Job Description

Numero de poste:

50000935 / P5877

Departement:

Services administratifs, Gestion immobiliere

Niveau:

GR09

Campus:

Sir-George-Williams (centre-ville)

Salaire:

$35,07 - $42,18 per hour

Syndicat/Association/Politiques RH:

SESUC

Date limite de candidature:

July 29, 2025



Reconnue comme meilleure universite du Canada de moins de 50 ans et l'un des meilleurs employeurs de Montreal, l'Universite Concordia est l'endroit ou il faut etre si vous cherchez a grandir, a contribuer et a innover dans un environnement dynamique et multiculturel.


Faites partie d'une communaute qui s'attaque aux grands defis de la societe, qui soutient votre croissance personnelle et professionnelle et qui a un impact reel sur la construction d'un monde plus durable.


En tant que membre de notre communaute, vous aurez acces a des avantages sociaux complets, a un regime de pension defini et a de nombreuses installations de bien-etre sur place, telles qu'un gymnase ultramoderne et une clinique de sante, ainsi qu'a une variete d'opportunites educatives et culturelles.

REMARQUE :

Cet affichage represente un contrat de remplacement jusqu'au 14 octobre 2026

NATURE DU POSTE

Sous l'autorite de la directrice ou du directeur des services administratifs au sein du Service de gestion immobiliere, contribuer a la bonne marche des activites quotidiennes de l'unite des services administratifs du Service de gestion immobiliere; apporter de facon proactive un soutien administratif, logistique et organisationnel a la directrice ou au directeur; s'occuper de l'emploi du temps de la directrice ou du directeur, de la coordination des reunions, de la creation et de la gestion de la documentation de meme que de la gestion de l'information, notamment la conservation et l'archivage.

PRINCIPALES RESPONSABILITES

o Gerer l'emploi du temps et l'horaire de travail de la directrice ou du directeur; organiser les reunions, les conferences telephoniques, les webinaires, les conferences et les reservations; coordonner les horaires et les aspects logistiques; organiser de facon proactive les informations pertinentes, les documents, les communications avec les medias et le materiel requis.


o Gerer le courrier electronique et les autres formes de communication et de demandes; etablir l'ordre de priorite des demandes, les coordonner et les deleguer a des personnes subordonnees directes et a des collaboratrices et collaborateurs du service; recueillir et traiter les informations afin de preparer et de gerer les reponses et les suivis.


o Assurer le suivi des documents administratifs qui necessitent divers niveaux d'approbation; les classer et les repertorier; concevoir et tenir a jour des guides et des outils en vue de s'assurer que le personnel de la direction apprend et suit les controles, les politiques et les directives en vigueur au service et a l'Universite.


o Travailler en etroite collaboration avec le personnel administratif de la vice-rectrice adjointe ou du vice-recteur adjoint, des directrices et directeurs principaux, des directrices et directeurs ainsi que des gestionnaires du Service de gestion immobiliere; fournir un soutien pendant les conges et les autres absences.


o Appuyer les projets et programmes diriges par la directrice ou le directeur qui necessitent un travail de recherche, de redaction, de lecture d'epreuves (de traduction au besoin) et de suivi; au besoin, creer des demandes en ligne, preparer des contrats et d'autres documents lies a l'approvisionnement; preparer les ordres du jour et rediger les proces-verbaux.


o Offrir un soutien logistique et administratif a la directrice ou au directeur; gerer les dossiers electroniques et imprimes en analysant et en classant les documents et les courriels afin qu'ils soient bien ranges et archives; veiller au respect des reglements et directives du Service de gestion des documents et des archives; interagir avec l'equipe des archives pour assurer l'efficacite de l'entreposage et de la recuperation des documents.


o Produire, passer en revue et actualiser les rapports et les presentations pour toute la direction; preparer les documents a distribuer aux comites; reunir l'information necessaire pour generer des tableaux de bord, des rapports et des presentations, et communiquer les resultats au besoin.


o Tenir a jour les dossiers d'emploi des gestionnaires et du personnel du service qui travaillent sous l'autorite de la directrice ou du directeur; creer et tenir a jour des outils de suivi pour les vacances, le temps personnel, le temps mis en reserve et les absences.


o Rediger des lettres, rapports, directives detaillees et autres documents, et les diffuser au nom de la directrice ou du directeur.


o S'acquitter d'autres taches liees au bon fonctionnement de l'unite, au besoin ou a la demande des gestionnaires ou de la direction.

QUALIFICATIONS

o Diplome d'etudes collegiales (DEC technique de trois ans) dans un domaine lie aux principales responsabilites et de quatre a sept ans d'experience de travail pertinente.


o Excellent sens de l'organisation et de l'administration; souci du detail, efficacite, capacite de resoudre les problemes et sens superieur des relations interpersonnelles.


o Aptitude a travailler sous pression en respectant des delais serres; sens de l'initiative.


o Excellent sens des relations interpersonnelles et de la communication.


o Capacite d'interpreter les situations et de resoudre les conflits avec professionnalisme et discretion.


o Tres bonne connaissance (niveau 5) de l'anglais parle et ecrit; bonne connaissance (niveau 4) du francais parle et ecrit.


o Connaissance avancee d'Outlook, de Word et de PowerPoint; connaissance intermediaire d'Excel.


o Bonne connaissance des technologies informatiques et bureautiques ainsi que des systemes administratifs et informatiques.


o Connaissance de la gestion immobiliere ou de proprietes ainsi que du secteur de la construction un atout.


o Experience dans un etablissement d'enseignement un atout.



En raison du volume de candidatures, seules les personnes retenues seront contactees par notre equipe de recrutement.



L'Universite Concordia est un etablissement d'enseignement superieur de langue anglaise ou la principale langue d'enseignement et de recherche est l'anglais. Puisque ce poste soutien les fonctions academiques et administratives de l'universite, la maitrise de l'anglais et du francais, tel qu'indique, est requise.

IMPORTANT : Si votre candidature est retenue, vos habiletes langagieres et informatiques seront evaluees.

Reconnaissance territoriale

L'Universite Concordia est situee en territoire autochtone non cede. La nation Kanien'keha:ka est la gardienne des terres et des eaux ou nous nous trouvons actuellement. Le nom d'origine de ce territoire est Tiohtia:ke (ou Montreal). Celui-ci est historiquement connu comme un lieu de rassemblement pour de nombreuses Premieres Nations. Aujourd'hui, la ville abrite une population diversifiee d'Autochtones et de gens d'autres origines. Nous respectons les liens continus avec le passe, le present et l'avenir dans nos rapports avec les Autochtones et les autres membres de la communaute montrealaise.

Equite en matiere d'emploi

L'Universite Concordia valorise la diversite au sein de son personnel et s'engage a promouvoir un acces egal a l'emploi. L'Universite encourage toutes les personnes qualifiees a soumettre leur candidature, incluant les femmes, les membres de minorites visibles, les Autochtones, les personnes des groupes d'orientations et d'identites sexuelles minoritaires, les personnes handicapees ainsi que toute autre personne pouvant contribuer a la diversite de notre communaute. A ce titre, elle invite les candidats faisant partie d'un des groupes designes a s'identifier comme tels. Dans le cadre de votre candidature, il vous sera demande de remplir une enquete sur la diversite. Cette information est volontaire et toute information recueillie a cette fin est confidentielle et ne peut etre consultee par les membres des comites de recherche ou les membres du personnel des ressources humaines. Les resultats seront regroupes et utilises pour aider Concordia a l'aider a realiser son objectif, a savoir que tous les membres de sa communaute soient representes et accueillis, mais aussi qu'ils se sentent inclus dans la vie universitaire et appuyes dans leurs efforts pour participer a tous les volets de celle-ci.

Accessibilite

Concordia desire accroitre la diversite parmi les membres de sa communaute. Nous nous efforcons de rendre nos procedures de recrutement le plus accessibles possible et offrons au besoin des accommodements aux candidats. Si l'on vous convoque a une entrevue et que vous prevoyez avoir besoin d'accommodements, ecrivez-nous a l'adresse hr-employment@concordia.ca. Votre demande sera traitee en toute confidentialite.

Statut d'immigrant

Si toutes les personnes qualifiees sont conviees a postuler, les citoyens canadiens et les residents permanents auront toutefois priorite. Conformement aux exigences du gouvernement du Canada en matiere de rapports, l'Universite est tenue de recueillir de l'information sur le statut des candidats, a savoir s'ils sont residents permanents ou citoyens canadiens.