Job Description

Type d'emploi :

Employe

Duree en mois

(pour les emplois a duree determinee) :


N/A

Famille d'emplois :

Soutien administratif

Nombre de postes a pourvoir :

1

Faculte/Service - Departement :

Bureau des relations avec les diplomes

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d'affichage (AAAA/MM/JJ):

2025/09/18

Les candidatures doivent etre recues

AVANT LE

(AAAA/MM/JJ):

2025/09/29

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 07

Echelle salariale :

$59 038,00 - $74 574,00

Raison d'etre du poste

Offrir un soutien administratif et coordonner divers projets recurrents et speciaux au sein de l'equipe de mobilisation des diplomes. Sous l'autorite du directeur ou de la directrice, Mobilisation des diplomes, planifier, organiser et executer tous les aspects des projets assignes en collaboration avec divers partenaires internes et externes, dont les membres du conseil d'administration benevoles de l'Association des diplomes.

Dans ce role, vous aurez les responsabilites suivantes:

Agir comme premier point de contact pour la communaute diplomee en gerant les boites de reception generiques, en repondant aux appels et en coordonnant les demandes de cartes de l'Association des diplomes afin d'assurer un service a la clientele rapide, efficace et de haute qualite. Soutenir les activites quotidiennes liees a la mobilisation de la communaute diplomee et fournir un soutien administratif en contribuant a la coordination et a la mise en oeuvre d'activites, de programmes et d'initiatives de rayonnement, ainsi qu'en gerant la documentation, la saisie des donnees et les communications internes afin de veiller au bon deroulement des activites de mobilisation de la communaute. Offrir un soutien administratif a l'Association des diplomes en organisant et en coordonnant les reunions et les evenements afin de veiller a leur bon deroulement. A cette fin, reserver les salles de reunion et les services de traiteur, au besoin, produire les ordres du jour des reunions et tout autre document, rediger les proces-verbaux, gerer les donnees relatives aux membres et coordonner les communications afin d'assurer une gouvernance et une collaboration efficaces. Organiser les deplacements des participants et participantes et traiter les demandes de remboursement de frais lies aux deplacements et reunions, au besoin. Planifier, coordonner et mettre en oeuvre des projets cycliques et speciaux lies a la mobilisation des diplomees et diplomes, et de la communaute, ainsi que des evenements a grande echelle (p. ex., l'assemblee generale annuelle de l'Association des diplomes, les programmes de mentorat, les nouvelles activites pour les Retrouvailles et le processus de nomination pour l'obtention d'un prix d'excellence). Gerer les activites, les echeanciers, les livrables et les ressources au sein d'equipes multidisciplinaires pour que les projets soient realises efficacement et dans les delais prescrits. Surveiller les budgets et l'avancement des projets en faisant un suivi des etapes cles, des echeances et des livrables afin d'assurer le bon deroulement des operations et l'achevement des projets. Obtenir des devis aupres de divers fournisseurs et negocier les prix. Gerer les dossiers de projet avec rigueur afin d'assurer une gestion efficace des evenements recurrents et de faciliter la planification et l'execution des evenements futurs. Developper et maintenir des relations harmonieuses avec la communaute diplomee et les partenaires communautaires en soutenant les strategies d'engagement, en assurant le suivi des interactions et en cernant les occasions de renforcer les liens et d'encourager la participation. Participer a l'elaboration et a la distribution de materiel de communication et de promotion (p. ex., invitations a des evenements, bulletins d'information et messages sur les medias sociaux) afin de faire connaitre les initiatives pour la communaute diplomee et d'accroitre le taux de participation a celles-ci en redigeant des documents qui seront revises et traduits par l'equipe responsable des communications et du marketing. Recueillir et analyser les donnees sur la participation et les commentaires (p. ex., participation a des evenements, resultats de sondages, mesures de participation) et en rendre compte afin d'evaluer l'efficacite des programmes et de soutenir l'amelioration continue. Achats et controle des stocks : Effectuer les achats decentralises des biens et des services pour le service, le programme ou l'evenement, par bon de commande ou par carte de credit, conformement a toutes les politiques pertinentes. Faire l'inventaire des diverses fournitures, suivre les demandes d'approvisionnement et reapprovisionner les stocks pour repondre aux besoins de la clientele interne. Assurer la conformite avec les objectifs d'avancement institutionnels en collaborant avec des collegues de differents services (p. ex., communications, developpement, services etudiants) afin de soutenir les strategies de mobilisation integrees. Coordination des benevoles : Recruter et diriger des benevoles pour un eventail d'evenements et d'activites.

Ce que vous apportez :

Grade universitaire en administration des affaires, en communication ou en relations publiques, ou combinaison equivalente acceptable d'etudes et d'experience. Au moins trois annees d'experience dans le domaine des relations publiques ou des communications. Experience de travail reconnue en coordination de projets, notamment en collaborant avec diverses equipes et parties prenantes. Excellentes competences analytiques, organisationnelles et en gestion du temps; et capacite a travailler sous pression et a respecter des echeances fermes. Excellentes aptitudes pour la communication orale et ecrite en francais et en anglais, et capacite a rediger du contenu promotionnel. Capacite a resoudre des problemes et a faire preuve d'un bon jugement et de discretion professionnelle. Excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles; capacite a etablir et a entretenir de bonnes relations et a communiquer avec respect, tact et discretion. Sens de l'initiative et capacite a travailler de facon autonome et en equipe. Maitrise de la redaction et de la revision de rapports et de presentations a l'aide de logiciels de bureautique tels que la suite Microsoft Office. Experience de l'utilisation de bases de donnees, du courriel, d'Internet et des plateformes de medias sociaux. Capacite a definir et a suivre des indicateurs de rendement cles pour favoriser l'amelioration continue. Disposition a travailler en dehors des heures normales, y compris occasionnellement le soir et la fin de semaine, surtout en periode de pointe.

Competences cles a l'Universite d'Ottawa :

Voici les competences exigees de tous les membres du personnel de l'Universite d'Ottawa :

Planification :

Mettre en place une serie de mesures ou d'evenements afin d'atteindre un objectif ou de realiser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorites dans le cadre de ses activites quotidiennes normales.

Initiative :

Faire preuve d'initiative et de creativite pour suggerer des ameliorations et produire des resultats positifs. Faire preuve de proactivite et de debrouillardise. Etre disponible et avoir la volonte de se surpasser autant que possible.

Souci du service a la clientele :

Aider ou servir les autres afin de repondre a leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y repondre.

Travail d'equipe et cooperation :

Cooperer et bien collaborer avec les autres membres de l'equipe afin d'atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l'equipe.



L'Universite d'Ottawa s'engage a offrir un milieu de travail diversifie et inclusif. Notre personnel nous tient reellement a coeur, tout comme l'equite en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d'inclusion ou l'esprit d'equipe, l'innovation et la creativite nourrissent notre quete d'excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulierement les personnes autochtones, racialisees et handicapees ainsi que les femmes et les membres de la communaute LGBTIAQI2S+ a postuler. La creation et le maintien d'un environnement de travail totalement accessible sont d'une importance capitale pour l'Universite. C'est pourquoi nous mettons tout en oeuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d'adaptation pendant le processus de recrutement, d'evaluation et de selection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en ecrivant a gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiees sont invitees a postuler; la priorite sera toutefois accordee a celles qui ont la citoyennete canadienne ou la residence permanente.

Note : S'il s'agit d'un poste syndique :

Le processus d'embauche est regi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel precise. Pour en savoir plus



S'il s'agit d'un poste de premiere ligne comportant des interactions avec la population etudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de competence intermediaire avance ou superieur en comprehension orale et ecrite dans leur langue seconde. Le niveau de competence linguistique est determine au moyen d'un test de competence mis au point par l'Institut des langues officielles et du bilinguisme de l'Universite d'Ottawa.


Avant le 1er mai 2022, en vertu du Reglement 129 - Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population etudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite a l'Universite (y compris les entrepreneurs) etaient tenus d'etre vaccines. Ce reglement a ete suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait etre remis en vigueur a tout moment en fonction des directives de la sante publique et des recommandations des specialistes.