Job Description

Type d'emploi :

Employe

Duree en mois

(pour les emplois a duree determinee) :


12

Famille d'emplois :

Administration des etudes

Nombre de postes a pourvoir :

1

Faculte/Service - Departement :

Graduate and Postdoctoral Studies Academic Services

Campus :

Pavillon Roger-Guindon

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d'affichage (AAAA/MM/JJ):

2025/10/23

Les candidatures doivent etre recues

AVANT LE

(AAAA/MM/JJ):

2025/11/03

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 08

Echelle salariale :

$64,865.00 - $81,935.00
Au sujet de la Faculte de medecine

Bienvenue a la Faculte de medecine de l'Universite d'Ottawa, la premiere et a la plus grande faculte de medecine bilingue au Canada. Nos apprenants ont acces a des installations de pointe et a des instituts specialises ou ils apprennent aux cotes de medecins et de scientifiques de renommee internationale. Constamment classee parmi les 10 premieres ecoles de medecine au Canada, notre faculte figure parmi les meilleures facultes de medecine dans le monde pour l'impact de sa recherche en sciences biomedicales et de la sante.

Raison d'etre du poste:

Sous la direction du Superviseure, Etudes superieures et postdoctorales, Coordonner et executer les principales taches reliees aux activites scolaires des programmes en accord avec les reglements scolaires de la Faculte et de l'Universite en assurant un service courtois et rapide qui projette une image positive de l'Universite d'Ottawa aupres de toute sa clientele et contribuant a une excellente experience etudiante.

Dans ce poste, vous:

Admissions :

Diriger le processus d'admission aux programmes sous sa responsabilite. A cette fin, developper, evaluer et assurer les services d'accueil et les services d'information offerts aux candidats potentiels afin de cerner les besoins veritables et les conseiller au sujet des programmes d'etudes disponibles, des bourses d'admission, des conditions d'admission en tenant compte des antecedents scolaires et des projets de carriere. Analyser et preparer les dossiers d'admission selon les exigences d'admission et s'assurer que toutes les conditions d'admission soient satisfaites. Verifier l'exactitude des listes des differents statuts des etudiants et apporter les corrections necessaires. Determiner l'admissibilite des candidats, preparer les dossiers pour evaluation par les comites d'admission et gerer l'entree des recommandations du Comite d'evaluation. Effectuer les calculs de moyenne d'admission pour les etudiants canadiens et internationaux selon les normes etablies de l'Universite. Agir comme personne-ressource en ce qui a trait aux dossiers canadiens et internationaux, verifier l'accreditation des universites et l'authenticite des documents soumis et relever les conditions d'admission au moment approprie. Determiner l'eligibilite des candidats bases sur les moyennes calculees et refuser les dossiers qui ne rencontrent pas la moyenne minimale.

Cheminement scolaire :

Conseiller la clientele etudiante sur les reglements et les processus scolaires relies aux exigences scolaires de leur programme afin de favoriser la retention, le temps a la diplomation dans les delais requis et le succes scolaire. Coordonner les processus scolaires sous sa responsabilite tels l'inscription des etudiants, le processus d'evaluation des dossiers etudiants COOP, de rendement scolaire incluant la verification des rapports de progres, de listes preetablies (inscription aux activites CTN, les deux echecs, superviseur de these...). Responsable d'approuver les notes finales de cours, de la coordination de l'evaluation des cours et de la gestion des examens differes et adaptes. Participer a l'elaboration de l'offre de cours et l'horaire des cours et des examens. Faire la mise a l'horaire des cours et des examens au systeme informatique. Analyser les cas d'exception, tels que les demandes de conges, differes, prolongation, lettres de permission, inscriptions en retard, changements d'option et de programmes, etc., dans le cadre du processus de cheminement scolaire des etudiants aux etudes superieures. Faire une pre-analyse des demandes d'exception exigeant l'approbation de la responsable des services scolaires selon les reglements de l'Universite afin d'offrir des solutions possibles et effectuer les suivis necessaires.

Ce que vous apportez :

Connaissances approfondies des programmes d'education postsecondaire, des reglements scolaires et des services universitaires normalement acquises au moyen d'une formation postsecondaire ou d'une experience equivalente Experience de l'analyse, de la gestion et du controle de dossiers scolaires. Experience en interpretation, explication et application de reglements scolaires et de methodes. Experience dans un role de conseiller et en service a la clientele dans le milieu scolaire Experience dans l'utilisation des systemes informatises (SIS/uoCampus, Talisma, Calculateur,Document Manager) et de logiciels tels que Windows, traitement de textes, bases de donnees,tableurs, courriel, et Internet. Experience en redaction administrative dans les deux langues officielles. Forte aptitude en communication interpersonnelle, en travail d'equipe et en resolution de problemes. Experience a travailler sous pression et a organiser son travail en en fonction d'echeanciers stricts Bilinguisme (expression orale et ecrite).

Competences cles a l'Universite d'Ottawa :

Voici les competences exigees de tous les membres du personnel de l'Universite d'Ottawa :

Planification :

Mettre en place une serie de mesures ou d'evenements afin d'atteindre un objectif ou de realiser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorites dans le cadre de ses activites quotidiennes normales.

Initiative :

Faire preuve d'initiative et de creativite pour suggerer des ameliorations et produire des resultats positifs. Faire preuve de proactivite et de debrouillardise. Etre disponible et avoir la volonte de se surpasser autant que possible.

Souci du service a la clientele :

Aider ou servir les autres afin de repondre a leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y repondre.

Travail d'equipe et cooperation :

Cooperer et bien collaborer avec les autres membres de l'equipe afin d'atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l'equipe.



L'Universite d'Ottawa s'engage a offrir un milieu de travail diversifie et inclusif. Notre personnel nous tient reellement a coeur, tout comme l'equite en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d'inclusion ou l'esprit d'equipe, l'innovation et la creativite nourrissent notre quete d'excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulierement les personnes autochtones, racialisees et handicapees ainsi que les femmes et les membres de la communaute LGBTIAQI2S+ a postuler. La creation et le maintien d'un environnement de travail totalement accessible sont d'une importance capitale pour l'Universite. C'est pourquoi nous mettons tout en oeuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d'adaptation pendant le processus de recrutement, d'evaluation et de selection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en ecrivant a gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiees sont invitees a postuler; la priorite sera toutefois accordee a celles qui ont la citoyennete canadienne ou la residence permanente.

Note : S'il s'agit d'un poste syndique :

Le processus d'embauche est regi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel precise. Pour en savoir plus



S'il s'agit d'un poste de premiere ligne comportant des interactions avec la population etudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de competence intermediaire avance ou superieur en comprehension orale et ecrite dans leur langue seconde. Le niveau de competence linguistique est determine au moyen d'un test de competence mis au point par l'Institut des langues officielles et du bilinguisme de l'Universite d'Ottawa.


Avant le 1er mai 2022, en vertu du Reglement 129 - Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population etudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite a l'Universite (y compris les entrepreneurs) etaient tenus d'etre vaccines. Ce reglement a ete suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait etre remis en vigueur a tout moment en fonction des directives de la sante publique et des recommandations des specialistes.