Job Description

Job Requisition ID #
25WD92954La traduction en anglais se trouve plus bas!/The French translation se trouve plus bas!
Description du poste
Nous recherchons un(e) assistant(e) de direction dynamique, minutieux(se) et proactif(ve) pour fournir un soutien administratif de haut niveau a deux directeurs principaux de l'equipe Divertissement et medias. Ce poste va au-dela du soutien administratif traditionnel : vous serez un partenaire cle pour aider nos dirigeants et notre equipe a fonctionner efficacement et a rester concentres sur l'essentiel.
Vous accomplirez un large eventail de taches, gererez des details de nature confidentielle et critique, tout en utilisant votre experience pour anticiper les problemes potentiels et garantir le bon fonctionnement de l'equipe.
Responsabilites
Assistance de directionGerer les agendas, planifier les reunions et coordonner les deplacements Suivre les depenses des cadres et generer des notes de frais. Soumettre les notes de frais en temps opportun. Comprendre les calendriers budgetaires et les echeances Collaborer avec l'equipe de direction, si necessaire, pour preparer les ordres du jour et les documents de reunion, rediger les comptes rendus de reunion, suivre les mesures a prendre et assurer le suivi des livrables Planifier et coordonner les evenements et les reunions virtuels et en personne, sur site et a l'exterieur, y compris la preparation des documents de reunion, la logistique, le lieu, les activites et la restauration Gerer les alias de messagerie, les listes de distribution et les repertoires partages, y compris la gestion des autorisations Collaborer de maniere irreprochable avec les autres administrateurs de l'equipe de direction pour planifier les reunions et coordonner les evenements a l'echelle de l'organisation Peut servir de personne de reference pour les achats du departement, y compris, mais sans s'y limiter, le suivi des PC et la gestion globale des actifs

Gestion de la main-d'oeuvre temporaireCollaborer avec les equipes d'externalisation sur les commandes de personnel, les contrats et veiller a la conformite locale Emettre des bons de commande, verifier les factures et traiter les paiements pour les couts et les depenses lies a la main-d'oeuvre temporaire

ApprovisionnementUtiliser le portail Supplier Central pour emettre des bons de commande, integrer des fournisseurs et suivre les approbations, les commandes et les factures du debut a la fin Servir de personne de contact pour les achats du departement, y compris, mais sans s'y limiter, le suivi des PC, la gestion des fournisseurs et la gestion globale des actifs

Qualifications minimalesLicence 3 a 5 ans d'experience dans le soutien aux cadres superieurs dans un environnement multinational en constante evolution Excellentes competences en matiere de gestion du temps, d'organisation et de multitache. Comprehension du fait que ce poste n'est pas un emploi classique de 9 h a 17 h Capacite a s'adapter a un environnement en constante evolution et a de nouveaux processus et responsabilites Capacite averee a travailler sous pression, a communiquer efficacement et a respecter les delais Maitrise de la suite Microsoft Office, des systemes d'exploitation Mac et Windows et des applications professionnelles connexes telles que Slack, Microsoft Teams, Microsoft SharePoint Aucune apprehension vis-a-vis des outils d'IA et capacite a les utiliser avec aisance. Competences techniques Solides competences en communication interpersonnelle et ecrite/verbale en anglais Capacite et volonte de se deplacer pour assister a des evenements ou a des reunions internes, au niveau local et international, selon les besoins En raison de la repartition geographique de notre equipe, vous serez parfois amene a travailler en dehors des heures de bureau habituelles Discretion et experience dans le traitement d'informations sensibles et confidentielles

Le candidat idealFait preuve d'initiative et est autonome, capable de travailler avec un minimum de supervision Excelle dans la gestion de projets complexes et dans l'obtention de resultats, tant de maniere independante qu'en collaboration Aime etablir des relations de travail positives a tous les niveaux et dans toutes les regions Tres organise, soucieux du detail et capable de jongler avec plusieurs responsabilites Accepte le changement, apprend rapidement et s'adapte bien aux environnements dynamiques Comprend la valeur de l'integrite et de l'honnetete sur le lieu de travail et s'approprie son travail

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Position Overview
We are looking for a dynamic, detail-oriented, and proactive Executive Assistant to provide high-level administrative support to (2) Senior Directors in the Entertainment & Media team. This role goes beyond traditional admin support -- you'll be a key partner in helping our leaders and team operate efficiently and stay focused on what matters most. You will perform a wide range of tasks, handle details of a confident and critical nature, while using your experience to proactively address potential problems and ensure an efficiently functioning team.
Responsibilities
Executive SupportManage calendars, schedule meetings, and coordinate travel arrangements Tracks executive expenses and generates expense reports. Submits expense reports in a timely manner. Understand budget timelines and deadlines Collaborate with the Leadership team as needed to prepare agendas and meeting materials, document meeting minutes, track action items, and follow up on deliverables Plan and coordinate virtual and in-person events and meetings on and offsite, including preparation of meeting materials, logistics, venue, activities, and catering Maintain email aliases, distribution lists, and shared directories, including maintaining permissions Collaborate flawlessly with other executive team admins to execute on scheduling meetings and coordinate organization-wide events May serve as point person for departmental purchases, including but not limited to PC tracking and overall asset management
Contingent Workforce ManagementCollaborate with outsourcing teams on staffing orders, contracts, and ensure local compliance Raise purchase orders, verify invoices, and process payments for CW costs and expenses
ProcurementUtilize Supplier Central portal to raise purchase orders, onboard vendors, and track approvals, orders, and invoices from start to finish May serve as point person for departmental purchases, including but not limited to PC tracking, vendor management, and overall asset management
Minimum QualificationsBachelor's degree 3-5 years' experience supporting senior executives in a fast-paced, multinational environment Exceptional time management, organizational, and multitasking skills. Understanding that this job is not typical 9-5 Willing to adapt to a rapidly changing environment and new processes and responsibilities Proven ability to work under pressure, communicate effectively, and meet deadlines Proficient in Microsoft Office Suite, Mac and Windows operating systems and related business applications such as Slack, Microsoft Teams, Microsoft SharePoint Not afraid of AI tools and can proficiently use them. Tech savvy Strong interpersonal and written/verbal communication skills in English Able and willing to travel to events or internal meetings, locally and internationally as required Due to our globally distributed team, you may occasionally work outside of normal business hours Discreet and experienced in handling sensitive and confidential information. The Ideal CandidateTakes initiative and is a self-starter who thrives with minimal supervision Excels at managing complex projects and delivering results both independently and collaboratively Enjoys building positive working relationships across all levels and geographies Highly organized, detail-driven, and capable of juggling multiple responsibilities Embraces change, learns quickly, and adapts well to dynamic environments Understands the value of integrity and honesty in the workplace and takes ownership of their work
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About Autodesk / A propos d'Autodesk
Welcome to Autodesk! Amazing things are created every day with our software - from the greenest buildings and cleanest cars to the smartest factories and biggest hit movies. We help innovators turn their ideas into reality, transforming not only how things are made, but what can be made.
We take great pride in our culture here at Autodesk - it's at the core of everything we do. Our culture guides the way we work and treat each other, informs how we connect with customers and partners, and defines how we show up in the world.
When you're an Autodesker, you can do meaningful work that helps build a better world designed and made for all. Ready to shape the world and your future? Join us!
Bienvenue chez Autodesk ! Nos logiciels creent chaque jour des choses extraordinaires : des batiments les plus ecologiques aux voitures les plus propres, en passant par les usines les plus intelligentes et les films a succes. Nous aidons les innovateurs a concretiser leurs idees, transformant non seulement la facon dont les choses sont fabriquees, mais aussi ce qui peut l'etre. Nous sommes tres fiers de notre culture chez Autodesk ; elle est au coeur de tout ce que nous faisons. Notre culture guide notre facon de travailler et de nous comporter les uns envers les autres, influence nos interactions avec nos clients et nos partenaires, et definit notre image au monde. En tant qu'Autodeskien, vous pouvez accomplir un travail significatif qui contribue a batir un monde meilleur, concu et realise pour tous. Pret a faconner le monde et votre avenir ? Rejoignez-nous !
Salary transparency / Transparence salariale
Salary is one part of Autodesk's competitive compensation package. Offers are based on the candidate's experience and geographic location. In addition to base salaries, our compensation package may include annual cash bonuses, commissions for sales roles, stock grants, and a comprehensive benefits package.
Le salaire est l'un des elements du programme de remuneration concurrentiel d'Autodesk. Pour les postes bases au Canada (Colombie-Britannique), nous proposons un salaire de base compris entre X et X dollars. Les offres sont basees sur l'experience et la situation geographique du candidat et peuvent depasser cette fourchette. En plus du salaire de base, notre programme de remuneration peut inclure des primes annuelles en especes, des commissions pour les postes commerciaux, des attributions d'actions et un ensemble complet d'avantages sociaux.
Diversity & Belonging / Diversite et appurtenance
We take pride in cultivating a culture of belonging where everyone can thrive. Learn more here: https://www.autodesk.com/company/diversity-and-belonging
Nous sommes fiers de cultiver une culture d'appartenance ou chacun peut s'epanouir. Pour en savoir plus, cliquez ici : https://www.autodesk.com/company/diversity-and-belonging
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