions et rédige le procès-
verbal et les rapports;

OPEN POSITION

EXECUTIVE SECRETARY

PLACE OF WORK

MISTISSINI - Adult Education

COMPETITION NUMBER

MIS-4392

NATURE OF WORK

The principal and customary work of an employee in this
class of employment consists of carrying out the functions
of an executive secretary for the Director of Adult
Education and provides support services to other
employees of SAES.



CHARACTERISTIC FUNCTIONS

The employee in this class of employment enters texts and
various data into a computer from manuscripts or various
sources and produces letters, tables, reports and other
documents; verifies the spelling and grammar rules in the
texts entered and identifies the corrections to be made;



Finds and collects information to be included on forms that
he or she fills out or in reports and correspondence;



Also, responds to information requests concerning the
follow-up of files and meetings, policies, regulations or
other subjects related to the duties performed;



Moreover, the employee prepares draft responses,
forwards it to the person concerned and ensures the
follow-up; prepares a summary of complicated problems
and issues before forwarding them to the person
concerned;

Plans, organizes, responds, and executes duties within the
limit of his duties;



Greets, answers and/or directs telephone, written or
electronic inquiries from internal and external parties;

Maintains his supervisor’s calendar up-to-date and sets up
appointments;

Organizes and prepares material for meetings and when
necessary, attends meetings and writes up minutes and
reports;
Organise et maintient un système de classement;
archive les documents conformément à la politique en
vigueur;

Utilise un ordinateur et les logiciels nécessaires pour
effectuer ses tâches associées, mais non limitées, à
Microsoft Office, l’entrée de données, les feuilles de
calculs et des programmes maison et externes;

Pourrait être appeler à former le nouveau personnel de
soutien et à coordonner le travail lorsque nécessaire;

Au besoin, effectue d'autres tâches connexes.



QUALIFICATIONS REQUISES

Détient un diplôme d’Études secondaires ou un
diplôme d’Études professionnelles en Secrétariat, ou
une attestation d’études reconnue comme équivalente
par l’autorité compétente;

Au moins (4) année d'expérience pertinente;

Connaissance du travail sur ordinateur, de la
dactylographie, des logiciels Microsoft Office, des
règles de mise en page et du fonctionnement des
différents équipements de bureau;

Connaissances suffisantes des méthodes et pratiques
en usage dans les bureaux;

La maîtrise de l’anglais et du langage cri est une
exigence;

Une connaissance pratique du français est un atout.



CONDITIONS D'EMPLOI

Poste permanent à temps complet
35 heures/semaine

Salaire : 20,98$/h à 24,22$/h
Prime d’éloignement : 8 484$ - 13 573$
Prime de retention : $5,500.00/année

DATE DE DÉBUT D’EMPLOI

Dès que possible

Veuillez faire parvenir votre CV en remplissant la
demande d’emploi disponible ICI. Indiquez le
numéro de concours: MIS-4392. Notez que tous les
documents soumis doivent être en format PDF.

Si vous avez des questions, écrivez à :
hragent@cscree.qc.ca

DATE D`AFFICHAGE

Le 22 août 2022

DATE DE FIN D’AFFICHAGE

Le 2 septembre 2022
15h00

Dans ce texte, le masculin inclut le féminin. Setup and maintain a filing system; archive documents
according to the policy in effect;



Use of a computer and the necessary software to perform
his duties related, but not limited to, Microsoft Office,
database entries, spreadsheets, in-house and external
programs;

He may be required to train new support personnel and
coordinate the work when needed;

If need be, he performs any other related
tasks.

REQUIRED QUALIFICATIONS

Hold a Secondary School Diploma or a Diploma of
Vocational Studies in Secretarial Studies, or an attestation
of studies recognized as equivalent by the competent
authority;

At least four (4) years of pertinent experience;

Knowledge of computers, type writing, Microsoft Office,
the setting up of texts, and operate various office
equipment;



Sufficient knowledge of the methods and practices used in
running an office;

Knowledge of Cree and English is a requirement;



Working knowledge of French is an asset.



EMPLOYMENT CONDITIONS

Permanent Full-time Position
35 hours/week

Salary: $20.98/h to $24.22/h
Northern Allowance: $8,484.00 - $13,573.00
Retention premium: $5,500.00/annual

BEGINNING OF EMPLOYMENT

As soon as possible

Please send your CV by completing the Application
Form found HERE. Please indicate the competition #:
MIS-4392. Note that all documents submitted must
be in PDF format.

If you have any questions, contact
hragent@cscree.qc.ca

DATE OF POSTING

August 22, 2022

CLOSING DATE

September 2, 2022
3:00 PM

In the above text, the masculine form also includes the feminine form.