Job Description

Version anglaise ci-dessous

Les voyages vont bien au-dela de leur destination ; ils sont tisses de chaque souvenir que l'on cree en chemin. Notre engagement consiste a redefinir l'avenir du voyage en collaborant avec plus de 250+ compagnies aeriennes, etablissements hoteliers, societes de croisieres, reseaux ferroviaires pour voyageurs et services financiers, dans le but de creer de nouvelles sources de revenus significatives grace a des experiences client exceptionnelles. Fondes sur nos valeurs fondamentales d'ambition, d'innovation et de collaboration, nous sommes constamment pousses a repousser les limites, a surpasser les attentes et a exploiter le meilleur de chacun. Nous favorisons une culture qui repose sur la conviction que notre force reside dans notre unite, travaillant ensemble pour batir un avenir extraordinaire dans l'univers du voyage. Joignez-vous a nous pour transformer les voyages quotidiens en experiences veritablement extraordinaires.

A PROPOS DU ROLE

Nous sommes a la recherche d'un(e) adjoint(e) de direction hautement experimente(e) pour soutenir les membres de notre equipe de direction (ELT), bases a Montreal, New York et Toronto. Ce poste est base a Montreal et la personne relevera du gestionnaire, Services aux cadres, pour assurer un soutien harmonieux a toute l'equipe de direction. Le ou la candidat(e) ideal(e) aura une vaste experience au sein d'une entreprise a forte croissance, de preference avec une equipe mondiale, et possedera la capacite de gerer facilement de multiples priorites et demandes concurrentes.

Note : Le poste est situe a Montreal et une presence reguliere au bureau est requise.

CE QUE VOUS FEREZ

Soutien administratif a la direction:

Fournir un soutien a la direction aux membres de l'ELT assignes, incluant la gestion de calendriers complexes, la gestion efficace du temps et la priorisation des horaires. Organiser la logistique de voyage, incluant les vols, l'hebergement, le transport et les changements de derniere minute. Traiter les notes de frais et gerer les taches liees au budget. Faire preuve d'une grande discretion et de confidentialite dans le traitement des informations sensibles. Fournir un soutien administratif general tel que demande par l'ELT.

Evenements d'equipe et habilitation:

Aider a la planification et a la coordination des evenements d'equipe et des reunions, incluant les reunions sur place et a l'exterieur. Agir a titre de liaison entre les dirigeants et tous les intervenants, etablir des relations solides dans l'ensemble de l'organisation, assurer une communication fluide, favoriser la collaboration et eliminer les cloisonnements. Se rendre regulierement au bureau, surtout lorsque les cadres sont en ville, pour assurer un soutien et une collaboration efficaces en personne.

Gestion de projet et initiatives:

Preparer et coordonner les presentations, incluant Google Slides, Docs et Sheets. Coordonner les projets, les livrables et les initiatives interfonctionnelles, s'assurer que les projets sont sur la bonne voie et livres a temps, et resoudre les problemes de maniere proactive pour assurer la reddition de comptes des intervenants pertinents et la livraison en temps opportun. Etre un(e) precurseur et un(e) defenseur des outils d'IA, en soutenant l'integration de l'IA dans l'utilisation quotidienne en identifiant les opportunites d'application.

Gestion et cadence des reunions:

Se familiariser avec la methodologie EOS et l'integrer, et gerer les reunions L10 hebdomadaires. Tenir un registre precis des actions a suivre de toutes les reunions de l'equipe de direction, et assurer un suivi diligent pour garantir leur achevement et leur reddition de comptes en temps opportun. Aider a l'elaboration des ordres du jour des reunions mensuelles et trimestrielles cles, incluant les QBR, les examens annuels et d'autres reunions strategiques. Diriger le comite de pilotage pour elaborer la cadence des reunions annuelles, en travaillant en etroite collaboration avec les unites d'affaires et les intervenants cles pour etablir un calendrier structure et efficace pour toutes les reunions d'affaires recurrentes.

Soutien strategique et d'affaires:

Developper une comprehension globale des produits, des secteurs verticaux, de la structure organisationnelle, des objectifs de l'entreprise et des rocks des departements de Plusgrade pour fournir un soutien eclaire et signaler les impacts interfonctionnels. Agir comme un(e) partenaire de reflexion de confiance pour les membres de l'ELT assignes, en fournissant un soutien et des idees pour les initiatives et la prise de decision. Soutenir les membres de l'ELT assignes dans la preparation des engagements internes et externes en compilant les informations necessaires et en anticipant les besoins de contenu selon les directives.

VOUS ETES QUELQU'UN AVEC :

Un sens du detail exceptionnel, tres organise(e) et capable de gerer plusieurs taches avec precision. Posseder une attitude proactive et positive, anticiper les besoins et prendre des initiatives pour resoudre les problemes de maniere efficace. Un(e) communicateur(trice) solide, clair et professionnel(le) qui inspire la confiance et etablit des relations positives a tous les niveaux de l'organisation et avec les partenaires externes. A l'aise et adaptable dans un environnement au rythme rapide et en constante evolution tout en etant capable de prioriser efficacement sous pression. Faire preuve de la plus grande discretion et de professionnalisme dans le traitement des informations sensibles et confidentielles.

VOS QUALIFICATIONS:

Experience de niveau intermediaire a senior en tant qu'adjoint(e) de direction, ayant soutenu des leaders de niveau executif, de preference au sein d'une entreprise a forte croissance. L'experience de soutien d'un(e) president(e) ou d'un(e) cadre de niveau C est un atout important. Maitrise des outils tels que Google Workspace, Slack, Zoom et Gemini. Excellentes competences en organisation et en gestion de projet, avec la capacite de gerer plusieurs priorites concurrentes. Une comprehension generale des concepts commerciaux de base est consideree comme un atout majeur, y compris la connaissance de la strategie d'entreprise, des mesures financieres, de l'analyse de donnees de base et la familiarite avec les fusions et acquisitions. L'experience dans une startup dynamique, une entreprise technologique ou un environnement corporatif au rythme rapide est un atout considerable. Une personne qui demarre rapidement, qui excelle a etablir des relations et qui peut travailler de maniere independante avec un minimum de supervision. Passeport valide requis, avec la possibilite de se deplacer occasionnellement entre les bureaux. Bilinguisme (francais) est un atout.

CE QUE VOUS AIMEREZ CHEZ NOUS:

REER de contrepartie
Plans de sante complets
Programme de conges payes flexible
?? Allocation d'experience de voyage
Credit annuel pour bien-etre
Evenements d'equipe et dejeuners mensuels
Allocation pour des fournitures de bureau / transport
Programme de travail a distance
Programme de prime de conge parental
Passeport pour l'aventure

NOTRE PROCESSUS:

Plusgrade est un employeur offrant des chances egales et s'engage a fournir un processus de recrutement accessible. Nous accueillons les candidatures de toutes les personnes qualifiees et nous sommes engages a offrir des opportunites d'emploi egales, quel que soit l'identite ou l'expression de genre, la race, l'origine ethnique, la croyance, le lieu d'origine, l'age, le sexe, l'etat civil, le handicap physique ou mental, l'orientation sexuelle et toute autre categorie protegee par la loi. Sur demande, nous fournirons un hebergement pour les candidats handicapes.

Nous croyons en la diversite et l'inclusivite, c'est pourquoi notre processus d'entrevue est concu pour offrir une experience de candidat positive et garantir que chaque candidat est evalue de maniere egale. Toutes les candidatures seront examinees par notre equipe de talents et le ou les candidats retenus passeront par le processus de recrutement suivant:Entrevue telephonique avec le recruteur Entrevue avec le responsable de l'embauche Entrevue en equipe

French posting above

Travel is not just about the destination; it's about every memory made along the way. We are dedicated to shaping the future of travel by partnering with 250+ airline, hospitality, cruise, passenger rail, and financial services companies to create new, meaningful revenue streams through incredible customer experiences. Rooted in our core values of being ambitious, innovative, and collaborative, we are driven to continuously raise the bar, exceed expectations, and bring out the best in everyone, fostering a culture where we believe we are better together, working towards an extraordinary future in travel. Come help us transform everyday travel into extraordinary experiences.

ABOUT THE ROLE

We are seeking a highly experienced Executive Assistant to support members of our Executive Leadership Team (ELT), based in Montreal, New York and Toronto. This role is based in Montreal and will report to the Manager, Executive Services, to ensure seamless support across the executive leadership team. The ideal candidate will have extensive experience in a high-growth company, preferably with a global team, and possess the ability to handle multiple competing priorities and demands with ease.



Note: The job location is Montreal and regular in-office presence is required

KEY RESPONSIBILITIES:

Executive Administrative Support

Provide executive support to the assigned ELT members, including managing complex calendars, ensuring efficient time management, and prioritizing schedules. Arrange regular travel logistics, including flights, accommodations, transportation and last-minute changes. Process expense reports and manage budget-related tasks. Maintain a high level of discretion and confidentiality in handling sensitive information. General administrative support as directed by ELT

Team Events & Enablement

Assist with event planning and coordination for team functions and meetings, including on-site meetings and off-sites. Act as a liaison between executive leaders and all stakeholders, building strong relationships across the organization, ensuring smooth communication, fostering collaboration and breaking down silos. Attend the office regularly, especially when the executives are in town, to ensure effective in-person support and collaboration.

Project Management & Initiatives:

Prepare and coordinate presentations, including Google Slides, Docs and Sheets. Coordinate projects, deliverables, and cross-functional initiatives, ensuring projects are on track and delivered on time, and proactively problem-solve to ensure accountability among relevant stakeholders and timely delivery. Be an early adopter and advocate for AI tools, supporting the integration of AI into daily usage by identifying opportunities for application.

Meeting Management & Cadence:

Familiarize with and integrate the EOS methodology and run weekly L10 meetings. Maintain an accurate record of action items from all Leadership Team meetings, following up diligently to ensure timely completion and accountability. Assist with building the agendas for key monthly and quarterly meetings, including QBRs, Annual Reviews and other strategic meetings. Lead the SteerCo to build out the Annual Meeting Cadence, working closely with the Business Units and key stakeholders to establish a structured and efficient calendar cadence for all recurring business meetings.

Strategic & Business Support:

Develop an overall understanding of Plusgrade's products, verticals, organizational structure, Company Goals, and Department Rocks to provide informed support and flag cross-functional impacts. Act as a trusted thought partner to the assigned ELT members, providing support and insights for initiatives and decision-making. Support the assigned ELT members in preparing for internal and external engagements by compiling necessary information and anticipating content needs as directed.

WHO YOU ARE:

Exceptional attention to detail, highly organized, and capable of managing multiple tasks with precision. Possess a proactive and can-do attitude, anticipating needs and taking initiative to resolve issues efficiently. A strong, clear, professional communicator who builds trust and positive relationships at all levels of the organization and with external partners. Comfortable and adaptable in a fast-paced, ever-evolving environment while able to prioritize effectively under pressure. Demonstrates utmost discretion and professionalism when handling sensitive and confidential information.

QUALIFICATIONS:

Mid-senior-level experience as an Executive Assistant supporting Leaders at the Executive level, preferably in a high-growth company. Experience supporting a President or C-Level Executive is a significant asset. Proficiency with tools such as Google Workspace, Slack, Zoom, and Gemini. Excellent organizational, and project management skills with the ability to manage multiple competing priorities. A broad understanding of core business concepts is considered a strong asset, including knowledge of business strategy, financial metrics, basic data analysis, and familiarity with M&A. Experience in a dynamic startup, tech, or fast-paced corporate environment is a significant plus. A quick starter who is excellent at building relationships and can work independently with minimal supervision. Must hold a valid passport with the ability to travel occasionally between office locations. Bilingual (French) is an asset.

WHAT YOU'LL LOVE ABOUT US:

RRSP/401(k) Matching
Comprehensive Health Plans
Unlimited Vacation/PTO
?? Travel Experience Credit
Annual Wellness Credit
Team Events and Monthly Lunches
Home Office/Commuter Credit
Work From Anywhere Program

OUR PROCESS:

Plusgrade is an equal opportunity employer and is committed to providing an accessible recruitment process. We welcome applications from all qualified individuals and are committed to equal employment opportunities regardless of gender identity or expression, race, ethnic origin, creed, place of origin, age, sex, marital status, physical or mental disability, sexual orientation, and any other category protected by law. Upon request we will provide accommodation for applicants with disabilities.

We believe in diversity and inclusivity and that is why our interview process is designed for a positive candidate experience and to ensure every candidate is evaluated equally. All applications will be reviewed from our Talent Team and the successful candidate(s) will go through the following recruitment process:Recruiter Phone Interview Hiring Manager Interview * Team Interview